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Alles, was Sie über Mahngebühren wissen sollten

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Florian Kappert am 18.09.2017

Nicht alle Kunden zahlen innerhalb der von Ihnen angegebenen Frist – diese Erfahrung haben Sie sicherlich schon machen müssen. Eine unangenehme Erfahrung, aber keine, die unangenehme Folgen für Sie und Ihr Unternehmen haben muss. Um diese zu vermeiden, ist das Berechnen von Mahngebühren eine effektive Maßnahme.

1. Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren stellen einen Verzugsschadensersatz gemäß §§ 280 Abs. 1, Abs. 2, 286 BGB dar. Wichtig ist: Der Kunde muss tatsächlich im Verzug sein.

Mahngebühren sind kleine Denkzettel für Ihre säumigen Kunden, die fällige Rechnung doch endlich zu begleichen. Als erster Schritt auf der Eskalationsleiter im Mahnverlauf bieten sie positive Zahlungsanreize, denn Mahngebühren sind Extrakosten, die sich Ihr Kunde sparen könnte.

2. Wie hoch sind Mahngebühren?

Über die Höhe der zugelassenen Mahngebühren gibt es keine rechtlich einheitliche Regelung. Grundsätzlich sind Sie nicht als Bearbeitungsgebühr zu verstehen, sondern nur als Aufwandsentschädigung für Porto und Papier.

Wie die aktuelle Rechtsprechung zeigt, dürfen sie sich demnach nur auf maximal 1,25 EUR belaufen. In der Regel sind 2-3,- EUR auch noch akzeptabel.

Viele Rechnungssteller veranschlagen bis zu 8,- EUR. Probieren können Sie es (und die meisten Kunden würden wohl bezahlen), sollte der Fall allerdings vor Gericht landen, müssen sie damit rechnen, dass der zuständige Richter die Gebühren als zu hoch einstuft.

3. Wann werden Mahngebühren erhoben?

Ab der ersten Mahnung sind Mahngebühren legitim und dürfen mit jeder weiteren Mahnung aufs Neue erhoben werden. Im Sinne der Kundenorientierung ist es meist üblich, das Erheben von Mahngebühren erst einmal nur für die nächste Mahnung anzukündigen und dadurch geringfügig Druck aufzubauen.

Um den Zahlungsanreiz zu erhöhen, können Sie die Mahngebühren mit Verzugszinsen kombinieren.

4. Müssen Mahngebühren wirklich sein?

Nein, müssen sie nicht. Es steht Ihnen frei, Mahngebühren zu erheben. Sie sind aber ein wirksames Mittel, um im Rahmen eines effektiven Mahnprozesses deutlich zu machen, dass Sie auf das zeitnahe Bezahlen offener Rechnungen bestehen. Betrachten Sie Mahngebühren als Maßnahme, Ihre Kunden in ihrem Zahlungsverhalten ein wenig zu erziehen.

Mehr zum Thema Mahntexte, Mahngebühren, Verzugszinsen und Verzugspauschale können Sie im Whitepaper "Mahntexte richtig schreiben" lesen:

Die Do's & Don'ts des Mahnens - inklusive Textvorlagen

*Gerichtsurteil: OLG München vom 28. Juli 2011, Az. 29 U 634/11

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