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04. April 2024 Markus Haggenmiller
Credit Management für Credit Manager 8 Min.
Vielfalt führt zu Komplexität und diese oft zu Verzögerungen, vielleicht sogar zum Stillstand. Vielfältig sind Ihre Aufgaben beim Kreditmanagement ganz bestimmt und die Komplexität der debitorischen Prozesse kann nun wirklich niemand bestreiten. Und wenn Abläufe verzögert werden, leidet die Effizienz.
Ein effizientes Kreditmanagement ist für Ihr Unternehmen aber von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Stabilität und ein kontinuierliches Wachstum sicherzustellen. Die Vielzahl an Aufgaben zielt darauf ab, das Kreditrisiko zu minimieren und eine gesunde Liquidität aufrechtzuerhalten.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf diese verschiedenen Aufgaben mit besonderem Augenmerk darauf, warum es im Unternehmensalltag bei jeder einzelnen an Effizienz mangelt. Und geben Einblicke, wie das anders gehen kann.
Die Grundlage des Kreditmanagements liegt in der gründlichen Überprüfung der Bonität potenzieller Kunden und auch von Bestandskunden. Dieser Schritt umfasst die Analyse von Finanzberichten, Zahlungshistorien etc. und die Beschaffung andere relevanter Informationen, um die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu bewerten.
Damit Hand in Hand geht die fortlaufende Bewertung und das Management von Kreditrisiken. Sie müssen potenzielle Risiken frühzeitig identifizieren und so gut als möglich minimieren.
Es liegt in der Natur dieser Datenbeschaffung, dass sie kein detailgenaues Bild des tatsächlichen Risikos liefern kann. Externe Daten werden in zu großen Abständen und aufgrund von wenig passgenauen Parametern erfasst, die selten branchen- und unternehmensrelevant sind. Also ergänzen Sie externe durch interne Daten. Die Effizienz des internen Credit Scorings hapert aber oft an den festgelegten Parametern, die starr und unflexibel sind und kleine Veränderungen mit großem Einfluss (z. B. Wechsel in der Geschäftsführung bei einem Kunden) nicht berücksichtigen können. In einer schnelllebigen Zeit wie der unseren kann sich ruckzuck etwas ändern, was bei der Risikoanalyse nicht sofort berücksichtigt werden kann - aber sollte.
Infolgedessen ist die Risikobewertung nicht so genau, wie sie sein könnte. Also auch nicht so effizient.
Modernes Credit Scoring sorgt für Genauigkeit
Beide Punkte können Sie mit einer passenden Lösung für ein modernes Scoring-Verfahren aushebeln. Sie ermöglicht es Ihnen, die überblickshaften Daten externer Auskunfteien neben die eigenen Erfahrungen abzubilden. Die für Ihre Branche und für Ihr Unternehmen wichtigen Parameter können Sie selbst bestimmen, flexibel anpassen und individuell gewichten. Die Software informiert Sie automatisch über wichtige Entwicklungen aufseiten Ihres Kunden, sodass Sie insgesamt über ein sehr klares Bild bezüglich dessen Kreditwürdigkeit verfügen.
Und wenn das Risiko in einer weniger abstrakten, sondern leicht abzulesenden Risikoklasse überführt wird, ist jeder im Unternehmen mit wenigen Klicks und ohne internen Kommunikationsaufwand sofort im Bilde und können Entscheidungen sehr viel schneller getroffen werden.
Das Debitorenrisiko im Überblick
Auf Basis der Bonitätsprüfung und Risikoanalyse definieren Sie das Kreditlimit je Kunde, das wiederum in klaren Richtlinien und Kriterien für die Kreditvergabe festgelegt ist (inklusive Höchstgrenzen für Zahlungsfristen und Zinssätze). Die Festlegung solcher Kreditrichtlinien ermöglicht es, konsistente Entscheidungen zu treffen und das Kreditrisiko besser zu steuern.
Doch leider kommen diesem “Besser steuern” auch hier wieder Ineffizienzen in die Quere. Denn die Anpassung von Kreditrichtlinien ist nicht ohne Weiteres möglich und der Limitprozess für die Freigabe eines neuen Kreditlimits ist mit einem enormen internen Kommunikationsaufwand verbunden. Doch manchmal muss es schnell gehen (s.o.). Da kann ein mühsamer Prozess geschäftsschädigend sein und die Liquidität beeinträchtigen.
Kreditlimit und Richtlinien flexibel verwalten
Auch hierbei kann Sie die passende Lösung fürs Kreditmanagement (und damit für Ihre Kreditmanagement-Aufgaben) unterstützen. Sie macht es möglich, Kreditrichtlinien flexibel anzupassen und optimiert den Limitprozess für das Vorschlagen und Freigeben eines neuen Kreditlimits. So sparen Sie sich internen Kommunikationsaufwand und können dem Kunden gerechter bei Geschäftsabschlüssen begegnen.
Der Limitprozess muss nicht kompliziert sein
So viel zu den Kreditmanagement-Aufgaben vor dem Geschäftsabschluss, die in den meisten Unternehmen effizienter ablaufen könnten. Der wirklich große Hebel liegt aber auf der anderen Seite des Vertrags.
Ein wesentlicher Bestandteil des Kreditmanagements und damit eine essenzielle Aufgabe ist die regelmäßige Überwachung der Zahlungseingänge seitens Ihrer Kunden. Wir brauchen hier nicht länger vom wünschenswerten Fall zu sprechen, dass ein Kunde fristgerecht und vollständig bezahlt. Und auch dem weniger wünschenswerten, aber leider nicht unüblichen Fall von “Rechnung - Verzug - Mahnung” soll hier nicht mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden. Denn solche Dinge sind kalkulierbar und verursachen im Regelfall keine unübersehbaren Aufwände, bedrohen also die Effizienz Ihres Kreditmanagements nicht nachhaltig.
