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Finance Automation - Innovation durch Automatisierung von Finanzprozessen

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Julia Urban am 15.05.2018

Indem sie hochkomplexe Finanzprozesse automatisieren, sorgen innovative Technologien dafür, dass vorhandene Ressourcen im Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert wird. Mit geringem Aufwand werden so enorme Potenziale in sämtlichen Wirtschaftszweigen sichtbar. In welchen Bereichen kann durch Finance Automation ein besonders großer Mehrwert geschaffen werden?

Manuelle Transaktionen haben ausgedient

In jedem Unternehmen kommt es täglich zu Geschäftsabschlüssen. Damit einhergehend müssen Rechnungen geschrieben, versendet, eingehenden Zahlungen zugewiesen und gegebenenfalls bei Verzug individuelle Mahnläufe angestoßen werden.

In den meisten Firmen ist damit nach wie vor ein großer manueller kosten- und zeitintensiver Aufwand verbunden. Dass sich dieser Aufwand drastisch reduzieren lässt, zeigen neue Technologien: Digitale Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen steigern die Effizienz und senken die Kosten.

Hierfür sind keine großen Investitionen nötig. Der Zugriff auf sämtliche Prozesse findet über eine umfassende Plattform statt, über die die verschiedenen Bereiche gesteuert werden.

Welche Unternehmensbereiche profitieren besonders von Finance Automation?

Output Management

Derzeit auf dem Markt befindliche Softwares bieten viele Funktionen, die schon heute die Arbeit bedeutend erleichtern, wie etwa die automatische Erstellung von Rechnungen oder anderen Dokumenten. Oft fehlt aber die Möglichkeit, die erstellten Dokumente anschließend digital weiterzunutzen. Deshalb ist es notwendig, dass moderne Finanz-Plattformen problemlos an die genutzten Softwarelösungen angebunden werden können.

Aktuelle Finanz-Plattformen fungieren als Drehscheibe zwischen der dezentralen Dokumentenerstellung und der einheitlichen Aussteuerung aller Dokumente. Hierbei ist es nicht von Bedeutung, welches Programm zur Dokumentenerstellung genutzt wird. Die Plattform greift auf die erstellten Daten zu, vereinheitlicht alle Dokumente hinsichtlich Corporate Communication und Corporate Design und verteilt sie anschließend zielgerichtet über den gewünschten Ausgangskanal.

Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung

Als wichtige Bereiche der Finanzbuchhaltung gelten die Debitoren- und die Kreditoren-Buchhaltung. In der Debitorenbuchhaltung werden alle ausgehenden Rechnungen erfasst, Debitorenkonten für die Kunden angelegt und gepflegt sowie Forderungen ein- und nach Begleichung ausgebucht. Auch in diesem Bereich lässt sich durch Finance Automation Tools ein hoher Grad der Automation erreichen, was sich gegenüber der manuellen Durchführung als großer Vorteil erweist.

Die Rechnungserstellung findet in den meisten Betrieben schon digital statt; digitale Finanz-Plattformen bieten im Anschluss neben dem Abgleich eingehender Zahlungen auf Geschäftskonten mit ausgehenden Rechnungen weitere hilfreiche Automatisierungen an. So wird jede gestellte Rechnung automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet und dieser anschließend als Debitor angelegt. Im Debitorenkonto sind alle Transaktionen des jeweiligen Kunden hinterlegt, sämtliche Buchungssätze lassen sich bequem im DATEV-Standard exportieren und so unmittelbar an Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Anwälte etc. übermitteln.

Alle eigenen Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Gläubigern werden in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet. Auch hierbei lassen sich die nötigen Prozesse mithilfe einer Finanz-Plattform automatisieren und digitalisieren, die Software selbst lässt sich idealerweise mühelos an die verwendete IT anbinden

Forderungsmanagement

Das automatische Forderungsmanagement setzt ein, sobald die Software feststellt, dass nach Ablauf der vereinbarten Frist die Zahlung nicht eingegangen ist. Von der Zahlungserinnerung über die 1. Mahnung bis zur letzten Mahnung behält die Software sämtliche Fristen im Blick. Manuelle Erinnerungen über die versäumten Zahlungsziele sind hierdurch nicht mehr notwendig.

