Unsere Mahnvorlagen liefern Ihnen ein Schema, wie Sie den Mahnprozess mit den geratenen Eskalationsstufen effektiv gestalten. Da Kunde nicht gleich Kunde und Leistung nicht gleich Leistung ist, sind feine Unterschiede im Vorgehen zu beachten.


Kundentyp

Diese Mahnvorlage kommt infrage, wenn Ihr Kunde in etwa folgendem Vorbild entspricht:

  • B2B
  • dauerhafte Kundenbeziehung
  • eventuell vertrauter Bestandskunde
  • wiederholte Geschäftsabschlüsse


Beispiele für Ihre Leistung:
Unternehmensberatung, Agenturleistungen, Call-Center, Managementberatung, Interimsmanagement, Gebäudereinigung etc. 

Wer: Mit einem Geschäftskunden, an den Sie eine längerfristige oder für die Zukunft vielversprechende Beziehung bindet, sollten Sie im Mahnprozess kulanter umgehen als mit einem Kunden, von dem Sie voraussichtlich nie wieder etwas hören. Die Kundenbindung steht im Mittelpunkt, denn Sie möchten trotz Mahnprozess auch weiterhin mit dem Kunden zusammenarbeiten. Vielleicht sind Sie sich auch schon recht vertraut und Sie sind von der grundsätzlichen Verlässlichkeit Ihres Geschäftspartners überzeugt.

Wie: Hier sind Sie vollkommen frei in der Gestaltung und Formulierung Ihrer Mahnschreiben, von serviceorientiert über ausgefallen bis fröhlich ist alles möglich. Bauen Sie in den einzelnen Eskalationsstufen behutsam Druck auf und signalisieren Sie permanente Gesprächsbereitschaft.

Wichtig: Trotz allem sollte Ihre Kulanz Grenzen haben. Machen Sie also spätestens in der letzten Mahnung mit allem Nachdruck klar, dass Sie auf den Zahlungseingang bestehen.

 

Zahlungserinnerung


Betreff

neutral: Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

alternativ familiär:

War da nicht was? Unsere Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede

Sehr geehrte/r Herr/Frau,

alternativ: 

Hallo XY, Liebe/r XY, 

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Text (serviceorientiert)

wir freuen uns über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit. Wie Sie wissen, legen wir immer größten Wert auf zuverlässige und ordentliche Vertragserfüllung. Verlief alles zu Ihrer Zufriedenheit? Dann möchten wir Sie bitten, den ausstehende Rechnungsbetrag zeitnah auf unser Konto zu überweisen.

Text (freundlich)

in der Hektik des Alltags geht das eine oder andere schon mal unter, eine Rechnung zum Beispiel. Kann ja mal passieren.

Text (persönlich)

Sie haben uns als verlässlichen Geschäftspartner kennengelernt. Wir freuen uns, wenn das auf Gegenseitigkeit beruht.

Text (langjähriger Kunde)

Sie gehören zu unseren vertrautesten Kunden, doch leider können Sie trotzdem bei uns – anders als in anderen Branchen – nicht anschreiben lassen. Deshalb diese kleine Erinnerungshilfe.

Text (fröhlich)

Schirme, Jacken, Autoschlüssel – werden gerne mal vergessen. Hochzeitstage, Geburtstage vom Chef – können schon unangenehmer werden. Zum Glück ist es bei Ihnen nur unsere Rechnung vom [Datum].

 

Nachtext

Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag zur beigefügten Rechnung vom [Datum] zeitnah auf unser Konto.

 

Rückrufangebot & Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ: 

Beste Grüße / Es grüßt Sie

[Vor- und Zuname]

 

Erste Mahnung


Betreff 

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,

alternativ:

Hallo XY, Liebe/r XY, 

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Text 

leider hat unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] nicht zum gewünschten Erfolg geführt: Ihre Zahlung steht noch immer aus. Wir sind bereit, Ihnen eine weitere Frist von 5 Tagen für die Überweisung einzuräumen.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Wie Sie wissen, sind wir nach § 288 BGB im Verzugsfalle berechtigt, Verzugszinsen und zudem Mahngebühren zu erheben. Geht Ihre Überweisung postwendend bei uns ein, sehen wir hiervon noch einmal ab.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] X,- €
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen XX,- EUR
(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Holen Sie doch bitte die Zahlung fristgerecht nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie 

[Vor- und Zuname]

 

Finale Mahnung


Betreff 

Letzte Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten

 

Text 

weder unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch unsere Mahnung vom [Datum] konnten Sie zur Zahlung bewegen. Das ist für uns ärgerlich und bedeutet unangenehmen Mehraufwand. Wir erlauben uns hierfür Mahngebühren in Höhe von X,- EUR zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR zu berechnen.

Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Optioanl Verzugspauschale  

Zudem erheben wir den pauschalen Verzugsschadenersatz in Höhe von 40,- EUR (§ 288 (5) BGB). 


Erläuterung:

Die Verzugspauschale wird pro Forderung und nicht pro Mahnung erhoben. Sie dient neben Verzugszinsen und Mahngebühren dazu, weiteren Druck aufzubauen. Im Zuge einer sinnvollen Eskalation ist es ratsam, zunächst nur Verzugszinsen und in der finalen Mahnung zusätzlich die Verzugspauschale zu erheben. Die Verzugspauschale darf ausschließlich gegenüber Geschäftskunden erhoben werden.

Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] XX,- EUR
Mahngebühren vom [...] X,- EUR
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen für den Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX. und XX.XX. bis XX.XX. XX,- EUR
Verzugspauschale nach § 288 (5) BGB 40,- EUR

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen [optional:] zzgl. Verzugspauschale innerhalb der nächsten 3 Tage.

Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner/Anwalt abzutreten. Bedenken Sie, dass sich dieser Schritt negativ auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken kann. Vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.

1. optionaler Nachtext (bei vertrauten Bestandskunden, Inkasso)

Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten. Wir möchten Ihnen als vertrauten Bestandskunden diesen Schritt gerne ersparen, der sich negativ auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken kann. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.

2. optionaler Nachtext (bei vertrauten Bestandskunden, Anwalt)

Sollten wir nichts von Ihnen hören, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Wir möchten Ihnen als vertrauten Bestandskunden diesen Schritt gerne ersparen. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.


Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist eine formelle Grußformel ratsam.