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Outputmanagement - Dokumente, Prozesse und Kosten im Griff

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Julia Urban am 17.08.2018

Je größer ein Unternehmen ist, desto größer wird auch die Bedeutung des Outputmanagements. Optimierte Prozesse tragen nicht nur dazu bei, zeitliche Ressourcen einzusparen, sondern sorgen auch dafür, dass kostensparend und nachhaltig gewirtschaftet wird. Auch im Sinne einer gesunden Wettbewerbsfähigkeit spielt es für Unternehmen eine große Rolle, sämtliche unternehmensinterne Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten.

Welche Bereiche umfasst das Outputmanagement und wie können Prozesse verbessert werden, um zu mehr Effizienz zu gelangen?

Was ist das Outputmanagement?

Unter Outputmanagement wird die Bündelung, Verteilung und Steuerung von digitalen und physischen Dokumenten an spezifische Empfänger zusammengefasst. Mögliche Empfänger können neben Mitarbeitern des Unternehmens auch externe Kontakte und Zielgruppen sein.

Durch die digitale Transformation und die immer größer werdende Bedeutung elektronischer Dokumente hat sich in den letzten Jahrzehnten auch das Outputmanagement stark gewandelt.

Da die meisten Dokumente heutzutage elektronisch erstellt werden, umfasst das Outputmanagement den gesamten Prozess von der Erzeugung des Dokuments auf Basis der von unterschiedlichen Eingangssystemen zur Verfügung gestellten Inhalten über die gesamte weitere Be- und Verarbeitung bis hin zur Ankunft des Dokuments beim gewünschten Empfänger oder im gewünschten Archiv.

562-Outputmanagement

Mit einem optimierten Outputmanagement gehen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen einher

Welche Vorteile hat ein optimiertes Outputmanagement?

Die ordnungsgemäße und gewissenhafte Durchführung aller Prozesse des Outputmanagements ist meist nur unter hohem Ressourceneinsatz möglich - mit innovativen Software-Tools werden sämtliche Prozesse zentralisiert.

Ein auf diese Weise optimiertes Outputmanagement bringt für das Unternehmen gleich mehrere Vorteile mit sich:

  • Durch die Bündelung und Zentralisierung von komplexen Arbeitsschritten agiert eine Outputmanagement-Plattform als Drehscheibe zwischen dezentraler Dokumentenerstellung und einheitlicher Aussteuerung an die Adressaten. Alle zuvor aufwendig abzuarbeitenden Arbeitsschritte werden durch die Software übernommen und strukturiert und transparent durchgeführt - auf Wunsch auch vollautomatisch.

  • Ein optimiertes Outputmanagement ist in mehrerlei Hinsicht ein Hebel zur Kostensenkung:

  1. Der aufzubringende Zeiteinsatz wird verringert.
  2. Der personelle Aufwand sinkt.
  3. Die Kosten je Versandeinheit werden gesenkt.
  4. Geringere Druck- und Versandkosten durch mehr digitalen Versand sowie günstigere Konditionen pro Brief durch externen Druck und Versand.
  • Die einfache und nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur macht den reibungslosen Ablauf von der Erstellung sämtlicher Dokumente bis hin zum Empfang möglich. Eine moderne Outputmanagement-Lösung lässt sich in der Regel mit wenigen Klicks einrichten und ist sofort einsatzbereit.

  • Durch die Verwendung von Cloud-Technologien findet der Zugriff auf die Benutzeroberfläche komfortabel über das Browserfenster statt; eine Installation oder langwierige Update-Routinen gehören der Vergangenheit an. Als SaaS-Programm ist die Anwendung stets auf dem aktuellen Stand und für die Nutzer frustfrei zu bedienen.

  • Die Automatisierung und Individualisierung von manuellen und wiederkehrenden Prozessen lässt die direkte Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden zu: Textinhalte sowie Design, Layout und weitere spezifische Merkmale eines Dokuments lassen sich individualisieren. Adressaten können auch zu Gruppen hinzugefügt werden, die mit passenden Formulierungen künftig automatisch angesprochen werden.

  • Die freie Skalierbarkeit des Outputmanagements ist besonders für wachsende Unternehmen wichtig. Der Prozess funktioniert immer gleich, unabhängig davon, ob 10 oder 10.000 Dokumente verarbeitet werden sollen. So passt sich die Lösung dem Unternehmen an und schafft dringend benötigte Freiräume für neues Wachstum.

  • Eine hohe Quote digital verschickter Dokumente (E-Rechnungen etc.) schont nicht nur finanzielle Ressourcen in Bezug auf Druck und Versand, sondern trägt zudem in erheblichem Maße zum Umweltschutz bei. Außerdem kommen elektronisch versendete Dokumente unverzüglich beim Adressaten an - die Outputmanagement-Lösung erkennt sogar, ob eine Nachricht bereits geöffnet wurde.

Fazit

Das Outputmanagement trägt maßgeblich dazu bei, ein Unternehmen am Laufen zu halten. Nur wenn sämtliche Dokumente effizient und zielorientiert verarbeitet werden, findet eine einwandfreie Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Kunden oder Partnern statt. Als wichtiges Standbein im Unternehmen lassen sich die Prozesse im Outputmanagement mithilfe digitaler Software-Lösungen im Handumdrehen optimieren.

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