Bei der Erstellung einer korrekten Rechnung sollten Sie inhaltliche und formale Fehler unbedingt vermeiden, um vor Gericht nicht das Nachsehen zu haben – trotz aller Richtigkeit Ihres Anspruchs. Dafür müssen natürlich einige Vorgaben bezüglich Inhalt und Formalitäten berücksichtigt werden, die im Umsatzsteuergesetz klar geregelt sind.

Hier steht auch geschrieben, dass sämtliche Angaben in der Rechnung vollständig und richtig sein müssen. Der Rechnungssteller ist also verpflichtet, sämtliche Angaben gewissenhaft zu dokumentieren. Nach Rechnungseingang ist es Aufgabe des Rechnungsempfängers, alle in der Rechnung gemachten Angaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen.

 

Zwingend erforderliche Angaben

  • Vollständiger Name sowie die Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers

  • Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

  • Fortlaufende Rechnungsnummer

  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Bezeichnung und Umfang der erbrachten Leistung

  • Zeitpunkt der Leistung oder Anzahlung

  • Entgelt für die Leistung

  • Anzuwendender Steuersatz und der berechnete Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung

  • Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers

Irren ist menschlich und so ist es wenig verwunderlich, dass - selbst bei größter Sorgfalt - immer wieder Fehler auftauchen. Doch was tun, wenn im Nachhinein ein Fehler entdeckt wird?

 

Rechnungskorrekturen

Reine Tippfehler machen eine Rechnungskorrektur noch nicht nötig, solange alle Pflichtangaben einwandfrei identifizierbar sind. Durch falsche Pflichtangaben wird die Rechnung jedoch unkorrekt und der Leistungsempfänger verliert die Berechtigung zum Vorsteuerabzug - in diesem Fall muss eine Korrektur vorgenommen werden. 

Nach der Reklamation der fehlerhaften Rechnung muss der Rechnungssteller liefern:

  • Ein vom Rechnungssteller verfasstes Berichtigungsdokument, das eindeutigen Bezug auf die Ursprungsrechnung nimmt, genügt.

  • Wurde ein falscher Rechnungsbetrag bereits verbucht, ist eine Stornierung und Neuausstellung der Rechnung unvermeidbar - ansonsten muss der Leistungsempfänger womöglich eine zu hohe Umsatzsteuer bezahlen.

Um solche Fehler zu verhindern, gibt es bestimmte Richtlinien, an die man sich bei der Erstellung einer korrekten Rechnung immer halten sollte. Wir haben hierfür die wichtigsten sechs Punkte bei der Rechnungserstellung zusammengefasst.

 

Faustregeln für korrekte Rechnungen

1. Prüffähigkeit

Ihre Rechnung muss prüffähig sein (§ 14 UStG), es müssen also eine Reihe von Pflichtangaben gemacht werden.

2. Rechnungsversand

Verschicken Sie Ihre Rechnung unmittelbar nach erbrachter Leistung bzw. Lieferung und trödeln Sie nicht. Ihr Kunde könnte sonst annehmen, Sie hätten es nicht eilig mit dem Zahlungseingang.

3. Kundenanschrift

Achten Sie von Anfang an auf die Vollständigkeit der Stammdaten, ermitteln Sie diese am besten schon bei Angebotserstellung, spätestens beim Vertragsabschluss. So sichern Sie sich Kontaktmöglichkeiten auf verschiedenen Kanälen und einen bzw. mehrere direkte Ansprechpartner.

4. Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was Sie geleistet bzw. geliefert haben. Bereits geleistete Anzahlungen müssen Sie abrechnen und vermerken.

5. Zahlungskonditionen

Legen Sie am besten schon bei Vertragsabschluss die Zahlungskonditionen fest. Darauf können Sie sich im Fall der Fälle berufen und Ihr Kunde kann sich nicht herausreden.

6. Fristen

§ 286 BGB Verzug des Schuldners: Generell gilt die 30-Tage-Frist, offene Rechnungen müssen also innerhalb dieser Zeit beglichen werden. B2B können Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde darüber Bescheid weiß. B2C sind Sie verpflichtet, Ihren Kunden darauf aufmerksam zu machen (§ 286 (3) BGB).

 

Prüffähige Rechnungen

Mangelt es an der Prüffähigkeit in der Schlussrechnung kann dies im Härtefall dazu führen, dass Sie nur deshalb vor Gericht den Kürzeren ziehen. Die Folgen sind klar: Sie bleiben auf den Kosten sitzen. Umso wichtiger ist es, die Rechnung juristisch wasserdicht aufzubauen und allen Kriterien von Beginn an gerecht zu werden.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, haben wir für Sie alle Punkte einer prüffähigen Rechnung nachstehend zusammengefasst.

