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Was ist Outputmanagement?

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Helena Loos am 21.06.2018

Outputmanagement wird den vielfältigen Möglichkeiten an Kommunikationsmedien im wirtschaftlichen Umfeld gerecht und schafft eine Drehscheibe, mit der sich unterschiedlichste Dokumente zentralisieren und über verschiedenste Medien verteilen lassen. Im Kern geht es um die Prozessoptimierung für die Erstellung und Verteilung von Dokumenten an unterschiedliche Empfänger durch verschiedene kommunikative Medien.

Kurz gesagt, sollen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Form übermittelt werden.

Was-ist-Outputmanagement

Drehscheibe: Aus Input wird effizienter Output

Als Drehscheibe vereint ein Outputmanagement-Tool verschiedene Bereiche. Zunächst werden Daten aus unterschiedlichen Quellen für die weitere Verarbeitung übernommen, aufbereitet und standardisiert. Ein solches Tool ermöglicht dezentrale Prozesse, um Unternehmen effizienter zu gestalten, indem diese an nur einer Stelle zusammengefasst werden. Im Anschluss können Dokumente zielgruppengerecht ausgesteuert werden. Als Unternehmen kann man einerseits auf hybride Kommunikationswege ohne hohen zeitlichen oder personellen Aufwand zurückgreifen und andererseits trotz allgemeiner Standards individuell die gewünschte Empfängergruppe ansprechen.

Outputmanagement als Teil von Enterprise-Content-Management

Das Enterprise-Content-Management (“ECM”) organisiert und umfasst Methoden und Techniken für die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten, wie etwa Dokumenten, für die optimierte Organisationen von Prozessen in Unternehmen. Ein Teilbereich von ECM ist das Outputmanagament, aber auch Techniken wie Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Storage oder Inputmanagement gehören dazu. Insbesondere die fortlaufende Digitalisierung von Unternehmensprozessen erfordert, dass unterschiedliche Tools untereinander kommunizieren können und trotz dezentraler Nutzung Dokumente jeglicher Art zentral und unternehmensübergreifend ausgesteuert werden.

Multi-Channel durch zentrales Outputmanagement

In vielen Unternehmen werden noch heute Dokumente, wie etwa die Rechnungen, dezentral und manuell erstellt und verschickt. Die Rechnung wird (manuell) geschrieben, auf dem Drucker im Büro ausgedruckt, gefaltet sowie kuvertiert und anschließend mit einer Briefmarke versehen. Zum Schluss werden die Rechnungen entweder zentral gesammelt oder sogar einzeln auf dem postalischen Weg zum Kunden geschickt. Mit einem umfassenden Outputmanagement-Tool entfallen viele der oben beschriebenen Schritte.

Dokumente müssen weiterhin erstellt werden, allerdings wird durch das Outputmanagement die dezentrale Erstellung in einem Tool zentralisiert. Dokumente werden standardisiert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. Das lästige Ausdrucken, Falten, Kuvertieren und Verschicken übernimmt die Software und ermöglicht damit, dass zielgruppengerecht und über hybride Kommunikations- und Ausgangskanäle (Multi-Channel) Dokumente verschickt werden - postalisch oder elektronisch.

Ein Outputmanagement-Tool kann also zu einem Kostensenkungshebel werden, indem Ressourcen an mehreren Stellen eingespart werden:

  • Zeitliche Ersparnis
  • Personelle Ersparnis
  • Kostensenkung pro Versandeinheit

Fazit

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Prozesse im Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten - eine Möglichkeit ist das Outputmanagement. Mit einem solchen Tool profitiert man als Unternehmen nicht nur aufgrund der monetären, sondern auch von der personellen und zeitlichen Ersparnis mit der Folge, dass sich Mitarbeiter wieder der eigentlichen Kerntätigkeit zuwenden können. In den nächsten Jahren wird ein hoher Grad an Digitalisierung immer stärker als Garant für Unternehmenserfolg erkannt werden - fangen Sie jetzt an und digitalisieren Sie alle Prozesse rund um Ihre Dokumentenerstellung.

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