Unsere Mahnvorlagen liefern Ihnen ein Schema, wie Sie den Mahnprozess mit den geratenen Eskalationsstufen effektiv gestalten. Da Kunde nicht gleich Kunde und Leistung nicht gleich Leistung ist, sind feine Unterschiede im Vorgehen zu beachten.

 

Kundentyp

Diese Mahnvorlage kommt infrage, wenn Ihr Kunde in etwa folgendem Vorbild entspricht:

  • B2C
  • kurzfristige Kundenbeziehung
  • einzelner Geschäftsabschluss


Beispiele für Ihre Leistung:
themenbezogene Kurse / Seminare (Fremdsprachen, Hobbys), private berufliche Weiterbildung, Coaching, Familienberatung, Rechtsberatung, Gutachter etc.

Wer: Mit einem Privatkunden, dem Sie einmalig einen Dienst geleistet haben, sollten Sie im Mahnprozess ganz direkt umgehen. Der ausbleibende Zahlungseingang ist für Sie ein Ärgernis, schließlich haben Sie Ihren Teil der Vereinbarung zuverlässig erfüllt.

Wie: An diesen Kunden bindet Sie keine dauerhafte Beziehung, der zügige Zahlungseingang steht im Mittelpunkt. Es spielt für Sie eine untergeordnete Rolle, ob sich der Kunde je wieder an Sie wendet. Bauen Sie also von Anfang an den notwendigen Druck auf und machen Sie unmissverständlich deutlich, dass Sie wissen, wie Sie zu Ihrem Geld kommen.

 

Zahlungserinnerung


Betreff 

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Da der Fokus auf dem zügigen Zahlungseingang liegt, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten.

 

Text

wir geben uns immer die größte Mühe, unsere Kunden zu ihrer vollsten Zufriedenheit zu bedienen, und haben auch von Ihnen nichts Gegenteiliges gehört. Deshalb sind wir ein wenig überrascht, dass Sie die beigefügte Rechnung vom [Datum] noch nicht überwiesen haben.

Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag zur beigefügten Rechnung vom [Datum] zeitnah auf unser Konto.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Nach § 288 BGB sind Sie im Verzugsfalle schadenersatzpflichtig und wir sind berechtigt, Verzugszinsen zu erheben, und außerdem ab der ersten Mahnung Mahngebühren zu berechnen. Geht Ihre Zahlung jedoch innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diese als Zeichen unserer Wertschätzung.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch.

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie

[Vor- und Zuname]

 

Erste Mahnung


Betreff
 

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge 

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten.

 

Text

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] haben Sie o. g. Rechnung noch nicht beglichen. Wir müssen Sie nun mit aller Bestimmtheit dazu auffordern, den fälligen Betrag zzgl. Mahngebühren in Höhe von X,- EUR und zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR innerhalb der nächsten 5 Tage zu überweisen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

 

Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] X,- €
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen XX,- EUR
(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Holen Sie doch bitte die Überweisung innerhalb der nächsten 5 Tage nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname|

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten

 

Finale Mahnung


Betreff
 

Letzte Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten.

 

Text 

weder unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch unsere Mahnung vom [Datum] konnten Sie zur Zahlung bewegen. Wir bedauern es sehr, dass Sie das von uns entgegengebrachte Vertrauen nicht durch zuverlässige Zahlung erwidern. Für den verursachten Mehraufwand erlauben wir uns, erneut Mahngebühren in Höhe von X,- EUR und Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR zu berechnen.

Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] XX,- EUR
Mahngebühren vom [...] X,- EUR
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen für den Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX. und XX.XX. bis XX.XX. XX,- EUR

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Wenn möglich, möchten wir auf ein gerichtliches Mahnverfahren verzichten. Deshalb bitten wir Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten 3 Tage zu bezahlen.

1. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten. Bedenken Sie die dadurch mögliche Herabsetzung Ihrer Kreditwürdigkeit.

Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Inkasso)

2. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen.


Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Rechtsanwalt)

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist eine formelle Grußformel ratsam.