Ein echtes Problem dagegen ist ein besonders aufwendiger Kernprozess Ihres Debitorenmanagements: die Offene-Posten-Klärung. Wenn also intern hinterfragt werden muss, warum ein Kunde nicht zahlt. Ihr ERP-System hält hierfür keinen vernünftigen Prozess vor, dazu streift so ein Vorgang zu viele Abteilungen mit zu vielen involvierten Personen. ERP-Systeme mögen keine Abteilungsgrenzen. Sie können versuchen, dem mithilfe von Customizing abzuhelfen, wissen aber selbst gut genug, dass das teuer, zeitintensiv und oft nur eine Übergangslösung ist.
Ihre Mitarbeitenden kompensieren diesen Mangel durch manuelle Aufwände und mühsame interne Absprachen, die Zeit kosten und oft auch Fehler provozieren - und insgesamt alles andere als effizient sind.
Überblick und Kontrolle durch eine digitale Debitorenakte
Stellen Sie Ihrem ERP-System ein Add-on in Form einer Cloud-Plattform zur Seite, auf der Sie Ihre gesamte Debitorenbuchhaltung abbilden und verwalten. Durch so eine digitale Debitorenakte erhalten Sie einen 360°-Überblick über alle Daten, Informationen, über die gesamte Kundenhistorie und sämtliche Belege sowie die stattgefundene Kommunikation.
Volle Transparenz über alle Debitorendaten
Zielführende Offene-Posten-Klärung durch Workflow-basierte Automatisierung
Mithilfe von konfigurierbaren Workflows können Sie die interne Klärung offener Posten von manuellen Aufwänden befreien. Legen Sie im individuellen Fall fest, wann ein Mahnstopp gesetzt oder aufgehoben werden soll, wer bei einer Klärung in die Kommunikation einbezogen und wann ein Vorgang eskaliert werden soll.
Automatisierung auf Basis konfigurierbarer Workflows
Ein erfolgreicher Umgang mit Krediten erfordert eine sorgfältige Liquiditätsplanung. Dies beinhaltet die Prognose von Zahlungseingängen und -ausgängen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um seinen Verpflichtungen nachzukommen.
Die Kreditmanagement-Aufgabe “Liquiditätsplanung” wird durch die Ineffizienzen der Punkte 1-3 bedroht. Durch die beschriebenen Gegenmaßnahmen machen Sie Debitorenrisiken kalkulierbar und stellen den zeitnahen Zahlungseingang sicher. Der DSO sinkt und das Working Capital steigt. So verfügt Ihr Unternehmen über planbare Liquidität und kann zuverlässig wachsen.
Hier müssen Sie also gar nichts anders machen, die Effizienz stellt sich automatisch ein.
Einen ganzheitlichen Ansatz für effizientere Kreditmanagement-Aufgaben liefert Ihnen die Cloud-Plattform Bilendo. Auf ihr können Sie alle Prozesse rund um Ihre Debitoren transparent und übersichtlich beobachten und steuern.
Das intelligente Workflow-basierte Klärungsmanagement hilft dabei, alle fälligen Posten in einen mahnfähigen Zustand zu versetzen und das Mahnwesen sinnvoll zu automatisieren.
Sie verwalten Ihre Bonitätsauskünfte einfach und übersichtlich, steuern Kreditlimite über Workflows, erstellen eigene Scores und Kreditlimite und verwalten Ihre Anforderungen in eigenen digitalen Kreditrichtlinien. Die Sie flexibel anpassen können.
Mit der Reporting-Funktion erhalten Sie individuelle Auswertungen Ihrer debitorischen Prozesse und können aufgrund der multiplen Einstellungsmöglichkeiten beliebige Dashboards und individuelle Reports erstellen und mit Ihren Kollegen teilen.
Weitere Vorteile von Bilendo:
Bilendo schafft einen unternehmensweiten Standard beim Debitorenmanagement, über Standort- und Ländergrenzen hinweg.
Ihre Mitarbeitenden sind entlastet von repetitiven Routineaufgaben und haben Freiraum für andere wertschöpfende Aufgaben.
Die große Anwenderfreundlichkeit sorgt für einfache Bedienung ohne lange Einarbeitungszeit und macht Sie personell unabhängig.
Die Lösung ist stufenlos skalierbar, die Qualität Ihres Kreditmanagement bleibt also auch in Wachstumsphasen gleichbleibend hoch.
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Insgesamt ist das Kreditmanagement eine komplexe Aufgabe, die verschiedene Aspekte der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens berührt.
Von der Bonitätsprüfung über die Festlegung von Richtlinien bis hin zum Forderungsmanagement sind klare Prozesse und eine proaktive Herangehensweise erforderlich, um das Kreditrisiko zu minimieren und eine stabile finanzielle Grundlage zu gewährleisten.
Unternehmen, die diese Aufgaben effizient bewältigen, legen den Grundstein für nachhaltigen Erfolg und Wachstum. Doch die Effizienz wird ausgebremst durch manuelle Aufwände und fehlende Übersicht über einzelne Prozessschritte.
Abhelfen kann eine geeignete Lösung wie Bilendo, die dafür sorgt, dass die Kreditmanagement-Aufgaben so effizient wie möglich ablaufen: durch Transparenz, Übersicht und automatisierte Abläufe.
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