Selbst Teilzahlungen, gewährte Skontos und Gebühren wie Zinsen oder Verzugspauschalen erkennt die Software und berechnet so korrekt den entsprechenden noch zu zahlenden Restbetrag.

Über das vernetzte Output Management können die individuellen Mahnläufe täglich angestoßen werden. Das stringente und professionelle Mahnwesen sorgt für rasche Zahlungseingänge und trägt so sowohl zur Reduzierung der DSO (Days Sales Outstanding) als auch zur Verbesserung der Kundenbeziehung durch die professionelle Kommunikation bei. Jedes Unternehmen profitiert von der seriösen Außenwirkung, die keinen Spielraum für trödelnde Kunden lässt.

Inkasso

Kommt es dennoch einmal dazu, dass ein Kunde selbst nach der letzten Mahnung die Forderung nicht begleicht, hilft die nahtlose Dokumentation aller Vorgänge bei der Durchführung sowohl eines außergerichtlichen als auch eines gerichtlichen Mahnwesens. Mit einer ausgereiften Finanz-Plattform lassen sich die offenen Forderungen automatisch an ein geeignetes Inkasso-Unternehmen der Wahl übergeben, das dank der lückenlosen Übermittlung der kontinuierlichen und rechtsgültigen Kommunikation unverzüglich mit der Eintreibung beginnen kann.

In jedem Unternehmen werden tagtäglich Finanztransaktionen durchgeführt, oftmals jedoch manuell. Automatisierte Standardprozesse tragen in erheblichem Umfang zur Effizienzsteigerung der Finanzabteilung und schließlich des gesamten Betriebs bei. Außerdem ermöglichen cloubasierte Softwarelösungen, die mühelos an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden werden können, massive Kostensenkungen.

Moderne Buchhaltungssoftwares sind cloudbasiert und als monatlich kündbare Lösungen ohne hohe Investitionskosten direkt einsatzbereit. Der Zugriff auf die Benutzeroberfläche und alle Funktionen findet komfortabel über das Browserfenster statt - so macht es keinen Unterschied, ob der Buchhalter von seinem Schreibtisch den Status quo überprüft und per Klick Maßnahmen ergreift oder mit seinem Laptop auf dem heimischen Balkon sitzt. Da sich derartige Softwares ohne großen Aufwand in die bereits bestehende IT-Infrastruktur implementieren lassen, ist die Umstellung unabhängig von der Unternehmensgröße nicht mit größeren Kosten und Schwierigkeiten verbunden.

Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch Digitalisierung

Die Digitalisierung wichtiger Betriebsbereiche macht ein Unternehmen fit für die Zukunft. Ein hoher Grad an Automatisierung trägt in hohem Maße dazu bei, dass wichtige Unternehmensressourcen sinnvoll eingesetzt werden können. Nur wenn ein Unternehmen Prozesse verkürzt und automatisiert, kann es auch künftig wettbewerbsfähig bleiben und gegenüber einer starken Konkurrenz standhalten.

Den Mitarbeitern im Unternehmen bleibt mehr Zeit, sich auf die eigentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren, ohne ihre kostbare Zeit für Dinge einzusetzen, die Maschinen ohne großen Aufwand schnell und zuverlässig erledigen. So steht unterm Strich mehr Zeit für die Weiterentwicklung des Unternehmens und Innovationen zur Verfügung.

Fazit

Natürlich bedeutet die Einführung digitaler Technologien einen Bruch mit gelebten Traditionen, was nicht immer von allen Beteiligten von Anfang an mit Wohlwollen betrachtet wird. Werden jedoch die Potenziale und großen Vorteile erlebt, schätzen die meisten die Erleichterungen im beruflichen Alltag, die sich aus der Nutzung innovativer Lösungen für das gesamte Unternehmen ergeben.

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