Unsere Mahnvorlagen liefern Ihnen ein Schema, wie Sie den Mahnprozess mit den geratenen Eskalationsstufen effektiv gestalten. Da Kunde nicht gleich Kunde und Leistung nicht gleich Leistung ist, sind feine Unterschiede im Vorgehen zu beachten.

 

Kundentyp

Diese Mahnvorlage kommt infrage, wenn Ihr Kunde in etwa folgendem Vorbild entspricht:

  • B2B
  • kurzfristige Kundenbeziehung
  • vereinzelter Geschäftsabschluss

Beispiele für Ihre Leistung: Gründerberatung, Unternehmensberatung, Personalvermittlung und -beratung, branchenspezifische Fachberatung, Mitarbeiterschulungen, Coaching, Fortbildung etc.

Wer: An diesen Geschäftskunden bindet Sie keine dauerhafte Kundenbeziehung, Ihre Zusammenarbeit besteht in einer einmaligen Leistung. Im Mittelpunkt steht also der zügige Zahlungseingang und entsprechend direkt treten Sie auf. Da für die Zukunft nicht ausgeschlossen ist, dass Sie eventuell doch noch einmal zusammenarbeiten, ist es ratsam, nicht nur Scherben und Trümmer zu hinterlassen.

Wie: Bauen Sie in den einzelnen Eskalationsstufen höflich, aber bestimmt Druck auf und machen Sie deutlich, dass Sie wissen, wie Sie zu Ihrem Recht kommen. Signalisieren Sie permanente Gesprächsbereitschaft.

 

Die Zahlungserinnerung


Betreff 

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,

alternativ:

Hallo XY, Liebe/r XY, 

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Text 

in der Hektik des Alltags geht das eine oder andere schon mal unter, eine Rechnung zum Beispiel. Kann ja mal passieren. Trotzdem würden wir das Geld gerne so bald wie möglich auf unserem Konto sehen.

 

Nachtext 

Wir erwarten Ihre Zahlung zur beigefügten Rechnung vom [Datum] innerhalb der nächsten 5 Tage.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Wie Sie wissen, sind wir nach § 288 BGB im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Zahlung innerhalb der nächsten 5 Tage auf unserem Konto ein, nehmen wir von dieser Maßnahme noch einmal Abstand.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch.

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

 

Rückrufangebot & Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie

[Vor- und Zuname]

 

Die erste Mahnung 


Betreff
 

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten

 

Text 

leider haben wir auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch keine Antwort von Ihnen erhalten. Das ist für uns ärgerlich und bedeutet unangenehmen Mehraufwand. Wir erlauben uns hierfür Mahngebühren in Höhe von X,- EUR zu berechnen und zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Wie Sie wissen, sind wir nach § 288 BGB im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Zahlung innerhalb der nächsten 5 Tage auf unserem Konto ein, nehmen wir von dieser Maßnahme noch einmal Abstand.

Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch.

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] X,- €
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen XX,- EUR
(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Bitte ersparen Sie sich und uns weitere Unstimmigkeiten und überweisen Sie den fälligen Betrag innerhalb der nächsten 5 Tage.

 

Abschluss

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

 

Die finale Mahnung


Betreff 

Letzte Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten

 

Text 

weder unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch unsere Mahnung vom [Datum] konnten Sie zur Zahlung bewegen. Wir erlauben uns für den entstandenen Mehraufwand erneut Mahngebühren in Höhe von X,- EUR und zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR zu  berechnen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch.

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Optional Verzugspauschale

Zudem erheben wir den pauschalen Verzugsschadenersatz in Höhe von 40,- EUR (§ 288 (5) BGB). 


Erläuterung: 

Die Verzugspauschale wird pro Forderung und nicht pro Mahnung erhoben. Sie dient neben Verzugszinsen und Mahngebühren dazu, weiteren Druck aufzubauen. Im Zuge einer sinnvollen Eskalation ist es ratsam, zunächst nur Verzugszinsen und in der finalen Mahnung zusätzlich die Verzugspauschale zu erheben. Die Verzugspauschale darf ausschließlich gegenüber Geschäftskunden erhoben werden.

Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] XX,- EUR
Mahngebühren vom [...] X,- EUR
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen für den Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX. und XX.XX. bis XX.XX. XX,- EUR
Verzugspauschale nach § 288 (5) BGB 40,- EUR

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen [optional:] zzgl. Verzugspauschale innerhalb der nächsten 3 Tage.

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, sehen wir uns  gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner/Anwalt abzutreten. Bedenken Sie die dadurch mögliche Herabsetzung Ihrer Kreditwürdigkeit und die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.


Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen


1. optionaler Nachtext (Alternative bei vertrauten Bestandskunden, Inkasso)

Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten. Wir möchten Ihnen als vertrauten Bestandskunden diesen Schritt gerne ersparen, der sich negativ auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken kann. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen. 

2. optionaler Nachtext (Alternative bei vertrauten Bestandskunden, Anwalt)

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen.

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist eine formelle Grußformel ratsam.