Unsere Mahnvorlagen liefern Ihnen ein Schema, wie Sie den Mahnprozess mit den geratenen Eskalationsstufen effektiv gestalten. Da Kunde nicht gleich Kunde und Leistung nicht gleich Leistung ist, sind feine Unterschiede im Vorgehen zu beachten.

 

Kundentyp

Diese Mahnvorlage kommt infrage, wenn Ihr Kunde in etwa folgendem Vorbild entspricht:

  • B2C
  • kurzfristige Kundenbeziehung
  • einmaliger Geschäftsabschluss


Beispiele für Ihre Leistung:
generell (Online-)Handel, Hausbau, handwerkliche Leistungen, KFZ-Verkauf etc.

Wer: Mit einem Privatkunden, dem Sie einmalig ein Produkt geliefert haben, sollten Sie im Mahnprozess ganz direkt umgehen. Sie sind ihm mit der Bezahloption Kauf auf Rechnung entgegengekommen und es ist für Sie höchst ärgerlich, als Gegenleistung auf Unzuverlässigkeit zu stoßen.

Wie: An diesen Kunden bindet Sie keine dauerhafte Beziehung, der zügige Zahlungseingang steht im Mittelpunkt. Es spielt für Sie eine untergeordnete Rolle, ob der Kunde je wieder bei Ihnen kauft. Bauen Sie also von Anfang an den notwendigen Druck auf und machen Sie unmissverständlich deutlich, dass Sie wissen, wie Sie zu Ihrem Geld kommen.

 

Zahlungserinnerung


Betreff 

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.]

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Da der Fokus auf dem zügigen Zahlungseingang liegt, wird von einer zu familiären Anrede abgeraten

 

Text

wir freuen uns, dass Sie bei uns gekauft haben und sind Ihnen mit der Bezahloption Kauf auf Rechnung gerne entgegengekommen. Wir haben Ihnen also einen Vertrauensvorschuss geleistet, den wir nicht bereuen möchten. Ihre Zahlung ist bisher jedoch noch nicht bei uns eingegangen. Wenn Sie auch weiterhin unseren besonderen Service genießen wollen, begleichen Sie bitte die beigefügte Rechnung vom [Datum].

 

Nachtext 

Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag zur beigefügten Rechnung vom [Datum] zeitnah auf unser Konto.

 

Positiver Zahlungsanreiz

Nach § 288 BGB sind Sie im Verzugsfalle schadenersatzpflichtig und wir sind berechtigt, Verzugszinsen zu erheben, und außerdem ab der ersten Mahnung Mahngebühren zu berechnen. Geht Ihre Zahlung jedoch innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diese als Zeichen unserer Wertschätzung. 


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. 

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

alternativ:

Beste Grüße / Es grüßt Sie

[Vor- und Zuname]

 

Erste Mahnung


Betreff

Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten. 

 

Vortext 

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] haben Sie o. g. Rechnung noch nicht beglichen. Wir müssen Sie nun mit aller Bestimmtheit dazu auffordern, den fälligen Betrag zzgl. Mahngebühren in Höhe von X,- EUR und zzgl. Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR innerhalb der nächsten 5 Tage zu überweisen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch. Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] X,- €
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen XX,- EUR
(Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.)

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Holen Sie doch bitte die Überweisung innerhalb der nächsten 5 Tage nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und uns allen Unstimmigkeiten.

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten.

 

Finale Mahnung


Betreff
 

Letzte Mahnung zu unserer Rechnung vom [Datum, Re-Nr.] 

Erläuterung: fett geschrieben, fällt besser ins Auge

 

Anrede 

Sehr geehrte/r Herr/Frau XY, 

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist von einer zu familiären Anrede abzuraten.

 

Text 

weder unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] noch unsere Mahnung vom [Datum] konnten Sie zur Zahlung bewegen. Wir bedauern es sehr, dass Sie das von uns entgegengebrachte Vertrauen nicht durch zuverlässige Zahlung erwidern. Für den verursachten Mehraufwand erlauben wir uns, erneut Mahngebühren in Höhe von X,- EUR und Verzugszinsen in Höhe von XX,- EUR zu berechnen.


Erläuterung:

Mahngebühren zu erheben steht frei, ist aber ein wirksames Mittel, geringfügig Druck aufzubauen und einen Zahlungsanreiz zu schaffen. 

Mahngebühren sind eine Aufwandsentschädigung für Porto und Papier der Mahnung. Sie sollten sich also auf nicht mehr als 1,25 EUR pro Mahnung belaufen. I. d. R. gehen Mahngebühren in Höhe von 2-3,- EUR auch noch durch.

Alle Informationen zu Verzugszinsen finden Sie in unserem Artikel "Verzugszinsen berechnen".


Rechnung vom [Datum],
[kurze Leistungsbeschreibung] XX,- EUR
Mahngebühren vom [...] X,- EUR
Mahngebühren X,- EUR
XX % Zinsen für den Zeitraum vom XX.XX. bis XX.XX.
und XX.XX. bis XX.XX. XX,- EUR

Zahlbetrag XX,- EUR

 

Nachtext 

Wenn möglich, möchten wir auf ein gerichtliches Mahnverfahren verzichten. Deshalb bitten wir Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten 3 Tage zu bezahlen.

1. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten. Bedenken Sie die dadurch mögliche Herabsetzung Ihrer Kreditwürdigkeit.

Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Inkasso)

2. optionale Ergänzung im Nachtext

Sollten wir innerhalb der angegebenen Frist nichts von Ihnen hören, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen.

Erläuterung: Druck erhöhen durch die Androhung juristischer Konsequenzen (Rechtsanwalt)

 

Abschluss 

Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße

[Vor- und Zuname]

Erläuterung: Um eine Verschärfung des Tonfalls deutlich zu machen, ist eine formelle Grußformel ratsam.