FAQ.

Häufig gestellte Fragen.

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Produkt

Bilendo ist der erste B2B-SaaS-Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des gesamten Mahnwesens. Der Self-Onboarding Service unter www.bilendo.de ist für alle Unternehmen sofort und ohne technische Einrichtung nutzbar. Bilendo hilft allen Nutzern bei der Optimierung des gesamten Debitoren-Managements und der Verwaltung der offenen Posten. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert via Schnittstelle oder Beleg-Erkennung alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen der Geschäftskonten automatisch mit ausgehenden Rechnungen ab, verschickt die gewünschten Dokumente wie Erinnerungen und Mahnungen per E-Mail sowie per Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge: Auf Wunsch geschieht das alles vollautomatisch.

Bilendo zu nutzen ist ganz einfach. Dazu müssen Sie sich lediglich auf https://www.bilendo.de/users/sign_up registrieren und schon kann es losgehen. Dabei sind die ersten 14 Tage kostenlos! Danach können Sie sich entscheiden, ob Sie das kostenlose Starter Paket, das Basic Paket (29 EUR/Monat), das Automatic Paket (99 EUR/Monat) oder das Enterprise Paket (249 EUR/Monat) wählen möchte. Selbstverständlich können Sie das Paket monatlich ändern oder kündigen.

Bilendo ist ein Service zur Automatisierung des gesamten Prozesses nach der Rechnungserstellung. Egal ob Sie mit einem Steuerberater arbeiten oder eine interne Buchhaltung beschäftigen, Sie schreiben die Rechnungen an Ihre Kunden auch weiterhin. Den Rest übernehmen wir für Sie. Dabei ist unser Service mit jeder IT-Lösung kompatibel. Sie können Ihre Software wie gewohnt weiterverwenden. Sie registrieren sich lediglich auf unserer Website und wählen die passende Anbindung. Ab dann werden die gestellten Rechnungen automatisch in unsere Plattform importiert. Zahlungseingänge werden überprüft und nötige Erinnerungen und Mahnungen versendet. Gegenüber Ihren Kunden werden wir nicht sichtbar, alles sieht aus, als käme es von Ihnen. Natürlich können Sie auch festlegen, ob der Kunde per E-Mail oder Post angeschrieben wird. Der automatische Mahnlauf arbeitet täglich und Sie werden regelmäßig über alle offenen Posten und anstehenden Aktionen informiert. So können Sie auch jederzeit eine Mahnung zurückhalten, wenn Sie Ihren Kunden zum Beispiel lieber persönlich sprechen wollen.

Bilendo übernimmt und automatisiert den gesamten Prozess ab der Rechnungserstellung. Dabei ist Bilendo eine Software as a Service-Plattform, also eine monatlich kündbare Mietlösung.

Rechnungen können auf verschiedene Arten importiert werden: entweder ganz bequem über Drag & Drop als PDF, als automatischer Rechnungsimport über Dropbox oder Google Drive, als automatisierte BCC-E-Mail oder über eine programmierte API. Sind Rechnungen importiert, ermittelt und speichert Bilendo alle wesentlichen Daten der Rechnung, wie z. B. Empfänger, Rechnungsbetrag oder Zahlungsziel in Ihrem Account. Ein Algorithmus sorgt anschließend dafür, dass insgesamt drei Mahnungen automatisiert an Ihren Kunden entweder per E-Mail oder per Post versendet werden. Dieser Algorithmus lässt sich dabei stark individualisieren: So können Sie unter anderem die Zeitabstände, Skonti, Texte und Designs der Mahnungen an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auch eingehende Zahlungen können über eine Schnittstelle mit unserem Partner figo, welcher eine Verbindung zu Ihrer Bank ermöglicht, direkt importiert werden. So haben Sie auf Bilendo Ihre offenen Posten in Echtzeit im Blick.

Sollte Ihr Kunde nach drei Mahnungen seine offenen Rechnungen noch nicht beglichen haben, haben Sie die Möglichkeit, den offenen Posten direkt an ein Inkassounternehmen weiterzuleiten. Selbstverständlich können Sie auch diesen Prozess vollautomatisch einbinden. Dabei können Sie den Inkassopartner und die jeweiligen Konditionen direkt in Bilendo bestimmen.

