Offene Rechnungen und ihre Folgen. 6 Punkte, die Sie beachten sollten

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Viele Unternehmer halten das Verschicken einer Rechnung für den Schlusspunkt am Ende eines Projektes. Der Auftrag ist ausgeführt und nun ist Zeit für den nächsten.

Falsch!

Wenn Sie eine Rechnung verschicken, dann ist diese offen, und mit dieser entstehen eine Reihe neuer Aufgaben, die Sie nicht ignorieren dürfen.

Überwachen, überwachen, überwachen

Eine Rechnung ist immer an eine Fälligkeit gebunden. Doch leider nehmen es Kunden damit nicht immer so ernst. Das Geld steht Ihnen zu, Sie warten zu lassen ist unprofessionell. Sich hinhalten lassen aber auch. Denn wenn mehrere Rechnungen pro Monat in Verzug geraten, kann sich dies ganz schnell in Ihrer Unternehmenskasse bemerkbar machen. Also lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen.

Aufwand akzeptieren

Behalten Sie also Ihre offenen Posten immer im Blick. Das kostet Zeit, Sie und Ihre Mitarbeiter haben anderes, Gewinnbringendes zu tun. Aber je länger Rechnungen offen bleiben:

  • desto mehr versteckte Kosten verursachen sie.
  • desto stärker werden Ihre Nerven und auch Ihr Kundenverhältnis strapaziert.
  • desto größer ist die Hemmschwelle, doch noch auf den Zahlungseingang zu bestehen.

Bei Verzug unverzüglich handeln

Gerät ein Kunde in Verzug, scheuen Sie nicht, den – wiederum sehr aufwendigen, aber unbedingt notwendigen – Mahnprozess zu starten. Zuvor sollten Sie aber sichergehen, dass mit der offenen Rechnung alles stimmt und seine Richtigkeit hat.

Checkliste: offene Rechnung

Stammdaten aktuell und vollständig

Stellen Sie von Anfang an sicher, dass die Stammdaten Ihrer Kunden immer aktuell und vollständig sind. So können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnungen auch an die richtige Stelle gehen.

Prüffähige Rechnung versenden

Eine Rechnung muss prüffähig sein, um im Zweifelsfall vor Gericht zu bestehen. Zur Prüffähigkeit müssen eine Reihe wesentlicher Angaben enthalten sein (z. B. Absender mit allen handelsrechtlich notwendigen Angaben, Rechnungsdatum etc.).

Rechnungen, Fristen, Mahnungen - Alles zum Thema

Offene Rechnung

Gehen Sie sicher, ob die Rechnung tatsächlich verschickt wurde und auch eingegangen ist. Letzteres müssen Sie eventuell telefonisch hinterfragen. Die Rechnung muss zudem begründet und unstrittig sein.

Vorhandenes Abnahmeprotokoll bzw. Übergabebeleg

So können Sie belegen, dass Ihre Leistung erbracht und abgenommen und im Idealfall auch gegengezeichnet wurde. Ihr Kunde kann sich, wenn es hart auf hart kommt, nicht rausreden.

Vorliegender ursprünglicher Kaufvertrag

Mit dem ursprünglich vereinbarten Kaufvertrag – in dem Sie idealerweise auch die Zahlungskonditionen festgelegt haben – können Sie beweisen, was vereinbart wurde und dass Ihr Kunde einverstanden war.

Fristen angegeben, wenn nötig

Überprüfen Sie, ob die Zahlungsfrist korrekt angegeben wurde. In diesem Punkt ist zwischen Verbraucher- und Handelsgeschäft zu unterscheiden:

Gesetzlich geregelt ist, dass Rechnungen innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden müssen (§286 BGB), sofern von Ihnen nicht anders festgelegt.

Achtung Verbraucherschutz: B2B müssen Sie auf die 30-Tage-Frist nicht explizit hinweisen. Ist Ihr Kunde aber eine Privatperson (B2C), müssen Sie darauf hinweisen.

Alles klar?

Haben Sie diese Punkte hinterfragt und sind Sie sicher, dass mit Ihrer offenen Rechnung alles seine Richtigkeit hat, zögern Sie nicht, nach verstrichener Fälligkeit den Mahnprozess zu starten.

Fazit: Alles etwas viel?

Mahnen vergrößert Ihren Aufwand, keine Frage. Doch unklug ist es, offene Rechnungen und ihre Folgen einfach auszuhalten. Dazu sollte Ihnen Ihre eigene, bereits erbrachte Leistung zu schade sein.

Die gute Nachricht ist, dass es für diesen ganzen Prozess, vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung an, IT-gesteuerte Unterstützung gibt. Zu einem Minimum an Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) können Sie maximale Entlastung erleben.


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