Indem sie hochkomplexe Finanzprozesse automatisieren, sorgen innovative Technologien dafür, dass vorhandene Ressourcen in Ihrem Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert wird. In welchen Bereichen kann durch die Automatisierung von Finanzprozessen ein besonders großer Mehrwert geschaffen werden?

 

Manuelle Transaktionen gefährden die Liquidität

In Ihrem Unternehmen kommt es täglich zu Geschäftsabschlüssen. Damit einhergehend müssen Rechnungen geschrieben und versendet, eingehenden Zahlungen zugewiesen und gegebenenfalls bei Verzug individuelle Mahnläufe angestoßen werden. In den meisten Unternehmen ist damit nach wie vor ein großer manueller kosten- und zeitintensiver Aufwand verbunden. Gerade die Pflege einer Offene-Posten-Liste ist mühsam und aufwendig. 

Ein Großteil dieses Aufwands betrifft die interne Abstimmung (ob mit oder ohne Offene-Posten-Liste). Was wurde mit welchem Kunden abgesprochen? Die Klärung dieser Frage über Abteilungsgrenzen hinweg - womöglich noch über verschiedene Standorte hinweg - ist ein langatmiger Prozess. In der Zwischenzeit verschiebt sich der Zahlungseingang immer weiter nach hinten. Der DSO-Wert steigt und das Geld fehlt in Ihrer Unternehmenskasse, um Ihre Liquidität steht es schlechter, als es sein müsste. 

Zudem bringen Forderungen mit Zahlungsziel immer Forderungsrisiken mit sich, die den ohnehin schon vorhandenen Kostendruck erhöhen. Dass sich Aufwand, Forderungsrisiken und Kostendruck drastisch reduzieren lassen, zeigen neue Technologien: Digitale Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen steigern die Effizienz und senken die Kosten. 

Hierfür sind keine großen Investitionen nötig. Der Zugriff auf sämtliche Prozesse findet über eine Cloud-Software statt, über die die verschiedenen Bereiche gesteuert werden. Und Sie müssen kein überbordendes IT-Projekt anstoßen. Die richtige Cloud-Lösung dient als digitaler Assistent in Form einer Add-ons zu Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur, ohne diese zu beeinflussen oder bei der Implementierung IT-Ressourcen zu binden. 

Wie das im Detail aussieht, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

 

Welche Unternehmensbereiche profitieren besonders von der Automatisierung von Finanzprozessen?

Outputmanagement

Derzeit auf dem Markt befindliche Softwares bieten viele Funktionen, die schon heute die Arbeit bedeutend erleichtern, wie etwa die automatische Erstellung und Versendung von Rechnungen. Oft fehlt aber die Möglichkeit, die erstellten Dokumente anschließend digital weiterzunutzen. Deshalb ist es notwendig, dass native Cloud-Software problemlos an die genutzte IT-Infrastruktur angebunden werden kann.

Aktuelle Cloud-Software fungiert als Drehscheibe zwischen der dezentralen Dokumentenerstellung und der einheitlichen Aussteuerung aller Dokumente. Hierbei ist es nicht von Bedeutung, welches Programm zur Dokumentenerstellung genutzt wird. Die Software greift auf die erstellten Daten zu, vereinheitlicht alle Dokumente hinsichtlich Corporate Communication und Corporate Design und verteilt sie anschließend zielgerichtet über den gewünschten Ausgangskanal.


Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Als wichtige Bereiche der Finanzbuchhaltung gelten die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung. In der Debitorenbuchhaltung werden alle ausgehenden Rechnungen erfasst, Debitorenkonten für die Kunden angelegt und gepflegt sowie Forderungen ein- und nach Begleichung ausgebucht. Auch in diesem Bereich lässt sich durch Finance-Automation-Tools ein hoher Grad der Automation erreichen, was sich gegenüber der manuellen Durchführung als großer Vorteil erweist.

Die Rechnungserstellung findet in den meisten Betrieben schon digital statt. Cloud-Software für die Forderungsbearbeitung bietet im Anschluss weitere hilfreiche Automatisierungsprozesse an. So wird jede gestellte Rechnung automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet und dieser anschließend als Debitor angelegt. Im Debitorenkonto sind alle Transaktionen des jeweiligen Kunden hinterlegt, sämtliche Buchungssätze lassen sich bequem im DATEV-Standard exportieren und so unmittelbar an Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Anwälte etc. übermitteln.

