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Debitorenbuchhaltung mit Cloud-Software

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Bilendo am 26.03.2018

Kurz und knackig: Was sind die Kernaufgaben

Die Debitorenbuchhaltung gehört als Teilbereich der Finanzbuchhaltung zu jedem Unternehmen. Im Kern geht es um die Erfassung und Verwaltung von debitorisch relevanten Geschäftsvorfällen. Dabei werden offene Forderungen auf sogenannten Kontokorrentkonten bzw. Debitorenkonten verwaltet. Auf einem Kontokorrentkonto oder Debitorenkonto verbucht man Geschäftsvorfälle, die nicht direkt monetär beglichen werden können. In der Regel gibt es die Kontokorrentkonten für Kunden sowie für Lieferanten. Kundenspezifische Konten nennt man dann Debitorenkonto. Hierbei kann jeder Debitor ein eigenes Konto bekommen oder Debitoren werden gruppiert und in einem Konto zusammengefasst. Auf diesem Konto werden alle Zahlungseingänge überwacht und dem jeweiligen Debitor zugeordnet. Die offenen Posten der Debitoren werden in Saldenlisten aufgeführt und bei Zahlungseingang ausgebucht. Daneben umfasst die Debitorenbuchhaltung weitere Aufgaben:

  • Rechnungserstellung
  • Anlegen von wiederkehrenden Rechnungen
  • Strukturierung der Bezahlmethoden
  • Anlegen und Pflegen von Debitorenkonten
  • Einbuchen von Forderungen
  • Ausbuchen beim Zahlungseingang
  • Überwachung aller offenen Posten
  • Generierung von Kennzahlen
  • Vorsteueranmeldung
  • u.v.m.

Häufig wird dieser Teil der Buchführung in zwei Teilbereiche aufgeteilt. Zum einen befasst sich das Forderungsmanagement mit dem kaufmännische Mahnwesen bis hin zum außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahren. In der Regel wird nur das kaufmännische Mahnwesen im Unternehmen durchgeführt. Die anschließenden Schritte werden zumeist von einem Inkasso-Unternehmen oder einem Rechtsanwalt übernommen. Zum anderen ermöglicht das Informationsmanagement, dass das Unternehmen operative und strategische Entscheidungen anhand der aktuellen Finanzstruktur treffen kann.

Zumeist verschlingen die beschriebenen Aufgaben Zeit, Ressourcen und Nerven. Insbesondere, wenn der Prozesses der debitorischen Buchhaltung manuell geführt wird.

Von der manuellen zur automatischen und digitalen Debitorenbuchhaltung

Die manuelle Erstellung von Rechnungen ist in Zeiten von Cloud-Lösungen weder notwendig noch effizient. Kostengünstige und monatlich kündbare SaaS-Lösungen ermöglichen das schnelle und einfache Schreiben von Rechnungen direkt am PC. Gleichzeitig garantiert eine Invoicing- oder ERP-Software, dass die Rechnungen gemäß der gesetzlichen Regularien erstellt werden. Wiederkehrende Rechnungen müssen nicht jedesmal neu geschrieben werden, sondern werden automatisch erstellt. Häufig bieten diese Lösungen auch den digitalen und postalischen Versand der Rechnungen an. Dezentrale Prozesse werden zentralisiert und im Sinne des Output-Management zusammengefasst.

Zahlungsmatching

Unabhängig, ob die Zahlungen über PayPal oder Stripe eingehen oder auf dem Geschäftskonto verbucht werden, ist der Abgleich zwischen Rechnung und Zahlung zumeist noch eine manuelle Aufgabe. Inzwischen gibt es auch dafür Software-Anbieter, die sich auf die Automatisierung buchhalterischer Prozesse spezialisiert haben.

Digitale All-Rounder

Moderne Lösungen machen dies vollautomatisch und übernehmen das Einbuchen und Ausbuchen der Geschäftsvorfälle. Die dazugehörigen Buchungssätze werden erstellt und können anschließend zurück in die Finanzbuchhaltung gespielt werden.

In der Regel werden Mahnläufe im Forderungsmanagement unregelmäßig bis gar nicht gemacht. Dies hat zur Folge, dass das Informationsmanagement über wenige Kennzahlen besitzt, um valide finanzpolitische Entscheidungen zu treffen.

Durch software-gestützte Abläufe wird das Mahnwesen forderungsbasiert, stringent und zeitnah ausgesteuert. Gleichzeitig wird ermöglicht, dass das Unternehmen einen tagesaktuellen Stand über alle offenen Posten hat und somit fundierte operative und strategische Entscheidungen treffen kann.

Manuelle Prozesse sind in Zeiten der digitalen Transformation nicht mehr notwendig. Kostengünstige und monatlich-kündbare Software-Lösungen bieten dabei die perfekte Lösung zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung von unternehmensinternen Abläufen.

Auswirkungen auf das Unternehmen

Neben der Zeit- und Ressourcenersparnis wirkt sich die Automatisierung und Optimierung positiv auf den kompletten Prozess der Debitorenbuchhaltung aus. Der tägliche Abgleich von eingehenden Zahlungen und gestellten Rechnungen ermöglicht zum einen, dass die offenen Posten tagesaktuell ausgespielt werden. Zum anderen kann das Mahnwesen stringent und forderungsbasiert durchgeführt werden. Dadurch entsteht ein sauberer Prozesses von der Rechnungserstellung bis hin zum Inkasso-Unternehmen. Daneben ermöglicht ein stringentes Vorgehen im Forderungsmanagement eine Reduzierung des DSO und verbessert das Informationsmanagement. Der DSO gibt Auskunft über die Zahlungsmoral eines jeden Kunden und kann zusätzlich eine entscheidende Kennzahl für das Sales and Cash-Flow-Management liefern. Folglich wird durch ein gutes Mahnwesen in der Debitorenbuchhaltung das Unternehmensrisiko verringert. In der Regel führt ein reduzierter DSO gleichzeitig zu einem erhöhten Debitorenumschlag. Die Liquidität wird erhöht und der Kapitalbedarf verringert, das Debitorenrisiko nimmt ab und der Zahlungsmoral der Kunden nimmt zu.

Fazit

Debitorenbuchhaltung mithilfe einer SaaS-Lösung abzubilden, hilft nicht nur dabei den Ablauf zu verbessern, zu optimieren und stringenter zu gestalten, sondern wirkt sich auch positiv auf Forderungs- und Informationsmanagement aus. Als Unternehmen schafft man einen skalierbaren Prozess mit weniger Aufwand bei größerer Schlagkraft im Debitorenmanagement. Worauf warten Sie noch?

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