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Success Story:
Porsche Inter Auto

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Die Porsche Inter Auto ist teil der Porsche Holding Salzburg. Porsche Holding Salzburg ist das größte Automobilhandelsunternehmen in Europa, tätig in 22 europäischen Ländern sowie in Kolumbien, Chile, China, Malaysia, Singapur, Brunei und Japan. Heute vertritt die Porsche Holding Salzburg die Marken des Volkswagen Konzerns sowohl im Großhandel (Importeur) als auch im Einzelhandel (Händler) und im After Sales Geschäft (Service). Zusätzlich deckt sie mit dem Ersatzteilevertrieb, den Finanzdienstleistungen rund um das Automobil sowie mit einer eigenen IT-Systementwicklung das gesamte Spektrum im Automobilhandel ab.

Seit März 2011 ist die Porsche Holding Salzburg eine 100%-Tochter der Volkswagen AG und bringt ihr jahrzehntelanges Know-how im Autogeschäft in den weltweiten Vertrieb des Volkswagen Konzerns ein. Mit Ende 2019 sind rund 31.900 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt, die mehr als 763.300 Neuwagen verkaufen und einen Umsatz von 22,2 Milliarden Euro erwirtschaften.

Ausgangssituation

Die Porsche Inter Auto nutzt verschiedene On-premise und Cloud-basierte Softwarelösungen zur Durchführung von Prozessen in den Bereichen Debitorenmanagement, Forderungsmanagement, Mahnwesen und Inkasso-Steuerung. Die Softwarelandschaft bei Porsche Inter Auto ist durchweg gut organisiert und Prozesse weitgehend automatisiert. Trotzdem existieren verschiedene Medienbrüche, manuelle Prozesse und damit verbundene Ineffizienzen im Reporting, in der Regelmäßigkeit der Durchführung der Prozesse und in der Fehleranfälligkeit und Skalierbarkeit der Arbeit. Porsche Inter Auto beschäftigt über 30 Debitorenbuchhalter alleine im Start-Markt Österreich und koordiniert die debitorischen Prozesse mit einigen hundert Mitarbeitern in der Kundenbetreuung dem Vertrieb sowie der Fachabteilung Finanzen und Rechnungswesen. Die Kunden von Porsche Inter Auto sind extrem vielseitig, angefangen vom Konzern über große Geschäftskunden bis hin zu Privatpersonen / Verbrauchern. Die Prozesse sind entsprechend auf diese Kunden abgestimmt. Die Kommunikation erfolgt in der Sprache der Kunden und in der Währung des jeweiligen Marktes.

Motivation & Anforderung
Die Motivation zur Optimierung der debitorischen Prozesse war vielfältig und stark durch das Engagement der Fachabteilung geprägt. Primär war das Ziel, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Ressourcen einzusparen. Durch die Erhöhung der Effizienz sollte der in den letzten Jahren stark gestiegene Arbeitsdruck im Finanzbereich reduziert und so ein skalierbarer und weniger fehleranfälliger Prozess implementiert werden. Der neue Prozess sollte nicht nur günstiger und schneller sein, sondern den Mitarbeitern der Fachabteilungen und betroffenen Mitarbeitern im Vertrieb und der Kundenbetreuung gleichzeitig leicht von der Hand gehen und die tägliche Arbeit mit Kunden unterstützen.

Gesucht wurden moderne Anwendungen aus den Bereichen Credit Management, Debitorenmanagement und Forderungsmanagement. Porsche Inter Auto hatte die Anforderung, dass der Business Case zur Einführung der Lösung sich innerhalb von 24 Monaten selbst trägt und weitere positive Effekte ausgelöst werden (Verkürzung der DSO, weniger gebundenes Kapital etc.).

Umfang & Implementierung
Um das Risiko einer langwierigen und ggf. nicht erfolgreichen Implementierung einzuschränken, hat Porsche Inter Auto Bilendo mit einem Proof-of-Concept beauftragt. Zu Beginn des POC wurden alle Anforderungen mit der Fachabteilung abgestimmt und mögliche Lösungen vorgeschlagen. Bilendo hat in diesem Zusammenhang die komplette Projektierung übernommen und die Fachkonzepte erstellt und mit allen betroffenen Projektteilnehmern abgestimmt. Ziel des POC war es, die Implementierung zu testen und dabei wenige Ressourcen aus der Fachabteilung und möglichst keine IT-Ressourcen von Porsche Inter Auto zu binden. In regelmäßigen Abständen wurden Zwischenstände, Fragen und Arbeitsergebnisse präsentiert. Nach 12 Monaten hat Bilendo die Lösung für den Start in der Produktionsumgebung übergeben und die Nutzen aus dem Fachbereich im Umgang mit der Plattform abschließend eingewiesen. Während des gesamten Projekts gab es einen festen Ansprechpartner, der für Rückfragen & Feedback erreichbar war.



“In den letzten 20 Jahren habe ich noch nie mit einem IT-Dienstleister gearbeitet, der unsere Probleme so gut verstanden hat, dessen Fachkonzepte von so hoher Qualität und dessen Lösungskompetenz so hoch war. Das Projekt hat dem gesamten Team große Freude bereitet.”

Michael Bründl, Porsche Inter Auto

Leitung Finanzen und Controlling West Österreich

Ausblick
Mit Implementierung der Credit Management Plattform Bilendo sollen bereits wenige Wochen nach Einführung die Auswirkungen der automatisierten Prozesse spürbar werden. Ziel ist es, die Anzahl der Rückfragen von Kunden zu reduzieren, die durchschnittliche Zeit zur Zahlung von Rechnungen zu senken und den Aufwand zur Rücksprache mit Kollegen drastisch zu reduzieren. Die Mitarbeiter in der Fachabteilung sind schon jetzt stolz darauf, ein Leuchtturmprojekt der Digitalisierung im Unternehmen begleiten zu können. Langfristig geht es Porsche Inter Auto darum, den DSO um bis zu 20 % zu reduzieren, die Debitorenlaufzeit zu optimieren und damit einhergehend das im Debitorenprozess gebundene Kapital zu reduzieren. Gleichermaßen sollen allgemeine Kreditrisiken gesenkt, die Rentabilität gesichert und die Reporting-Fähigkeiten gegenüber dem Finanzmanagement erhöht werden. Insgesamt geht es Porsche Inter Auto darum, Kreditrisiken zu erkennen und diese Informationen bewusst in die Steuerung des Unternehmenswachstums einzubinden.