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“Mit Bilendo haben wir nun einen komplett runden Prozess vom Auftragseingang, über das Mahnwesen bis hin zum Inkasso. Das Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen war bisher immer ein großer Aufwand, dies geht nun mit Bilendo fast alles vollautomatisch.“

Mario Göttsche
Geschäftsführer

Success Story

Rostio

Kunde seit 2016 • www.rostio.de

Wer ist Rostio?

Was ist Ihnen bei Ihrer Kundenkommunikation allgemein wichtig?

Die Anfragen und Probleme der Kunden möglichst genau zu verstehen und zu beantworten.

Was tun Sie, um eine gute Kommunikation zu Ihren Kunden zu pflegen?

Wir setzen sehr stark auf telefonischen Support, da sich so Probleme und Anliegen sehr viel besser und deutlich einfacher klären lassen. Bei der Kommunikation per E-Mail gibt es bei uns keine Standard Antworten und keine Textbausteine. Jegliche Anfragen werden bei uns individuell beantwortet.

Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang: Wie sah der Prozess früher in Ihrem Unternehmen aus?

Angefangen sind wir mit easybill, sind da aber recht schnell an unsere Grenzen gestoßen. Bestellungen wurden jeweils aus verschiedenen Marktplätzen in easybill importiert, dann wurden die Rechnungen erstellt und per Mail an den Kunden versendet. Zahlungseingänge wurden manuell abgeglichen und gebucht. Wenig später sind wir dann auf Billbee umgestiegen, hier wurde dann aus Bestellung und Rechnung ein kompletter Auftrag der sehr einfach komplett nachvollziehbar war. Billbee kennt allerdings den Kauf „auf Rechnung“ nicht so wirklich womit wir ein perfektes System zur Auftragsabwicklung für uns gefunden hatten, aber das Mahnwesen lief nicht wirklich rund.

In welchen Abständen haben Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt und wie wurden diese angefertigt?

Wir haben über eine erstellte Regel in Billbee automatisch, wenn die Rechnung 7 Tage überfällig war, eine erste Zahlungserinnerung per Mail an den Kunden versendet. Wurde die Rechnung nicht beglichen und war insgesamt 30 Tage überfällig wurde jetzt automatisch über Billbee eine Mahnung an den Kunden per E-Mail versendet. Hier war das Problem, dass wir viele telefonische Bestellungen haben wo Kunden keine E-Mail haben oder diese nicht vorlag, sprich weder Zahlungserinnerung noch Mahnung würden ankommen. Diese wurden dann manuell in ein Dokument übertragen und per Post an den Kunden gesendet, der Aufwand war dabei extrem hoch. Mit Bilendo geht dies nun automatisch oder mit ein wenigen Mausklicks. Überfällige Rechnungen werden automatisch von Billbee zu Bilendo übertragen, handelt es sich um eine telefonische Bestellung wird die Erinnerung per Postversand über Bilendo sofort an den Kunden versandt, liegt eine E-Mail-Adresse vor geht die Zahlungserinnerung erstmal per Mail an den Kunden.

Wie viele Personen sind in Ihrem Unternehmen mit der Beobachtung des Zahlungsverkehrs und dem Mahnwesen betraut?

Aktuell kümmern sich zwei Mitarbeiter um dieses Thema.

Welche anderen Aufgaben übernehmen diese Personen darüber hinaus?

Sie bearbeiten Bestellungen, Kundenanfragen, Retouren ...

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Zahlungsverhalten Ihrer Kunden gemacht?

Das Zahlungsverhalten unser Kunden ist sehr gut, in den meisten Fällen wird einfach vergessen die Rechnungen zu bezahlen. Mit Bilendo ist es jetzt sehr einfach die Kunden zu erinnern, egal ob eine E-Mail-Adresse vorliegt oder nicht.

Wie viele Rechnungen stellen Sie pro Monat im Durchschnitt?

Da wir unsere Produktpalette gerade deutlich erweitert haben dürften es jetzt wohl um die 5.000 – 7.000 Rechnungen im Monat werden.

Wie konnten Sie durch die Einführung von Bilendo als Unternehmen profitieren?

Wir haben nun einen komplett runden Prozess vom Auftragseingang bis hin zum Mahnwesen. Das Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen war bisher immer ein großer Aufwand, dies geht nun mit Bilendo fast alles vollautomatisch.


Welche Kanäle (Shopsysteme und Marktplätze) & Drittsysteme (Buchhaltung, etc.) verwendet ihr bzw. habt ihr an Billbee angebunden?

Wir verkaufen unsere Produkte in unserem eigenem Shopware Shop, bei ebay und bei Amazon. Außer Bilendo haben wir keine weiteren Systeme angebunden und kommen bestens klar. Die aktuellen Aufträge senden wir über die Cloud direkt auf die Drucker im Lager. Hier werden diese dann von unseren Mitarbeitern entnommen und verpackt.

Welche Systeme zur Auftragsabwicklung / Warenwirtschaft kennt ihr noch bzw. habt ihr ebenfalls eingesetzt oder ausprobiert?

Angefangen sind wir mit easybill, allerdings war dies schnell nicht mehr ausreichend. Dann haben wir uns mal DreamRobot & Co angesehen. Können alle viel, aber sind schon sehr kompliziert einzurichten. Da wenig Zeit zur Einrichtung war haben wir Billbee gewählt und sind bis heute mehr als happy. Bisher erfüllt Billbee alle unseren Anforderungen.

Warum seid ihr letztendlich bei Billbee gelandet? Was kann Billbee, was andere Systeme nicht können?

Ganz klar die einfache Einrichtung/Bedienung von Billbee! Ausschlaggebend sich näher mit dem System zu beschäftigen war aber auf jeden Fall in erster Linie der hervorragende und schnelle Support.