Beim Outputmanagement geht es im Kern um optimierte Prozesse bei der Erstellung und Verteilung von Dokumenten an unterschiedliche Empfänger durch verschiedene kommunikative Medien. Damit wird Outputmanagement den vielfältigen Möglichkeiten gerecht, die die unterschiedlichen Kommunikationsmedien im wirtschaftlichen Umfeld schaffen. Es entsteht eine Drehscheibe, mit der sich unterschiedlichste Dokumente zentralisieren und über verschiedenste Medien verteilen lassen.

Kurz gesagt, sollen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Form übermittelt werden.

Was ist Outputmanagement?
 Der richtige Inhalt zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal

Drehscheibe: aus Input wird effizienter Output

Als Drehscheibe vereint ein Outputmanagement-Tool verschiedene Bereiche. Zunächst werden Daten aus unterschiedlichen Quellen für die weitere Verarbeitung übernommen, aufbereitet und standardisiert. Ein solches Tool ermöglicht dezentrale Prozesse, um Unternehmen effizienter zu gestalten, indem diese an nur einer Stelle zusammengefasst werden. Im Anschluss können Dokumente zielgruppengerecht ausgesteuert werden. 

Ein Unternehmen kann einerseits auf hybride Kommunikationswege ohne hohen zeitlichen oder personellen Aufwand zurückgreifen und andererseits trotz allgemeiner Standards individuell die gewünschte Empfängergruppe ansprechen.

 

Outputmanagement als Teil des Enterprise-Content-Managements

Das Enterprise-Content-Management (ECM) organisiert und umfasst Methoden und Techniken, mit denen Inhalte (wie z. B. Dokumente) erstellt, gespeichert, verwaltet und bereitgestellt werden können, um die Organisation von Prozessen in Unternehmen zu optimieren.

Ein Teilbereich von ECM ist das Outputmanagament (neben Techniken wie Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Storage oder Inputmanagement). Insbesondere die fortlaufende Digitalisierung von Unternehmensprozessen erfordert, dass unterschiedliche Tools miteinander kommunizieren und trotz dezentraler Nutzung Dokumente jeglicher Art zentral und unternehmensübergreifend ausgesteuert werden können.

 

Multi-Channel durch zentrales Outputmanagement

In vielen Unternehmen werden noch heute Dokumente, wie etwa die Rechnungen, dezentral und manuell erstellt und verschickt. Die Rechnung wird (manuell) geschrieben, auf dem Drucker im Büro ausgedruckt, gefaltet sowie kuvertiert und anschließend mit einer Briefmarke versehen. Zum Schluss werden die Rechnungen entweder zentral gesammelt oder sogar einzeln auf dem postalischen Weg zum Kunden geschickt. 

Mit einem umfassenden Outputmanagement-Tool entfallen viele dieser beschriebenen Schritte.

Dokumente müssen weiterhin erstellt werden, allerdings wird durch das Outputmanagement die dezentrale Erstellung in einem Tool zentralisiert. Dokumente werden standardisiert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. Das lästige Ausdrucken, Falten, Kuvertieren und Verschicken übernimmt die Software und ermöglicht damit, dass zielgruppengerecht und über hybride Kommunikations- und Ausgangskanäle (Multi-Channel) Dokumente verschickt werden - postalisch oder elektronisch.

Ein Outputmanagement-Tool kann also zu einem Hebel zur Kostensenkung werden, indem Ressourcen an mehreren Stellen eingespart werden:

  • zeitliche Ersparnis

  • personelle Ersparnis

  • Kostensenkung pro Versandeinheit

 

Fazit

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, Prozesse im Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten - eine Möglichkeit ist das Outputmanagement. Mit einem solchen Tool profitieren Unternehmen auf allen Ebenen. Der digitale Wandel sorgt zunehmend dafür, dass ein hoher Grad an Digitalisierung zu einem Garant für Unternehmenserfolg wird. Digitalisierte Prozesse rund um die Dokumentenerstellung sind hierbei ein wesentlicher Punkt.

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