Graph shape

Zurück zum blog

Aufbewahrungsfrist bei Dokumenten - alles, was Sie wissen müssen

Thumb judith koeniger

Judith Königer am 27.06.2018

Im Unternehmensalltag fallen eine Menge Unterlagen an: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenzen verschiedenster Art, Sie führen ein Handelsbuch, erstellen Inventare etc. pp. Fragen Sie sich nicht auch manchmal, wie lange Sie das alles aufbewahren sollen und wie es mit der Aufbewahrungsfrist aussieht? Was genau Sie aufbewahren müssen? Und was es sonst noch zu beachten gilt?

Durch die im Folgenden beschriebenen Verpflichtungen wird sichergestellt, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht.

522-Aufbewahrungsfrist-bei-Dokumenten

Fristen für die Aufbewahrung

Die wichtigste Pflicht betrifft die Dauer der Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Regelungen hierzu finden Sie an vielfacher Stelle, im Steuerrecht § 147 (Abgabeordnung), im Handelsgesetzbuch (§ 257), im Arbeitsrecht, in der Sozialversicherung oder in Bezug auf Themen wie die Produkthaftung – um nur einige wichtige zu nennen.

Rechnen Sie mit Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Als Faustregel können Sie sich merken:

  • 6 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die einen aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben (insbesondere gesendete und empfangene Handelsbriefe).
  • 10 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben (z. B. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare, Buchungsbelege usw.).

Art der Dokumente

Aufbewahrungsfristen gelten besonders für:

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen (Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher bzw. Konten bei der doppelten Buchführung)
  • Inventare (die regelmäßigen Bestandsaufnahmen über Vermögensgegenstände)
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz mit Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (jegliche Kommunikation und Korrespondenz, die das Geschäft zum Inhalt hat)
  • Buchungsbelege/Quittungen
  • Unterlagen für die Zollanmeldung
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Weitere Pflichten bei der Aufbewahrung von Dokumenten

1. Geordnete Aufbewahrung

Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass wichtige Dokumente geordnet aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass Sie

  • die Unterlagen jederzeit auffinden,
  • deren Authentizität jederzeit nachweisen können und
  • dass diese immer lesbar sind.

2. Art der Aufbewahrung

Für die Art der Aufbewahrung gilt:

  • als Originale oder als zulässige Wiedergaben = originalgetreue Übertragungen (s. u.)
  • ausreichend geschützt vor äußeren Einflüssen

3. Ort der Aufbewahrung

Was vielen nicht bewusst, heutzutage aber gar nicht so selbstverständlich ist: Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind in Deutschland aufzubewahren. Brisant wird dieser Punkt bei der Nutzung von Cloud-Diensten.

Wenn Sie einen schriftlichen Antrag bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde stellen, kann diese Ihnen eine Genehmigung für die Speicherung elektronischer Unterlagen im Ausland erstellen.

Aufbewahrung elektronischer Dokumente

Für elektronische Dokumente müssen Sie die gleichen Pflichten, also auch Fristen beachten wie für solche in Papierform. Das Format der Speicherung ist nicht vorgeschrieben, allerdings muss für Behörden die Überprüfung der Daten jederzeit möglich sein.

Beachten Sie aber: Medienbrüche sind nicht erlaubt! Das Ausdrucken einer ursprünglich digitalen Rechnung und anschließende Löschen des Originals ist unzulässig.

Zulässig sind jedoch eingescannte Papierrechnungen (die oben bereits erwähnten „originalgetreue bildliche Wiedergabe“). Zu empfehlen ist, die Originale dennoch aufzubewahren.

Mehr zum Thema E-Rechnungen können Sie in unserem Blogartikel nachlesen.

Strafe bei Verstoß

Ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, ob Sie Selbstständiger, Kleinunternehmer, CEO eines Start-ups oder aus dem Bereich der KMU sind – die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten geht Sie immer an. Verstöße entsprechen der Nichterfüllung der Buchführungspflicht und es drohen empfindliche Strafen. Vom Vorwurf der Ordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis hin zum Vorwurf der Steuerhinterziehung mit Haftstrafe ist alles drin.

Es ist also dringend zu raten, nach Projektabschluss nicht einfach zum nächsten Thema überzugehen, sondern Aufbewahrungsfristen und die damit verbundenen Pflichten gewissenhaft zu beachten.

Fazit

Entstehende Dokumente, schriftlich wie elektronisch, spielen bei Ihrer Unternehmensführung eine wichtige Rolle. Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein – auch Jahre später noch. Ein gewissenhafter Umgang im Sinne der oben beschriebenen Pflichten ist also dringend erforderlich, damit Sie juristisch immer auf der sicheren Seite sind.

Passende Themen

Debitorenbuchhaltung

3 Min.

Vorsteuerabzug bei der E-Rechnung

Helena Loos
Helena Loos

05.04.2018

Outputmanagement

3 Min.

Was ist Outputmanagement?

Helena Loos
Helena Loos

21.06.2018

Beratung anfordern

Wir führen Sie gerne in Rahmen einer kurzen Beratung durch die Software und informieren Sie über unsere Produkte.

Sie wollen Bilendo kostenlos testen?

Nutzen Sie die 14-tägige Testphase bei Bilendo, um sich ein gesamtheitliches Bild zu schaffen.