1. Absender

Der Absender beinhaltet alle handelsrechtlich notwendigen Angaben (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, §80 AktG):

a. Name der Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr."

b. Geschäftsführer (einer GmbH)

c. Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)

d. Vollständige Anschrift

e. Registergericht

f. Nummer der Firma im Handelsregister


2. Kundenanschrift

Sind die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig, kann das dazu führen, dass die Rechnung wieder zu Ihnen zurückkommt, ohne dass Ihr Kunde davon Kenntnis nehmen konnte. Das hat zur Folge, dass Sie den Prozess erneut anstoßen, und wichtiger, dass Sie noch länger auf Ihr wohlverdientes Geld warten müssen. Um das zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Kundendaten achten, bevor Sie die Rechnung versenden.

3. Rechnungsdatum

Sie sind dazu verpflichtet, das Rechnungs-, Liefer oder Leistungsdatums auf jeder Rechnung anzugeben. Andernfalls riskieren Sie den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden. Darüber hinaus müssen die Datumsangabe (Formatierung) zulässig und die Rechnungslegung logisch und nachvollziehbar sein.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Angabe der fortlaufenden Rechnungsnummer ermöglicht sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen eine klare Zuordbarkeit. Unser Tipp: Vergeben Sie die Rechnungsnummer nur einmalig, da es sonst zu Problemen in der Zahlungszuweisung oder im Mahnprozess kommen kann.
Zusätzlich sollte man vermeiden, dass sich Rechnungsnummer mit anderen Belegnummern wie der kaufmännischen Gutschrift, Angebots- oder der Kundennummer überschneidet. Setzen Sie beispielsweise eine Kürzel wie RE-252525 vor die Rechnungsnummer oder beginnen Sie die Rechnungsnummer immer mit dem jeweiligen Leistungsjahr wie 2019-252525.

5. Liefer - bzw. Leistungsbeschreibung

Die exakte Menge und Bezeichnung bei Lieferungen oder die Art und der Umfang bei Leistungen sollte in keiner Rechnung fehlen.

6. Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was geleistet bzw. geliefert wurde. Achten Sie darauf, dass bereits geleistete Anzahlungen abgerechnet und vermerkt werden müssen.

7. Nettobetrag

Geben Sie immer den Nettobetrag, sprich die Summe ohne der gesetzlichen Mehrwertsteuer, in der Rechnung mit an.

8. Separater Mehrwertsteuerausweis

Prüfen Sie, ob und welchen Mehrwertsteuersatz in Ihrem Fall anzugeben ist.

9. Bruttobetrag

Der tatsächliche Rechnungsbetrag inklusive der entsprechenden Mehrwertsteuer ist als sogenannter Bruttobetrag aufzuführen.

10. Bankverbindung

Damit sich Zahlungen nicht unnötig verzögern, geben Sie Ihre vollständigen Kontodaten mit an.

11. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Der Vollständigkeit halber, darf die Angabe Ihrer Steuer-ID nicht fehlen.

12. Bestellnummer des Kunden

Die Bestell- oder Kundennummer ist eine wichtige Referenz, sowohl für den Kaufprozess als auch für den anschließenden Support.

13. Zahlungskonditionen (optional)

Sind besondere Zahlungskonditionen mit Ihrem Kunden vereinbart worden, sollten Sie diese nochmal in der Rechnung verständlich aufführen.

14. Fristangabe

Geben Sie an, bis wann Sie die Begleichung der Rechnung erwarten. Das gibt sowohl Ihrem Kunden als auch Ihnen einen klaren Rahmen und stellt unmissverständlich dar, ab wann sich Ihr Kunde im Verzug befindet. Arbeiten Sie B2B ohnehin mit der 30-Tage-Frist, kann die Fristangabe auch entfallen. 

15. Rabattvereinbarungen oder Skonto-Zugeständnisse (optional)

Haben Sie eine Rabattvereinbarung mit dem Kunden getroffen, sollten Sie die spezifischen Konditionen in der Rechnung aufführen. Gleiches gilt, wenn Sie Ihren Kunden Skonto gewähren. Geben Sie hierfür die Höhe des Skontoabzuges in Prozent an und den Zeitraum bis wann die Rechnung beglichen sein muss, damit der Skontoabzug gewährt wird.

16. Eigentumsvorbehalt (optional)

Im Warenverkehr ist das Heranziehen des Eigentumsvorbehaltes als Kreditsicherungsmittel durchaus üblich (§449 BGB). Ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, gilt es zu überprüfen.

17. Hinweis auf AGB

Verweisen Sie ebenfalls in Ihrer Rechnung auf Ihre AGB.

 

In unseren Vorlagen finden Sie eine Musterrechnung, die Ihnen veranschaulicht, wie eine prüffähige Rechnung aussehen könnte.


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Management Summary

  • "Ordnung muss sein!" - Gerade in der Buchhaltung.

  • Jeder Zahlendreher kann zeit- und kostenintensive Konsequenzen nach sich ziehen.

  • Rechnungssteller und -empfänger sollten Rechnungen besonders aufmerksam prüfen, denn vier Augen erkennen fehlerhafte Angaben besser als zwei.

  • Mit den richtigen Faustregeln gelingt das Erstellen einer korrekten Rechnung.

  • Mit prüffähigen Rechnungen halten Sie sich selbst vor Gericht den Rücken frei.