Unsere Mahnvorlagen liefern Ihnen ein Schema, wie Sie den Mahnprozess mit den geratenen Eskalationsstufen effektiv gestalten. Da Kunde nicht gleich Kunde und Leistung nicht gleich Leistung ist, sind feine Unterschiede im Vorgehen zu beachten.

 

Kundentyp

Diese Mahnvorlage kommt infrage, wenn Ihr Kunde in etwa folgendem Vorbild entspricht:

  • B2C
  • dauerhafte Kundenbeziehung
  • wiederholte Geschäftsabschlüsse


Beispiele für Ihre Leistung:
Wartungen und Reparaturen, KFZ, Haushaltshilfe, medizinische Versorgung, Alters- und Pflegeleistungen, Steuerberater etc.

Wer: Mit einem Privatkunden, dem Sie öfter Ihre Dienstleistung zur Verfügung stellen, sollten Sie im Mahnprozess kulanter umgehen als mit einem Kunden, von dem Sie voraussichtlich nie wieder etwas hören. Die Kundenbindung steht im Mittelpunkt, denn Sie möchten trotz Mahnprozess den Kunden als solchen nicht verlieren.

Wie: Sie sollten anfangs Entgegenkommen signalisieren, in Ihrem Auftreten aber direkt bleiben. Bauen Sie in den einzelnen Eskalationsstufen rechtzeitig den notwendigen Druck auf und machen Sie unmissverständlich deutlich, dass Sie wissen, wie Sie zu Ihrem Geld kommen.

 

Zahlungserinnerung

Betreff 

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

alternativ:

Hallo XY, Liebe/r XY, 

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Text

wir freuen uns, dass wir Sie in Ihrem Anliegen unterstützen konnten. Nachdem wir von Ihnen nichts Gegenteiliges gehört haben, gehen wir davon aus, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind. Leider konnte unsere Buchhaltung keinen Eingang des noch offenen Rechnungsbetrages verzeichnen. Das kann ja mal passieren. Bitte belassen Sie es bei dieser Einmaligkeit.

Bitte begleichen Sie die beigefügte Rechnung vom [Datum] innerhalb von 5 Tagen.

 

Nachtext 

Nach § 288 BGB sind Sie im Verzugsfalle schadenersatzpflichtig und wir sind berechtigt, Verzugszinsen zu erheben, und außerdem ab der ersten Mahnung Mahngebühren zu verlangen. Geht Ihre Zahlung in Kürze auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diesen finanziellen Mehraufwand. Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

 

Rückrufangebot & Zufriedenheitsnachfrage

Sollte etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit sein, rufen Sie uns an unter […] oder schreiben Sie eine E-Mail […].

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie

[Vor- und Zuname]

 

Erste Mahnung


Betreff
 

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

alternativ:

Hallo XY, Liebe/r XY, 

Erläuterung: je nach Kundenverhältnis

 

Text 

haben Sie unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] zu unserer Rechnung vom [Datum] übersehen? Für den anfallenden Mehraufwand berechnen wir Mahngebühren in Höhe von X,- EUR, zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XY,- EUR.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] X,- €
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen XX,- EUR
(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb der nächsten 5 Tage.

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie 

 

Finale Mahnung

Betreff 

Letzte Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten

 

Text 

weder unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch unsere Mahnung vom [Datum] konnten Sie zur Zahlung bewegen. Wir bedauern es sehr, dass Sie die von uns  entgegengebrachte Kulanz nicht durch zuverlässige Zahlung erwidern. Für den verursachten Mehraufwand erlauben wir erlauben uns, erneut Mahngebühren in Höhe von X,- EUR zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR zu berechnen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] XX,- EUR
Mahngebühren vom [...] X,- EUR
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen für den Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX. und XX.XX. bis XX.XX. XX,- EUR

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Wenn möglich, möchten wir auf ein gerichtliches Mahnverfahren verzichten. Deshalb bitten wir Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten 3 Tage zu bezahlen.

1. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten. Bedenken Sie die dadurch mögliche Herabsetzung Ihrer Kreditwürdigkeit.

Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Inkasso)

2. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen.


Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Rechtsanwalt)

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist eine formelle Grußformel ratsam.