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Kunde oder Zahlung im Fokus? Fertige B2B-Mahntexte perfekt für Ihre Situation

#Debitoren & Forderungen

Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung gestellt und das gesetzte Zahlungsziel wurde: nicht eingehalten! Als Unternehmer kennen Sie diese leidige Situation nur zu gut. Meist sind es handfeste Gründe, die hinter einem Zahlungsverzug stehen. Wenn Sie schnell an das verdiente Geld kommen wollen, müssen Sie professionell und zielgerichtet vorgehen. 

Dazu gehört, dass Sie differenzieren. Überlegen Sie, was bei dem jeweiligen Kunden im Vordergrund steht. Legen Sie Wert auf eine gute Kundenbeziehung oder ist Ihnen der zügige Zahlungseingang wichtiger? 

Durch feine Unterschiede in der Formulierung Ihrer Mahnschreiben können Sie hier wirksame Effekte erzielen.

Fertige B2B-Mahntexte, perfekt für Ihre Situation
B2B-Mahntexte für Ihre Ziele

Fokus Stärkung der Kundenbeziehung

Gerade bei Geschäftskunden kommt es oft vor, dass beide Partner vom gegenseitigen Vertrauen profitieren und über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. In diesem Fall sollte man nicht durch einen forschen Ton beim Forderungseinzug die Grundlage für die Zusammenarbeit beschädigen.

Vorgehen

  • Signalisieren Sie Entgegenkommen: Fragen Sie explizit nach, ob die Leistung zufriedenstellend war oder ob es noch Probleme gibt und die Zahlung deshalb noch nicht getätigt wurde.

  • Bauen Sie nur behutsam Druck auf, indem Sie zwar auf Mahngebühren, Verzugszinsen und Verzugspauschale hinweisen, bei zeitnaher Begleichung der Forderung von deren Erhebung jedoch absehen. 

  • Zeigen Sie sich gesprächsbereit, indem Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit angeben. So können Sie mit Ihrem Kunden ganz persönlich über den Zahlungsverzug sprechen, etwaige Gründe nachvollziehen und individuelle Zahlungsmodalitäten klären.

 

Textvorlage “Kundenbeziehung” - unser Vorschlag

Diese Vorlage geht davon aus, dass Sie bereits eine erste freundliche Zahlungserinnerung unmittelbar nach der Fälligkeit verschickt haben. Was nun folgt, ist die erste Mahnung:

Betreff

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re.-Nr.]

 

Anrede

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

oder 

Liebe/r XY,

 

Vortext

leider hat unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] nicht zum gewünschten Erfolg geführt - Ihre Zahlung steht weiterhin aus. Wir sind bereit, Ihnen eine weitere Frist von 5 Tagen für die Überweisung einzuräumen.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Nach § 288 BGB sind wir im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Überweisung postwendend bei uns ein, sehen wir hiervon noch einmal ab.

 

Zinsen, Mahngebühren

Rechnung vom [Datum]

[kurze Leistungsbeschreibung]

Mahngebühren X,- Euro

XX % Zinsen XX,- Euro

(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

 

Zahlbetrag XX,- Euro

 

Nachtext

Bitte holen Sie die ausstehende Zahlung fristgerecht nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 

Rückrufangebot und Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

Abschluss

Mit freundlichen Grüßen

oder

Beste Grüße

Vor- und Zuname

 

Zeigt dieses Schreiben keine Wirkung, schicken Sie eine finale Mahnung im Sinne der angeratenen Eskalation.

 

Fokus Zahlungsbeschleunigung

Zu einigen Kunden haben Sie bereits ein gutes Verhältnis aufgebaut, an andere Kunden bindet Sie keine längerfristige Beziehung - hier steht der zügige Zahlungseingang im Vordergrund.

Doch auch bei nur einmaligen Geschäftsbeziehungen sollten Sie höflich bleiben und den verschiedenen Geschäftsverhältnissen im Mahnprozess Rechnung tragen. Mit einem stringenten und angemessenen Auftreten erreichen Sie die rasche Begleichung der offenen Forderung, ohne das Geschäftsverhältnis unnötig zu beschädigen.

Vorgehen

  • Hier sollten Sie beim Tonfall von vornherein klarmachen, dass Sie auf einen raschen Zahlungseingang bestehen.

  • Mit der höflichen Androhung von Verzugszinsen und Verzugspauschale schaffen Sie einen positiven Zahlungsanreiz.

  • Bieten Sie dennoch ein offenes Ohr an: Es ist nicht ausgeschlossen, dass Sie künftig nicht doch noch einmal zusammenarbeiten.

 

Textvorlage “Zahlungsbeschleunigung” - unser Vorschlag

Auch diese Vorlage geht davon aus, dass Sie schon eine erste freundliche Zahlungserinnerung verschickt haben. 

Betreff

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re.-Nr.]

 

Anrede

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

 

Vortext

leider haben wir bisher auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch keine Antwort erhalten. Das ist für uns ärgerlich und bedeutet unangenehmen Mehraufwand. Wir erlauben uns, hierfür Mahngebühren in Höhe von X,- Euro zu berechnen und zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- Euro.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Nach § 288 BGB sind wir im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben. Falls die Zahlung jedoch innerhalb der nächsten 5 Tage auf unserem Konto eingeht, nehmen wir von dieser Maßnahme noch einmal Abstand.

 

Zinsen, Mahngebühren

Rechnung vom [Datum]

[kurze Leistungsbeschreibung]

Mahngebühren X,- Euro

XX % Zinsen XX,- Euro

(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

 

Zahlbetrag XX,- Euro

 

Nachtext

Bitte ersparen Sie sich und uns weitere Unstimmigkeiten und überweisen Sie den fälligen Betrag innerhalb der nächsten 5 Tage.

 

Rückrufangebot und Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

Abschluss

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

Vor- und Zuname


Auch hier gilt: Erfolgt kein Zahlungseingang, schicken Sie eine finale Mahnung.


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So kann flexibles Mahnwesen effizient gelingen!



Die komfortable Alternative: automatisches Mahnwesen

Je größer die Kundenzahl ist, desto größer wird auch der Aufwand, der für ein kundenorientiertes Mahnwesen betrieben werden muss - es sei denn, Sie holen sich die Hilfe einer Credit-Management-Plattform mit einem automatischen Debitorenmanagement-Tool ins Haus. 

Die Leistung setzt unmittelbar ab Rechnungsstellung an und registriert nach Anbindung des Geschäftskontos, wenn eine Rechnung beglichen wird. Bleibt die Zahlung aus, beginnt der automatische Mahnlauf. Sie können dabei im Vorfeld für jeden Kunden oder ganze Kundengruppen festlegen, wie die Mahnungen aussehen sollen - etwa ob ein beschleunigter Zahlungseingang oder der Erhalt der Kundenbeziehung im Vordergrund steht.

 

Fazit

Säumige Geschäftspartner können zu einer enormen Belastung für Ihr Unternehmen werden. Zögern Sie nicht, offene Forderungen selbstbewusst einzutreiben, und zwar unter Berücksichtigung der Kundenbeziehung. Am besten nutzen Sie IT-gestützte Serviceangebote, die Ihnen den Aufwand abnehmen. Die Wirkung werden Sie schon bald merken: Der Kostendruck sinkt durch zuverlässigere Zahlungseingänge, Kreditrisiken nehmen ab und Ihr Freiraum für Ihr Kerngeschäft nimmt zu. 

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