Alle eigenen Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Gläubigern werden in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet. Auch hierbei lassen sich die nötigen Prozesse mithilfe einer Cloud-Software automatisieren und digitalisieren.


Forderungsmanagement

Das automatische Forderungsmanagement setzt ein, sobald die Software feststellt, dass nach Ablauf der vereinbarten Frist die Zahlung nicht eingegangen ist. Von der Zahlungserinnerung über die 1. Mahnung bis zur letzten Mahnung behält die Software sämtliche Fristen im Blick. Manuelle Erinnerungen über die versäumten Zahlungsziele sind hierdurch nicht mehr notwendig.

Selbst Teilzahlungen, gewährte Skontos und Gebühren wie Zinsen oder Verzugspauschalen erkennt die Software und berechnet so korrekt den entsprechenden noch zu zahlenden Restbetrag.

Über das vernetzte Outputmanagement können die individuellen Mahnläufe täglich angestoßen werden. Das stringente und professionelle Mahnwesen sorgt für rasche Zahlungseingänge und trägt so sowohl zur Reduzierung der DSO (Days Sales Outstanding) als auch zur Verbesserung der Kundenbeziehung durch die professionelle Kommunikation bei.

Bei Klärungen laufen interne Prozesse Workflow-basiert und automatisiert ab. Sie nehmen die notwendigen Konfigurationen vor und sorgen für eine hürdenlose abteilungsübergreifende Kommunikation, ganz ohne Medienbrüche, ohne Umwege, ohne irritierte Kunden.


Inkasso

Kommt es dennoch dazu, dass ein Kunde selbst nach der letzten Mahnung die Forderung nicht begleicht, hilft die nahtlose Dokumentation aller Vorgänge bei der Durchführung sowohl eines außergerichtlichen als auch eines gerichtlichen Mahnwesens.

Mit einer effektiven Cloud-Software lassen sich die offenen Forderungen automatisch an ein geeignetes Inkassounternehmen der Wahl übergeben, das dank der lückenlosen Übermittlung der kontinuierlichen und rechtsgültigen Kommunikation unverzüglich mit der Eintreibung beginnen kann. 

 

In jedem Unternehmen werden tagtäglich Finanztransaktionen durchgeführt, oftmals jedoch manuell. Automatisierte Standardprozesse tragen in erheblichem Umfang zur Effizienzsteigerung der Finanzabteilung und schließlich des gesamten Betriebs bei. Außerdem ermöglichen cloubasierte Softwarelösungen, die mühelos an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden werden können, massive Kostensenkungen.

Moderne Credit-Management-Anwendungen sind cloudbasiert und als monatlich kündbare Lösungen ohne hohe Investitionskosten direkt einsatzbereit. Der Zugriff auf die Benutzeroberfläche und alle Funktionen findet komfortabel über das Browserfenster statt - so macht es keinen Unterschied, von welchem Standort aus oder zu welcher Zeit. 

 

Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch Digitalisierung

Die Digitalisierung wichtiger Betriebsbereiche macht ein Unternehmen fit für die Zukunft. Ein hoher Grad an Automatisierung trägt in hohem Maße dazu bei, dass wichtige Unternehmensressourcen sinnvoll eingesetzt werden können. Nur wenn ein Unternehmen Prozesse verkürzt und automatisiert, kann es auch künftig wettbewerbsfähig bleiben und gegenüber einer starken Konkurrenz standhalten.

Den Mitarbeitern im Unternehmen bleibt mehr Zeit, sich auf die eigentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren, ohne ihre kostbare Zeit für Dinge einzusetzen, die Maschinen ohne großen Aufwand schnell und zuverlässig erledigen. So steht unterm Strich mehr Zeit für die Weiterentwicklung des Unternehmens und Innovationen zur Verfügung.

Mehr zur Digitalisierung im Finanzbereich erfahren Sie in unserem Whitepaper.


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Natürlich bedeutet die Einführung digitaler Technologien einen Bruch mit gelebten Traditionen, was nicht immer von allen Beteiligten von Anfang an mit Wohlwollen betrachtet wird. Werden jedoch die Potenziale und großen Vorteile erlebt, schätzen die meisten die Erleichterungen im beruflichen Alltag, die sich aus der Nutzung innovativer Lösungen für das gesamte Unternehmen ergeben.