Sie können Bilendo in vielen Bereichen individualisieren, um den Service an Ihre persönlichen Anforderungen anzupassen. In den Grundeinstellungen können Sie zunächst allgemein einstellen, ob Sie einen automatischen Rechnungsversand, einen automatischen Mahnungsversand, einen automatisierten Zahlungsimport oder auch Skonti nutzen möchten.

Innerhalb des Mahnungs- und Rechnungsversands können Sie jeweils auswählen, ob die Mahnung per Post oder per E-Mail versendet werden soll. Ebenso ist auswählbar, ob kleine Vorschaubilder in der E-Mail angezeigt werden sollen. Im Bezug auf die Mahnung selbst können die Zeitfristen des automatisierten Versendens individuell festgelegt werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Ansprache (Du, Sie) und einen individuellen Betreff, Vortext und Nachtext zu definieren.

Das Design der E-Mails kann zudem durch ein eigenes Logo, Hintergrund- und Schriftfarben von Header und Footer sowie individuelle Inhalte der Footer angepasst werden.

In Bezug auf den Statusreport können Sie entscheiden, ob Sie täglich, wöchentlich oder monatlich von Bilendo auf den aktuellsten Stand gebracht werden möchten. Dabei lassen sich sowohl der Zeitpunkt der Benachrichtigung als auch die Empfänger festlegen.

Um alle Ihre E-Mails in Ihren eigenen Systemen zu verwalten, können diese ausgehende Rechnungen und Mahnungen per BCC E-Mails an Ihr Dokumenten-Management-System schicken.

Die aktuellen Pakete entnehmen Sie bitte der Seite Preise.

Selbstverständlich! Sie können Bilendo einfach parallel zu Ihrem Steuerberater nutzen. Bilendo arbeitet dabei völlig autark. Stellen Sie uns einfach Ihre Rechnungen zur Verfügung, aktivieren Sie bei Bedarf die automatische Zahlungskontrolle und überlassen Sie uns den Rest.

Selbstverständlich! Sie können Bilendo einfach parallel zu Ihrer aktuellen Finanzbuchhaltungssoftware nutzen. Bilendo arbeitet dabei völlig autark. Stellen Sie uns einfach Ihre Rechnungen zur Verfügung, aktivieren Sie bei Bedarf die automatische Zahlungskontrolle und überlassen Sie uns den Rest.

Bilendo ist für alle Unternehmen geeignet. Egal ob Sie 10 oder 10.000 Rechnungen im Moment versenden. Nutzen Sie unseren Vorteilsrechner, um zu prüfen, wie groß die Ersparnis für Sie in Ihrem Unternehmen ist. Unsere Experten helfen Ihnen bei der richtigen Konfiguration der Software.

Natürlich. Sie können auch nur einen Teil Ihrer Ausgangsrechnungen an Bilendo übermitteln. Den vollen Mehrwert entwickelt Bilendo allerdings dann, wenn Sie Ihre gesamten offenen Posten mit Bilendo verwalten.

Philosophie & Marke

Werte sind die Grundlage für jedes unternehmerische Handeln, auch bei Bilendo. Unsere Kernwerte haben wir als Vertrauen, Effizienz und Vision definiert.

Das Forderungsmanagement ist für viele ein sensibles Thema. Aus diesem Grund wird bei uns Vertrauen ganz großgeschrieben. Dazu zählen wir das Vertrauen zu unseren Kunden, denen wir die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Diskretion bieten, die im Forderungs-management gefordert sind. Aber auch das Vertrauen zu unseren Partnern, mit welchen wir ein faires und ehrliches Verhältnis auf Augenhöhe haben. Nicht zuletzt gilt das Vertrauen auch unseren Mitarbeitern, für die wir unsere Hand ins Feuer legen und die auf Bilendo als Arbeitgeber zählen können.

Effizienz ist uns sehr wichtig. Deshalb arbeiten wir täglich daran, unser Produkt zu optimieren und die ideale Lösung anbieten zu können. Dabei halten wir unser Produkt so umfangreich wie nötig, aber so schlank wie möglich, um eine maximale Nutzerfreundlichkeit zu erzeugen und Prozesse so schnell wie möglich zu gestalten.

