Der erste Schritt ist schon zu viel Aufwand: Ihre Debitorenbuchhaltung druckt alle anstehenden Mahnungen en bloc aus und sortiert sie für die Freigabe. Und der Wahnsinn nimmt seinen Lauf!

Der Wahnsinn: die papierbasierte Mahnungsfreigabe  

In regelmäßigen Abständen machen sich Ihre Debitorenbuchhalter daran, die anstehenden Mahnungen auszudrucken und für die Freigabe vorzubereiten. Um Aufwand zu sparen, geschieht dies en bloc, beispielsweise alle 14 Tage. Manche Forderungen sind also schon geraume Zeit fällig, andere erst neuerdings. 

Die sortierten Mahnungen werden anschließend entweder direkt freigegeben oder gehen für die interne Klärung ins Unternehmen. Und der Hürdenlauf beginnt. Über Abteilungsgrenzen hinweg und unter Einsatz verschiedener Kommunikationsmedien (handschriftliche Notiz, E-Mail, Telefon etc.).

Die zuständigen Instanzen sind nie auf demselben Wissensstand, weil wichtige Dokumente wie ursprüngliche Verträge und Rechnungen nicht mitgeliefert werden können. Das Chaos ist komplett, wenn Kollegen im Urlaub oder krank sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vorgang liegen bleibt oder Schleifen im Unternehmen zieht, ist groß.

Die papierbasierte Mahnungsfreigabe ist nicht nur eine irrsinnige Papierverschwendung, sondern viel zu viel manueller Aufwand mit Folgen für das ganze Unternehmen.

 

Die Folgen: Zeitverlust und Geldverschwendung

Allein das Mahnen en bloc bedeutet einen unnötigen Zeitverlust. Wenn Mahnungen nicht kontinuierlich und unmittelbar nach der Fälligkeit rausgehen, gehen auch die Zahlungen nur verzögert ein. Die Hürden, die Mahnungen für ihre Freigabe nehmen müssen, kosten zusätzlich Zeit und verursachen Fehler. Dadurch rückt der finale Zahlungseingang in immer weitere Ferne. 

Insgesamt ist der DSO-Wert (Days Sales Outstanding = Forderungslaufzeit) viel höher, als er sein müsste. 

Der Zeitverlust spiegelt sich in den hohen Prozesskosten, die Sie vielleicht nicht unmittelbar spüren, die aber zwangsläufig entstehen. Hinzu kommt, dass Ihnen bei einer unverhältnismäßig langen Zeit bis zur Zahlung das Geld für neue Investitionen fehlt. Ihr Unternehmen ist weniger liquide, als es sein könnte. Folglich ist das Wachstum gehemmt.

 

Sinnvoll automatisiertes Mahnwesen mit Bilendo 

Mahnwesen, das automatisiert abläuft, ist vor allem für Standard-Fälle sinnvoll. Ein Vorgang ist völlig unstrittig und überfällig - die Mahnung kann raus. Sie wissen aber selbst zu gut, dass es Sonderfälle gibt, z. B. bei gewissen Konfigurationen in Ihrem ERP-System (z. B. SAP) oder bei bestimmten Belegarten. Was ist, wenn aus irgendwelchen Gründen ein Mahnstopp gesetzt wurde, die Mahnung aber doch verschickt werden soll? Automatisierung ist hier nicht möglich. Und schon nimmt der Aufwand überhand.

Muss er aber nicht. 

Bei der Automatisierung Ihres Mahnwesens mit Bilendo haben Sie Raum für beides: automatisierte Prozesse für die Standard-Fälle und die individuelle Herangehensweise für den Einzelfall. 

Der Schlüssel heißt Workflow-basierte Automatisierung (A/R Automation), bei der Sie und Ihre Mitarbeiter alle Einstellungen für diesen Workflow selbst konfigurieren können. 

Sie sparen sich den ganzen papierbasierten und manuellen Aufwand bei der Freigabe. Ein Vorgang wird unmittelbar an die beteiligten Instanzen im Unternehmen kommuniziert. Freigabe, Klärung und Eskalation sind infolge eine Frage von wenigen Klicks und nicht mehr von mehreren Tagen. Denn es gibt keine Hürden und Zeitschleifen bei der Kommunikation. 

Da jeder Vorgang mit seiner gesamten Historie, individuelle Absprachen und wichtige Dokumente eingeschlossen, auf einer Plattform zentral abgebildet wird, gibt es keine Missverständnisse mehr. Jeder Mitarbeiter ist unmittelbar auf dem aktuellen Stand der Dinge. 

Außerdem gehen Mahnungen kontinuierlich raus an die Kunden und nicht mehr blockweise. Dadurch gehen die Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein. 

Insgesamt sparen Sie einen großen Anteil an Prozesskosten ein. Außerdem entfallen lästige Routineaufgabe und es entsteht mehr Raum für relevante Aufgaben - Ihre Mitarbeiter werden gründlich entlastet. Und deren Drucker auch. 

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Die Freigabe ausgedruckter Mahnungen hat drei massive Nachteile: viel manueller Aufwand, großer Zeitverlust, hohe Prozesskosten. Automatisierung ist dabei nur eine Teillösung, denn Sonderfälle oder interne Klärungen brauchen eine individuelle Herangehensweise. Und die verursacht Aufwand. Außer, Sie setzen auf automatisiertes Mahnwesen (A/R Automation) mit Bilendo und automatisieren da, wo es Sinn macht, und nutzen die selbst konfigurierbaren Workflows für den Rest.