Probleme bei der Abstimmung zwischen Buchhaltung und Vertrieb verursachen in den meisten Unternehmen Ihrer Größe erheblichen Aufwand - und nicht selten explodierende Kosten. Die Credit-Management-Plattform Bilendo überbrückt diese Probleme durch harmonisierte Prozesse, sorgt für verkürzte Zahlungsziele und eingesparte Kosten.

 

Stolperfalle Dispute Management

In der Kommunikationswissenschaft spricht man von einer gelungenen Kommunikation, wenn der Sender eine Botschaft übermittelt, die der Empfänger auch richtig versteht. Was in der Theorie schön und schlüssig klingt, läuft in großen Unternehmen wie dem Ihren nie ohne Probleme ab.

Denn eine Botschaft wie “Der Kunde zahlt nicht” muss Hürden nehmen (verschiedene Abteilungen), der Übertragungsweg wechselt (verschiedene Medien) und Sender wie Empfänger haben je eigene Ziele (verschiedene Interessen). Eine Botschaft “richtig verstehen” ist also alles andere als selbstverständlich.

Die Folge sind zeitaufwendige und kostenintensive Kommunikationsschleifen beim Dispute Management. Gerade wenn es um offene Forderungen geht, kann dies zu interner Unzufriedenheit (zwischen Ihren Mitarbeitern/Abteilungen) und externer Irritation (zwischen Ihrem Unternehmen und den Kunden) führen.

 

Ursachen für Abstimmungsprobleme

Das Dispute Management ist der Aufgabenbereich in Ihrem Unternehmen, der die interne Abstimmung bei Klärungsfällen organisiert. Wenn ein Kunde nicht zahlt, gerät der Invoice-to-Cash-Prozess bei mangelhaftem Dispute Management ins Stolpern.

Dafür sind 3 Ursachen verantwortlich:

1. Interessenkonflikt: Vertrieb und Buchhaltung

Der Vertrieb hat vor allem den Kunden im Blick, sieht es also mit dem Mahnen nicht so eng, ist um eine möglichst persönliche Kundenansprache bemüht und möchte neue Aufträge bereitwillig freigeben.

Der Buchhaltung hingegen kommt es auf ein effektives Forderungsmanagement an, sie setzt also auf frühzeitiges Mahnen, eine standardisierte Kundenansprache und sperrt neue Aufträge bei Bedarf.

Es ist kein Wunder, dass diese beiden Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Interessen aneinander vorbeikommunizieren.


2. Medienbrüche

Erschwerend kommt hinzu, dass Sie in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Medien und Systeme nutzen, um einen Vorgang zu bearbeiten. Mündliche Absprachen, Ketten-E-Mails, Excel-Listen und Gesprächsnotizen mit teilweise handschriftlich geführten Mahnvorschlagslisten führen zu einem organisatorischen Chaos, das viel manuellen Aufwand nach sich zieht.


3. Unklarer Stand der Dinge

Folge ist ein nie vollständig klarer Stand der Dinge. Die Ursachenforschung, warum einer Ihrer Kunden nicht zahlt, hinkt genauso hinterher wie die Klärung, ob Teilzahlungen schon erfolgt sind und welche Rabatte womöglich ausgemacht wurden. Das führt innerbetrieblich zu Missverständnissen und Frust und außerbetrieblich, wenn ein Kunde zum Beispiel telefonisch nachfragt, zu einer unprofessionellen Außenwirkung.

 

Dispute Management mit Bilendo: digital, glatt und automatisiert

Die Möglichkeiten der Digitalisierung können an diesem Punkt aufräumen, werden aber weithin nach wie vor unterschätzt. Gerade in großen Unternehmen wie dem Ihren liegt hier viel Potenzial. Kurz und bündig dargestellt, dienen Ihnen digitalisierte und automatisierte Prozesse für:

  • IT-harmonische Prozesse zur internen Abstimmung
  • eine schnellere Entscheidungsfindung
  • strukturiertes Beleg-Feedback
  • einfache Bedienung für Vertrieb und Account Management
  • eine zuverlässige Dokumentation und Protokollierung

Im konkreten Fall läuft das Dispute Management mit Bilendo folgendermaßen ab:

  • Ihre Buchhaltung bucht täglich die debitorischen Belege.
  • Bilendo plant den Mahnlauf für den nächstmöglichen Tag laut vordefiniertem Workflow.
  • Der Vertrieb wird, je nach Konfiguration, automatisch über den Zahlungsverzug informiert und um strukturiertes Feedback gebeten.
  • Das Feedback gibt der Vertriebsmitarbeiter in eine einfach zu bedienende Onlinemaske ein, die Buchhaltung wird automatisch zum Vorgang informiert und kann eine schnelle Entscheidung ableiten.
  • Während der Klärung werden betroffene Belege automatisch auf Mahnstopp gesetzt und durch den Workflow automatisch wieder aufgehoben.

So können Sie die Gründe für eine Nicht-Zahlung schnell erfassen und eine passende Entscheidung treffen.

 

Die Bilendo-Plattform: eine für alle

Bilendo ist eine Credit-Management-Plattform, deren ganzheitlicher Ansatz Sie mit einem umfangreichen Service-Spektrum bei sämtlichen Fragen und Maßnahmen des Credit Managements unterstützt. Um externes wie internes Mahnwesen in reibungslose Prozesse zu verwandeln, sorgt Bilendo beim Dispute Management für:

  • sinnvolle Eskalation von Klärungsfällen
  • Abbau von Lagerdenken zwischen den Abteilungen
  • hohe Mitarbeiterzufriedenheit
  • skalierbare robuste Prozesse
  • bessere Kommunikation mit den Kunden
  • schnelleren Zahlungseingang
  • geringere Risiken für Zahlungsverzug und -ausfall
  • höhere Liquidität
  • zuverlässige Dokumentation
  • professionelle Außenwirkung

Dargestellt auf einer Plattform laufen alle Prozesse zentralisiert, transparent und übersichtlich ab. Bilendo ist einfach zu bedienen und zu implementieren.


Mehr Informationen zum Dispute Management mit Bilendo erhalten Sie hier.

 

Fazit

Mangelhaftes Dispute Management ist besonders in großen Unternehmen ein Problem. Es kommt zu Abstimmungsschwierigkeiten innerhalb des Betriebs und zu einer uneinheitlichen (Kunden-)Kommunikation. Zu viele Akteure sind Teil der Kommunikation, nutzen zu verschiedene Medien und Systeme, verfolgen zu unterschiedliche Interessen. Lösung bietet hier die Darstellung aller Vorgänge auf einer Plattform wie Bilendo, die Prozesse im Dispute Management vereinheitlicht, harmonisiert und optimiert.