Dabei sind wir modern und möchten das Forderungsmanagement der Zukunft erfinden. Unsere Aufgabe ist es, eingeschliffene Prozesse ständig zu überdenken und herauszufinden, was man besser machen kann. Dabei bedienen wir uns modernster Technologien, Methoden und Ansätze.

Sie sollen sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: Ihr Geschäft. Das komplette Mahnwesen übernehmen wir für Sie. Persönlich. Ehrlich. Stilvoll.

Bei Bilendo wird höchster Wert auf Persönlichkeit gelegt und Ihr Kunde als Mensch stets in den Mittelpunkt gestellt. Gerade bei einem heiklen Thema wie Forderungsmanagement ist dies besonders wichtig. Langfristige und vertrauensvolle Beziehungen können jedoch nur aufgebaut werden, wenn die wesentliche Grundlage dafür gegeben ist. Aus diesem Grund haben wir Ehrlichkeit in unseren Unternehmenswerten verankert und zu einer bedingungslosen Prämisse gemacht. Dabei ist uns ein stilvolles Auftreten sowie ein stilvoller Prozess besonders wichtig. Denn Mahnwesen ist ein Thema, dem man besser mit Stil begegnet.

Bilendo schlägt Brücken und schafft ein eigenes Ökosystem. Wir möchten eine Plattform sein, die weltweit Unternehmen, ihre Kunden und Inkassodienstleister zusammenbringt, um Forderungsmanagement so zu gestalten, wie es sein soll. Sie und Ihr Unternehmen sollen sich dabei um nichts kümmern müssen. Wir übernehmen das komplette Forderungs-management für Sie und sorgen dadurch für eine höhere Liquidität, geringere Prozesskosten, einen Überblick der offenen Posten in Echtzeit sowie eine verbesserte Zahlungsmoral Ihrer Kunden. Ihren Kunden ermöglichen wir dadurch einen persönlichen, ehrlichen und professionellen Umgang mit offenen Posten und tragen dadurch zu einer verbesserten Kundenbeziehung bei. Für Inkassounternehmen bieten wir die Möglichkeit, sich potenziellen Kunden professionell zu präsentieren und einen stetigen, standardisierten Auftragseingang zu erlangen.

Wir bei Bilendo möchten das Forderungsmanagement neu definieren. Dazu arbeiten wir jeden Tag daran, Ihr kompetentester und zuverlässigster Ansprechpartner im Bereich Mahnwesen zu werden. Wir tun alles dafür, unser Netzwerk stetig zu vergrößern, unser Produkt weiterzuentwickeln und unseren Service zu verbessern. Denn nur so können wir unser Ziel erreichen: der beste Ansprechpartner für Ihr Forderungsmanagement zu sein.

Vorteile

Ausgehenden Rechnungen werden von Bilendo automatisch mit den eingehenden Zahlungen verknüpft. Nur in Fällen, in denen diese Zuordnung nicht eindeutig ist, zeigt Ihnen Bilendo den offenen Posten und die möglicherweise dazu passenden eingegangen Zahlungen an. Diese optimal vorbereiteten Buchungen Ihrem Steuerberater zu übermitteln, hat den Vorteil, dass dieser Rechnungen und Zahlungen nicht erneut einander zuordnen muss und somit weniger Zeit für Ihre Vorgänge benötigt.

Ihrem Inkassounternehmen bietet Bilendo viele Vorteile. Zunächst können Sie sich neuen Kunden sehr prominent und exklusiv präsentieren. Denn wer Bilendo nutzt, ist in der Regel auch an einem Inkassopartner interessiert. Zudem bekommen Sie über eine Schnittstelle mit Bilendo sämtliche Informationen, die Sie benötigen, in einem standardisierten Format. Dabei erhalten Sie stets junge Forderungen, welche durch einen standardisierten und regelmäßigen Mahnprozess für einen regelmäßigen Auftragseingang sorgen. Nicht zuletzt können Sie dadurch auch die Inkassoquote Ihrer Bestandskunden erhöhen, falls diese ebenfalls Bilendo nutzen.

