Wie ein automatisches Mahnwesen Ihr Unternehmen positiv beeinflusst

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Lieber schnell durchführen: automatisiertes Mahnwesen Lieber schnell durchführen: automatisiertes Mahnwesen

Früher waren in Betrieben viele Buchhalter nötig, um den Rechnungsprozess durchzuführen. Heutzutage ist es für Sie und Ihr Unternehmen ganz einfach, sich durch digitale Assistenzprogramme umfassend zu entlasten und ganze Prozessabläufe zu optimieren.

Die Notwendigkeit eines automatischen Mahnwesens

  • Problematischer Überblick

Jeder Unternehmer möchte über einen möglichst umfassenden Überblick über seine Rechnungen und offenen Posten verfügen. Mit steigender Rechnungsanzahl wächst auch der hierfür zu erbringende Aufwand mit. In großen Unternehmen werden ganze Heerscharen von Buchhaltern beschäftigt, um den Offene-Posten-Stand im Auge zu behalten und keine offene Rechnung zu vergessen - nicht zuletzt, um die eigene Liquidität zu sichern.

  • Erheblicher Mehraufwand

Werden offene Posten nicht fristgerecht beglichen, droht Ihnen als Unternehmer erheblicher Mehraufwand: Sie müssen nicht nur viel Zeit investieren, um Kunden in Verzug zur Zahlung zu ermahnen, sondern verlieren auch noch bares Geld, etwa wenn der Mahnprozess wegen Zeitmangels verspätet angestoßen wird.

  • Hohe Prozesskosten

Das Mahnwesen im herkömmlichen Sinne verursacht hohe Prozesskosten, auf denen Sie schlussendlich sitzen bleiben. Das Ihnen zustehende Geld fehlt in der Zwischenzeit für neue Investitionen oder zur Deckung Ihrer laufenden Ausgaben.

Mittlerweile existieren verlässliche und kostengünstige Alternativen, die den hauseigenen Vollzeit-Buchhalter vom Mahnwesen entlasten und Ihr Forderungsmanagement optimieren.

Wie Bilendo den Mahnprozess automatisiert

Gemeinsam mit der Digitalisierung geht die Automatisierung einher und erleichtert zuvor aufwendige und lästige Prozesse zusehends. Die Cloud-Software Bilendo stellt Ihnen einen automatisierten und komfortablen Mahnprozess bereit.

  • Bilendo findet den passenden Zahlungseingang zu einer gestellten Rechnung und nimmt ein „Zahlungsmatching” vor, über nicht eindeutig zuweisbare Geldeingänge werden Sie benachrichtigt. Wenn nach Ablauf der Zahlungsfrist kein passender Zahlungseingang erkannt wird, beginnt Bilendo mit dem automatisierten Mahnprozess.
  • Zunächst wird eine freundliche Zahlungserinnerung an den säumigen Kunden geschickt. Hierin werden als positive Zahlungsanreize mögliche Folgen der Nichtbezahlung erwähnt - von denen jedoch noch kulanterweise abgesehen werden kann.
  • Ist auch nach Ablauf dieser Frist keine Zahlung eingegangen, wird der Kunde nachdrücklich in steigender verbaler Eskalation zur Zahlung angehalten. Auch sollte nun nicht mehr von Mahngebühren abgesehen werden.
  • Bezahlt der Kunde auch nach Ablauf der letzten Frist nicht, kann eine automatische Weitergabe der Forderung an ein Inkassoinstitut veranlasst werden.
  • Von der Erinnerung bis zum letzten Mahnschreiben können Sie sowohl Versandart als auch Textinhalt frei wählen. So gelingt es womöglich, den säumigen Kunden mit mehr Eindringlichkeit zu erreichen.
  • Sie erhalten vor Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen stets am Vortag einen Report. Sie können jederzeit manuell in Bilendo den Mahnprozess bearbeiten oder aussetzen.

Die Verwendung von Bilendo entlastet Sie im gesamten Mahnprozess: Sie müssen säumigen Kunden nicht mehr hinterherlaufen (oder -schreiben), können nachhaltig die Liquidität Ihres Unternehmens positiv beeinflussen und Ihren Kunden als professioneller Geschäftspartner gegenübertreten.

Fazit

Durch ein gut organisiertes Mahnwesen können Sie wieder besser Ihren Kerntätigkeiten nachgehen. Bilendo gibt Ihnen hierbei volle Kontrolle und detaillierten Überblick über den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Übergabe an ein Inkassoinstitut. Der automatisierte Prozess mit Bilendo lässt keine Frist verstreichen und sorgt somit für eine optimale Solvenz in Ihrem Unternehmen.


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