Damit Ihnen beim Mahnen nicht übel wird

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Sowohl eine Achterbahnfahrt als auch ein Mahnprozess sollte festen Bahnen folgen Sowohl eine Achterbahnfahrt als auch ein Mahnprozess sollte festen Bahnen folgen

Als Unternehmer kennen Sie das leidige Thema nur zu gut: Eine erbrachte Leistung wird nicht fristgerecht bezahlt. Sie müssen den Kunden erneut kontaktieren und auffordern, die Zahlung doch endlich vorzunehmen. Zum einen macht es wenig Freude, dem bereits verdienten Geld hinterherzulaufen. Zum anderen wollen Sie die gute Beziehung zum Kunden nicht strapazieren. So ist es nicht verwunderlich, dass das Mahnwesen für viele Unternehmer ein sehr unliebsames Thema ist.

Doch wer als Geschäftspartner ernst genommen werden will, kommt um ein stringentes und professionelles Mahnwesen nicht herum. Ein gelungener Mahnlauf ist kein Zauberwerk und auch kein Grund für Übelkeit. Wichtig ist, einige Punkte zu beachten und zu befolgen.

B2B vs. B2C: Fristsetzung

Schon in der Rechnung sollte auf das gesetzte Zahlungsziel hingewiesen werden.

  • Zwar gilt im B2B-Bereich ein gesetzliches Zahlungsziel von 30 Tagen, selbst wenn in der Rechnung nicht darauf hingewiesen wird - als Orientierungshilfe schadet die Angabe aber sicher nicht.
  • In § 286 (3) BGB verpflichtet der Gesetzgeber im Sinne des Verbraucherschutzes den Unternehmer, auf die 30-Tage-Frist explizit hinzuweisen.

Der Inhalt - eine Sache der Kundenbeziehung

1. Die Zahlungserinnerung

Abhängig vom Verhältnis zu Ihrem Kunden empfiehlt sich in Schreiben ein unterschiedlicher Stil. Mit langjährigen Kunden verbindet Sie unter Umständen bereits ein persönliches Verhältnis, während die Beziehung zu anderen Geschäftspartnern eher förmlich ist. Dementsprechend sollten Sie den Stil im Schriftverkehr anpassen.

In der Zahlungserinnerung empfiehlt sich eine nachsichtige Formulierung. Noch können Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde einfach vergessen hat, zu zahlen, weshalb eine freundliche Zahlungserinnerung angemessen ist.

Betreff

Zahlungserinnerung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Wahrscheinlich haben Sie übersehen, dass die Rechnung [Rechnungsnr.] nicht rechtzeitig [Fälligkeitsdatum] beglichen wurde.

Zusatz

Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag zeitnah auf unser Konto.

Stil

  • nachsichtige Formulierung
  • Kundenorientierung im Vordergrund
  • ermöglicht Kulanz

2. Die erste Mahnung

Führt die Zahlungserinnerung nicht zur zeitnahen Begleichung des offenen Postens, sollten Sie zeitnah die erste Mahnung versenden. Nun empfiehlt sich ein ernster Stil, schließlich haben Sie den Kunden bereits erfolglos an die Zahlung erinnert.

Betreff

Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Leider konnten wir bisher trotz Zahlungserinnerung für die Rechnung [Rechnungsnr.] keine Zahlung auf unser Konto feststellen. Daher bitten wir Sie um eine rasche Begleichung des offenen Betrags.

Zusatz

Ihre Zahlung erwarten wir bis zum [Datum].

Stil

  • Zuspitzung des Tonfalls
  • Optional: Durch eine Androhung von Mahngebühren und Verzugszinsen machen Sie klar, dass Ihre Kulanz ein Ende hat (s. u.)
  • Schreiben Sie nicht „1. Mahnung” - die Nummerierung impliziert, dass womöglich noch weitere Mahnungen folgen, bevor ernsthafte Konsequenzen zu befürchten sind.

3. Die zweite Mahnung

Ärgerlich wird es, wenn Ihr Kunde selbst nach Zahlungserinnerung und erster Mahnung nicht bezahlt. Sie können jetzt davon ausgehen, dass es sich nicht nur um ein reines Versehen handelt - dementsprechend streng sollte auch der Inhalt der zweiten Mahnung verfasst sein.

Betreff

Letzte Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Leider konnten wir trotz Zahlungserinnerung und Mahnung für die Rechnung [Rechnungsnr.] keine Zahlung auf unser Konto feststellen. Wir erwarten die unverzügliche Zahlung des offenen Betrags.