Möchten Sie Bilendo vertreiben, sorgen wir für steigende Umsätze. Denn Bilendo bietet ein einzigartiges Produkt, das ein starkes Wachstum hat und echten Mehrwert bietet. Zudem ist es das bisher einzige Produkt in seinem Bereich. Nicht umsonst setzten bereits andere Unternehmen wie die Commerzbank auf Bilendo im Firmenkundengeschäft.

Datenschutz

Ihre Daten werden in einem nach dem DIN ISO/IEC 27001 und PCI DSS 3.2-zertifizierten Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet. Ihre Daten werden dabei ausschließlich in Deutschland gespeichert. Bei der DIN ISO/IEC 27001 handelt es sich um eine international und in Deutschland anerkannte IT-Sicherheitsnorm.

Ihre Daten werden grundsätzlich über eine 256-Bit geschützte SSL-Verbindung übertragen und in unserem PCI DSS 3.2-zertifizierten Rechenzentrum gespeichert. Ihre Daten sind damit vor dem Zugriff Dritter geschützt. Damit wir sicherstellen können, dass Ihre Daten nicht über Ihren Account abgerufen werden können, stellen Sie bitte sicher, dass Sie ein sicheres und eindeutiges Passwort für den Zugriff auf Ihren Account verwenden. Verwenden Sie dieses Passwort nirgendwo anders und geben Sie es nicht weiter.

Bilendo arbeitetet mit ausgewählten und datenschutzrechtlich zertifizierten Partnern zur Verarbeitung der Daten. Eine aktuelle Übersicht der Partner entnehmen Sie der Datenschutzbestimmung.

Um Ihre Daten zu löschen, melden Sie sich an und wählen unter den Konto-Einstellungen den Link "Mein Konto Löschen". Beim Löschen Ihres Kontos entfernen wir alle Dokumente und Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bei Bilendo haben nur Administratoren Zugriff auf Ihre Daten. Zu den Administratoren gehören jeweils einzeln dazu berufene und zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeiter von Bilendo. Um einen guten Kundenservice zu gewährleisten, sind diese Administratoren in der Lage, einzelne Daten und Aktionen einzusehen und Ihnen bei der Nutzung der Software zu helfen.

Ja. Sie können Ihre Daten jederzeit per CSV aus dem System exportieren. Nutzen Sie dazu die CSV-Export-Funktion am Ende der tabellarischen Übersichtsseiten.

Module

Sobald eine Rechnung bei Bilendo eingeht, haben Sie die Möglichkeit, den Versand per E-Mail oder per Post zu wählen. Beim Versand per Post übernehmen wir für Sie den Druck der Rechnungen (einseitig, in Farbe und auf hochwertigem Papier), das Kuvertieren, das Porto und den Weg zum nächsten Postkasten. Rechnungen, die bis 15 Uhr eingehen, werden noch am selben Tag bei der Post abgegeben. Für den Versand von Rechnungen oder Mahnungen per Post entstehen Kosten von jeweils 0,90 € pro Rechnung/Mahnung. Beim Versand per E-Mail wird die Rechnung in Ihrem CI und mit Ihrem Logo sofort an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet und Ihnen entstehen keine zusätzlichen Kosten. Einen besonderen Vorteil bietet hierbei unsere kurze Zusammenfassung aller wichtiger Größen der Rechnung, zudem ist der E-Mail-Text individuell anpassbar.

Ja, Sie können unbegrenzt viele Rechnungen gleichzeitig bei Bilendo hochladen und versenden. Gerade am Monatsanfang oder Quartalsbeginn müssen häufig viele Rechnungen versendet werden. Hierfür gibt es kein Limit.

Nein, der tatsächliche Versand über Bilendo ist optional. Sie können diesen Punkt überspringen. Bilendo übernimmt dann den gesamten Prozess nach dem Rechnungsversand. Deaktivieren Sie dazu das Modul Rechnungsversand in Ihrem Konto.

