Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?

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Fehlerhafte Rechnungen sind etwas, mit dem Sie rechnen sollten. Fehlerhafte Rechnungen sind etwas, mit dem Sie rechnen sollten.

Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung gestellt - und plötzlich fällt auf: Einige Angaben auf der Rechnung sind falsch oder fehlen ganz! Wie soll man in diesem Fall vorgehen?

Wenn schon Rechnung, dann richtig

Wer zur Rechnungsstellung verpflichtet ist, muss dabei natürlich einige Vorgaben bezüglich Inhalt und Formalitäten berücksichtigen, die im Umsatzsteuergesetz klar geregelt sind.

Hier steht auch geschrieben, dass sämtliche Angaben in der Rechnung vollständig und richtig sein müssen. Der Rechnungssteller ist also verpflichtet, sämtliche Angaben gewissenhaft zu dokumentieren. Nach Rechnungseingang ist es Aufgabe des Rechnungsempfängers, alle in der Rechnung gemachten Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen.

Zwingend erforderliche Angaben sind:

  • Vollständiger Name sowie die Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
  • Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Bezeichnung und Umfang der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung oder Anzahlung
  • Entgelt für die Leistung
  • Anzuwendender Steuersatz und der berechnete Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers

Von einigen Ausnahmen abgesehen muss eine Rechnung in der Regel innerhalb von 6 Monaten ab Leistung gestellt werden.

Irren ist menschlich und so ist es wenig verwunderlich, dass - selbst bei größter Sorgfalt - immer wieder Fehler auftauchen.

Wann ist eine Rechnungskorrektur notwendig?

Reine Tippfehler machen eine Rechnungskorrektur noch nicht nötig, solange alle Pflichtangaben einwandfrei identifizierbar sind.

Durch falsche Pflichtangaben wird die Rechnung jedoch unkorrekt und der Leistungsempfänger verliert die Berechtigung zum Vorsteuerabzug - in diesem Fall muss eine Korrektur vorgenommen werden.

Nach der Reklamation der fehlerhaften Rechnung muss der Rechnungssteller liefern:

  • Ein vom Rechnungssteller verfasstes Berichtigungsdokument, das eindeutigen Bezug auf die Ursprungsrechnung nimmt, genügt.
  • Wurde ein falscher Rechnungsbetrag bereits verbucht, ist eine Stornierung und Neuausstellung der Rechnung unvermeidbar - ansonsten muss der Leistungsempfänger womöglich eine zu hohe Umsatzsteuer bezahlen.

Fazit

“Ordnung muss sein!” Gerade in der Buchhaltung gilt dieser Satz ganz besonders - denn jeder Zahlendreher kann zeitaufwendige und durchaus lästige Konsequenzen nach sich ziehen, die sich durch eine sorgfältige Arbeitsweise vermeiden lassen. Rechnungsempfänger sollten eingehende Rechnungen deshalb besonders aufmerksam prüfen, denn vier Augen erkennen fehlerhafte Angaben besser als zwei.


Thema: . Tags: Forderungsmanagement, Zahlungsmoral, Buchhaltung, Debitorenmanagement, Finanzbuchhaltung

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