Der Order-to-Cash-Prozess ist einer der zentralen Vorgänge im Geschäftsalltag von Unternehmen, ganz selbstverständlich läuft er tagtäglich ab und sichert den Umsatz. Vom Auftrag bis hin zum finalen Zahlungseingang laufen eine ganze Reihe von Teilprozessen ab, die wie fein aufeinander abgestimmten Zahnräder eines Getriebes ineinander greifen, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Wie das bei einem großen Getriebe nun mal so ist, reichen ein paar kleine Unstimmigkeiten, und die ganze Maschinerie knirscht und stockt.
Hintergrund Order to Cash
Beim Order to Cash sind verschiedene Abteilungen involviert: Marketing, Auftragsmanagement, Produktion, Vertrieb, Fakturierung, Credit Management, Buchhaltung, Inkasso, Lagerhaltung usw. bis hin zum Kundenservice. Jede Abteilung arbeitet mit eigenen Zielsetzungen und eigenen Interessen, mit eigenen Tools und Kommunikationsmedien, mit eigenen Routinen und Methoden.
Diese Punkte machen die vielen kleinen Rädchen bzw. die Komplexität des ganzen Getriebes aus. Um die Komplexität in den Griff zu kriegen, ist viel manueller Aufwand notwendig, der wiederum Zeit und Geld kostet.
Eine Veröffentlichung der Boston Consulting Group belegt, dass der Einsatz einer Cloud-Plattform dabei hilft, den Order-to-Cash-Prozess zu optimieren, dass Einsparungen von bis zu 30 % und eine Umsatzsteigerung um bis zu 3 % möglich sind.
Klassische Probleme
Am Beispiel Debitorenmanagement als Teilbereich des Order to Cash lässt sich zeigen, worin die Komplexität begründet liegt, um im nächsten Schritt darzulegen, was Unternehmen dagegen tun können.
Mangelhafte interne Abstimmung
Klassischerweise bilden sich zwischen den im Wesentlichen betroffenen Abteilungen wie Buchhaltung und Vertrieb regelrechte Grabenkämpfe. Der Vertrieb soll offene Forderungen eintreiben, möchte aber bevorzugt neue Geschäfte eingehen. Für Kreditentscheidungen muss er unangenehm lange auf Rückmeldung aus der Buchhaltung warten, trifft diese also aus dem Bauch heraus oder auf Basis veralteter Daten (z. B. zum Zahlungsverhalten eines Kunden).
Die Buchhaltung dagegen fokussiert den zeitnahen Zahlungseingang, um das Debitorenrisiko so gering wie möglich zu halten. Sie liegt den Kollegen aus dem Vertrieb regelmäßig mit der Offene-Posten-Liste im Ohr, um festlegen zu können, welcher Kunde eine Mahnung erhalten soll und welcher berechtigte Gründe hatte, noch nicht zu zahlen.
Mangelnde Transparenz der Vorgänge
Was wurde von wem mit dem Kunden wann abgesprochen? Die Beantwortung dieser Frage hält beide Seiten, Vertrieb wie Buchhaltung, permanent auf Trab. Und kein ERP-System der Welt kann das umfänglich beantworten (vgl. z. B. die sehr unzureichende Klärungsnotiz im Buchungstext von SAP). Also wird zum Telefonhörer gegriffen, eine E-Mail verschickt, eine handschriftliche Notiz verfasst oder die Mahnung schon mal ausgedruckt und für die Freigabe durch Unternehmen gejagt. Aufwand und Zettelwirtschaft sind enorm.
Unzureichende Möglichkeit, einen Posten effektiv intern zu klären
Wenn Kollegen im Urlaub oder krank sind, ein Personalwechsel ansteht oder schlagartig ein großer Satz neuer Debitoren hinzu kommt, das Unternehmen womöglich über mehrere Standorte verfügt, die von einer zentralen Buchhaltung organisiert werden, ist das unüberschaubare Chaos komplett und die Mitarbeiter überlastet.
Mangelhafte Prozessabläufe
Angefangen bei der Risikobewertung über den Rechnungsversand bis hin zur internen Offene-Posten-Klärung mit finalem Mahnwesen sind viele manuelle Schritte und Kommunikationsschleifen notwendig, die die einzelnen Prozessschritte in die Länge ziehen und fehleranfällig machen.
Dadurch wird die Zeitspanne bis zum schlussendlichen Zahlungseingang immer größer, der DSO-Wert steigt, das Kapital ist im Forderungsprozess gebunden, die Liquidität reduziert und das Wachstum gehemmt.
Mangelhafte Aktualität aller Daten
Entscheidungen sollten nur auf Basis valider Daten getroffen werden. So bestimmt zum Beispiel das Zahlungsverhalten eines Kunden die mögliche Vergabe eines neuen Kreditlimits bzw. den Abschluss eines neuen Geschäftes mit ihm. Doch üblicherweise müssen diese Daten mühsam manuell zusammengetragen werden, weshalb sie nie topaktuell und damit aussagekräftig genug sind.
Und dann ist die Einsicht in diese Daten nicht ohne Weiteres möglich, sondern bedarf einer gesonderten Kommunikation, die wiederum personenabhängig ist.
Entlastung beim Order to Cash
Angewendete ERP-Systeme wie SAP können die beschriebenen Mängel nicht nur nicht lösen, sie vergrößern die Probleme sogar aufgrund ihrer fehlenden Flexibilität - und haben damit einen maßgeblichen Anteil an der Prozess-ausbremsenden Komplexität des Debitorenmanagements bzw. des Order-to-Cash-Prozesses.
Entlastung liefert eine von der Boston Consulting Group erwähnte Plattform - wie zum Beispiel Bilendo für das Debitorenmanagement.
Bilendo ist eine Cloud-Plattform, auf der Unternehmen alle Prozesse des Debitorenmanagements abbilden und zentral verwalten können. Dadurch wird die Komplexität der einzelnen Prozessschritte deutlich reduziert, der damit verbundene Aufwand abgebaut und sehr viel Zeit eingespart.
Durch die zentrale Abbildung aller Vorgänge und jeglicher Kommunikation werden Abläufe transparent und nachvollziehbar dargestellt. Medienbrüche bei der internen Abstimmung entfallen und Abteilungsgrenzen spielen keine Rolle mehr. Die Prozesse selbst laufen aufgrund von Workflows, die eigenständig konfiguriert werden können, selbstverständlich und personell unabhängig ab. Mahnungen gehen nicht mehr blockweise, sondern kontinuierlich raus, Zahlungen also schneller ein.
Beim Credit Scoring mit Bilendo werden externe wie interne Daten zu Kunden automatisch aktualisiert und das tatsächliche Risiko transparent in Form von Risikoklassen dargestellt. Alle Parameter zur Klassifizierung dieses Risikos können selbst eingestellt und jederzeit flexibel angepasst werden. Freigabeprozesse für die darauf basierenden Kreditlimite können auf Basis von Workflows konfiguriert werden.
Als Cloud-Software bietet Bilendo die Möglichkeit, alle Daten und Informationen sowie die interne Kommunikation von jedem Endgerät, zu jedem Zeitpunkt und von überall zu verwalten und zu nutzen. Bilendo fungiert als Add-on zur bestehenden ERP-Lösung, ist eine Erweiterung des debitorischen Nebenbuchs und lässt sich ohne großen IT-Aufwand implementieren.