Ja, Bilendo bietet die Möglichkeit, das Mahnwesen vollständig zu automatisieren. Aktivieren Sie dazu das Modul Automatischer Mahnungsversand. Sie behalten jedoch weiterhin die volle Kontrolle und können einzelne Mahnungen anpassen, verschieben oder stoppen. Die Planung des Mahnversands erfolgt über die Seite Mahnvorschau. Der Mahnprozess lässt sich auf Wunsch aber auch manuell steuern und perfekt individualisieren.

Nein, wir übernehmen die Erstellung der Mahnungen für Sie. Die nicht bezahlte Rechnung wird automatisch der von uns erstellten Mahnungen angehängt. In Ihrem Bilendo-Profil können Sie das Design aller Rechnungen und Mahnungen an Ihr CI anpassen und Ihr Logo hinterlegen.

Um die Ansprache Ihrer Kunden im Mahnprozess zu individualisieren und zu personalisieren, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Grundsätzlich können Sie den Mahnprozess unter Einstellungen für alle Kunden anpassen. Wenn Sie noch detailliertere Anpassungen vornehmen möchten, haben Sie zudem die Möglichkeit, die Ansprache und den Mahnprozess auf Kundenbasis zu steuern. Genauso können Sie jede einzelne Mahnung bei Bedarf individuell anpassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten Zahlungseingänge zu synchronisieren.

Über unsere Bilendo-Banking Schnittstelle können Sie Bilendo Leserechte auf Ihr Firmenkonto / Ihre Firmenkonten gewähren. In diesem Fall wird Bilendo von Ihrer Bank / Ihren Banken über eingehende Zahlungen auf diesem Konto / diesen Konten informiert. Das hat den Vorteil, dass Ihnen Bilendo einen tagesaktuellen Überblick über bezahlte oder noch offene Rechnungen geben kann, ohne dass Sie manuell jede Rechnung als bezahlt markieren müssen. Sie benötigen dazu nur Ihre Zugangsdaten zu Ihrem Online-Banking.

Über unseren Partner figo können Sie Bilendo optional Leserechte auf Ihr Firmenkonto / Ihre Firmenkonten gewähren. In diesem Fall wird Bilendo von Ihrer Bank / Ihren Banken ausschließlich über eingehende Zahlungen auf diesem Konto / diesen Konten informiert. Das hat den Vorteil, dass Ihnen Bilendo einen tagesaktuellen Überblick über bezahlte oder noch offene Rechnungen geben kann, ohne dass Sie manuell jede Rechnung als bezahlt markieren müssen. Sie benötigen dazu nur Ihre Zugangsdaten zu unserem Partner figo.

Einstellungen & Design

Im Bereich Einstellungen unter E-Mail Design haben Sie die Möglichkeit, eigene Footer-Inhalte zu aktivieren. Dadurch können Sie die E-Mails an Ihre Kunden noch weiter individualisieren. Bitte beachten Sie, dass die Footer-Inhalte durch Änderungen in den Unternehmensdaten automatisch angepasst werden - dies entfällt bei der Nutzung von eigenen Footer-Inhalten.

Technische Integration

Die Anbindung der API ist für technisch versierte Mitarbeiter einfach möglich. Alle dazu nötigen Informationen findet man unter developer.bilendo.de.

Selbstverständlich können Sie Bilendo in jeden bestehenden Prozess in Ihrem Unternehmen integrieren und an jedes existierende System anbinden. Die Dokumentation unserer REST-API finden Sie hier. Gerne passen wir unser System aber auch individuell an Ihre Bedürfnisse an. Bitte melden Sie sich dazu einfach bei uns unter [email protected]. Wir helfen Ihnen gerne bei der Integration!

Nein, das ist nicht zwingend notwendig. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht in einem Warenwirtschaftssystem erstellen, sondern beispielsweise Word nutzen, können Sie Ihre erstellten Rechnungen als PDF-Datei per Drag & Drop, per Dropbox-Ablage oder per Google Drive-Ablage zu Bilendo weiterleiten. Die verschiedenen Möglichkeiten finden Sie in Ihrem Bilendo-Profil unter Automatischer Rechnungsimport.

Hilfe & Support

Bei Fragen können Sie sich jederzeit telefonisch oder per E-Mail an uns wenden!

Tel.: +49 89 24413210 - 0 E-Mail: [email protected]

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