Zusatz

Wir behalten uns rechtliche Schritte vor, sollten wir innerhalb von 3 Tagen keinen Zahlungseingang feststellen.

Stil

  • Weitere verbale Eskalation
  • Erwähnung rechtlicher Schritte als Folge einer ausbleibenden Zahlung (s. u.)

Wann welche Gebühren erheben?

Mahngebühren

Viele Unternehmer sind sich nicht sicher, in welchem Rahmen sie Gebühren erheben dürfen - die Folge: Gebühren werden entweder gar nicht oder falsch berechnet. Doch selbst wenn Mahngebühren nicht erhoben werden, kann ihre bloße Ankündigung als positiver Zahlungsanreiz dienen.

  • Mahngebühren dürfen erhoben werden, sobald der Kunde die Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist bezahlt hat und somit in Verzug ist.
  • Zu beachten gilt, dass Mahngebühren keine Bearbeitungsgebühr darstellen. Sie sind allein dafür gedacht, den materiellen Schaden zu decken - beispielsweise die Auslagen für Papier und Porto von Schreiben.

Verzugszinsen und Verzugspauschale

Wenn Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät, dürfen Sie Verzugszinsen erheben. Der Zinssatz ist hierbei an den Basiszinssatz gebunden, der von der Deutschen Bundesbank festgelegt wird und regelmäßig überprüft werden sollte.

  • Bei B2C-Geschäften liegt der Zinssatz bei 5% über dem Basiszinssatz.
  • Bei B2B-Geschäften liegt der Zinssatz bei 9% über dem Basiszinssatz.

Im Geschäftskundenbereich können Sie zudem eine Verzugspauschale von 40,-€ veranschlagen.

Beachten Sie, dass sowohl Verzugszinsen als auch Verzugspauschale gesondert als Posten aufzuführen sind.

Beschleunigter Zahlungseingang oder Schonung des Geschäftsverhältnisses

Seien Sie sich im Vorfeld im Klaren darüber, ob Ihr Mahnverfahren darauf ausgerichtet werden soll, eine schnellstmögliche Zahlung zu erreichen oder das Geschäftsverhältnis zu schonen.

  • Steht die beschleunigte Zahlung im Vordergrund, sollten Sie von Beginn an auf drohende Kosten wie Mahngebühren oder Verzugszinsen hinweisen. Bei einem zügigen Zahlungseingang können Sie von der Erhebung dieser Kosten absehen.
  • Ist Ihnen eine Schonung des Geschäftsverhältnisses wichtig, empfiehlt sich ein milderer Textstil ohne direkte Androhung weiterer Kosten.

Juristische Konsequenzen und Inkasso

Wenn Sie Sorge haben, dass alle gesetzten Fristen und Zahlungsanreize erfolglos sind, sollten Sie die Androhung juristischer Konsequenzen für den Schuldner in Erwägung ziehen.

  • Ihr Kunde wird kein Interesse an einer gerichtlichen Auseinandersetzung haben, vorausgesetzt, Ihre Forderung ist rechtmäßig. Die damit verbundenen Kosten können den geforderten Betrag bei Weitem übersteigen und gehen in der Regel zulasten des Prozessverlierers.
  • Auch vor einer Übergabe an ein Inkasso-Unternehmen sollten Sie nicht zurückschrecken. Ihr Kunde wird sich genau überlegen, ob er die Zahlung weiter verschleppen möchte. Inkassounternehmen leiten häufig Informationen an Wirtschaftsauskunfteien weiter, sodass eine negative Eintragung weitreichende Konsequenzen für die Bonität des Schuldners haben kann.

Fazit

Eine nicht bezahlte Rechnung kostet Sie Geld, Zeit und Nerven. Häufig wird eine Rechnung einfach übersehen - denn Menschen machen Fehler und sind manchmal nicht so aufmerksam, wie sie sein sollten. Umso wichtiger ist ein stringentes und gut organisiertes Mahnwesen, das zur richtigen Zeit die richtigen Worte trifft. Glücklicherweise können Unternehmer in Zeiten der Digitalisierung von einer Automatisierung des Mahnwesens profitieren. Durch die Verwendung cloudbasierter Software werden sämtliche Prozesse im Mahnwesen von der Rechnungserstellung bis hin zu einer eventuellen Übergabe einer Forderung an ein Inkassounternehmen automatisiert, sodass Sie sich wieder ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.


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