Gastfreund

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“Wesentlicher Vorteil bei Bilendo ist neben der Übersichtlichkeit und der Funktionalität vor allem der automatische Versand per Post. Das spart unheimlich viel Zeit. Als Kunde von Bilendo sind wir sehr zufrieden und finden das Produkt sowie die Betreuung hervorragend. “

Daniel Schulze
Leiter Finanzen & Organisation



Success Story

Gastfreund

Kunde seit 2016 • www.gastfreund.de

Wer ist Gastfreund?

Was ist Ihnen bei Ihrer Kundenkommunikation allgemein wichtig?

Wichtig ist uns in Sachen Kundenkommunikation vor allem Ehrlichkeit und – wie das Herz in unserem Logo verrät - Herzlichkeit. Unsere Kunden sollen immer wissen, woran Sie bei uns sind. Unser Auftreten ist dabei stets verbindlich, professionell und jederzeit freundlich. Deadlines und Termine werden strikt eingehalten, die Kommunikation läuft nahezu auf freundschaftlicher Ebene ab. Die verschiedenen Themen und Dinge, die zu besprechen sind, gehen wir lösungsorientiert und zeitnah an. Unser Service-Team ist umfassend für unsere Kunden über verschieden Medien erreichbar: vom Telefon, über E-Mail bis hin zur Chat-Funktionen sind wir stets für unsere Kunden da. Auch das Thema „Transparenz“ wird groß geschrieben: Prozessabläufe sind bei uns abteilungsübergreifend nachvollziehbar und standardisiert.

Was tun Sie, um eine gute Kommunikation zu Ihren Kunden zu pflegen?

Wichtig ist uns ganz allgemein gesprochen das „aktive Bestandskundenmanagement“. Für uns ist es selbstverständlich, regelmäßig mit unseren Kunden im Kontakt zu sein und direkt zu kommunizieren, häufig per Telefon und per Mail, teilweise aber natürlich auch persönlich. Außerdem haben wir eine eigene Service-Redaktion mit Beratung und Support, worüber sich unseren Kunden jederzeit melden können. Der durch die Nutzung unseres Services einhergehende Mehrwert wird durch kundenindividuelle Reportings dargestellt.

Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang: Wie sah der Prozess früher in Ihrem Unternehmen aus?

Rechnungen wurden nach Eingabe durch den Vertrieb vom System automatisch generiert und automatisch per E-Mail versendet. Wurde eine Rechnung bezahlt, wurde diese händisch auf „bezahlt“ gestellt. Wurde die Rechnung nicht bezahlt, wurden Mahnungen mit händischem Aufwand erstellt und per Post versendet.

In welchen Abständen haben Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt und wie wurden diese angefertigt?

Zahlungserinnerungen und Mahnungen wurden nur in unregelmäßigen Zeitabständen erstellt. Angefertigt wurden sie bisher in Microsoft Word über eine Vorlage. Der Prozess war jedoch mit erheblichem händischem Aufwand verbunden und damit ineffizient. Wesentlicher Vorteil bei Bilendo ist, neben der Übersichtlichkeit und der Funktionalität, vor allem der automatische Versand per Post. Das spart uns unheimlich viel Zeit.

Wie viele Personen sind in Ihrem Unternehmen mit der Beobachtung des Zahlungsverkehrs und dem Mahnwesen betraut?

Eine Person.

Welche anderen Aufgaben übernehmen diese Personen darüber hinaus?

Neben der Buchhaltung noch organisatorische Aufgaben, also allgemein Assistenz. Seit wir auf Bilendo umgestiegen sind, ist dafür jetzt mehr Zeit.