Mit der Rechnung hat es zunächst einmal eine ganz einfache Bewandtnis: Sie dokumentieren und beweisen damit Ihre erbrachte Leistung. Gar nicht so einfach - oder unmissverständlich - ist so manches, was damit zusammenhängt: Versand, Vorsteuerabzug, Rechnungskopie. Mit Bilendo blicken Sie durch - und schonen wichtige Ressourcen.

 

Wo ist welche Rechnung? Stolpersteine im Prozess

Rechnungen haben zwei lästige Angewohnheiten: Sie treten in Massen auf und berühren verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Damit sind prozessuale Probleme vorprogrammiert, die dazu führen, dass zum einen der Zahlungseingang nur verzögert erfolgt und zum anderen Kunden ungerechtfertigt angemahnt werden. Ersteres ist nachteilig für Ihre Liquidität, Letzteres ist nachteilig für die Kundenzufriedenheit.

Die Krux liegt im Weg, den eine Rechnung üblicherweise geht.

Der interne Weg einer Rechnung  

Rechnungen werden in der Auftragsverwaltung digital erstellt und in dieser Form entweder direkt in den Postausgang übertragen oder an die Mitarbeiter im Vertrieb oder der Kundenbetreuung zur Freigabe übertragen. Das Problem dabei: Erstellung, Freigabe und Versand laufen nicht an einer zentralen Stelle ab, sind also drei verschiedene - und damit fehleranfällige - Prozesse. 

Denn meist gehen Rechnungen nicht einzeln und unmittelbar raus, sondern gebündelt, um Aufwand zu sparen. Das bedeutet, dass Rechnungen zunächst liegenbleiben, das Fälligkeitsdatum je aber schon läuft. Nicht selten wird etwas übersehen oder geht unter, Fristen verstreichen und die Buchhaltung setzt einen Mahnprozess in Gang (eventuell unter Einschaltung eines Inkassounternehmens).

Der Aufwand, diesen verpatzten Vorgang zu korrigieren, ist dann unverhältnismäßig hoch, vom verzögerten Zahlungseingang und irritierten Kundenverhältnis ganz zu schweigen. 

Der Weg zum Kunden

Diese Stolpersteine können Sie umgehen, indem Sie die Prozesse an einer Stelle zentralisieren. Rechnungsfreigabe und Rechnungsversand, egal ob die Zustellung per E-Mail oder per Post erfolgen soll, muss im Idealfall zentral gesteuert werden. Beim Versand der Rechnung gilt es allerdings, ein paar Punkte zu beachten. 

Es ist nicht immer nachvollziehbar, wer die Rechnung verschickt hat bzw. ob sie überhaupt schon verschickt wurde. Der Versand muss also klar dokumentiert werden. Außerdem ist mit Ihrem Kunden im Fall eines E-Mail-Versands im Vorfeld abzuklären, ob er dem Rechnungsversand auf diesem Weg überhaupt zustimmt. 

Um die Verwirrung komplett zu machen, wird in einigen Unternehmen die Rechnung nicht nur via Mail, sondern zusätzlich via Post versendet - um auf Nummer sicher zu gehen. 

Aufwand und Kosten wider Willen

Abgesehen vom zeitintensiven Aufwand, den alle beteiligten Mitarbeiter beim Versand per Post betreiben müssen, entstehen zusätzliche Kosten: Porto, Drucker, Toner, Papier, Strom, Wartung etc. 

Die "Total Cost of Ownership" sind durch den dezentralen und analogen Rechnungsversand unnötig hoch, denn Ihr Unternehmen kann nicht von den Skaleneffekten professioneller Massenversender profitieren. 

Aufwandstreiber #1 - "Wir haben die Rechnung nicht erhalten!"

Betrachtet man den Fall, dass Ihre versendeten Rechnungen nicht bezahlt werden, lässt sich im Alltag ein immer wiederkehrendes Verhalten beobachten. Mit viel Aufwand erzeugen Sie im Unternehmen Mahnvorschlagslisten und versenden Mahnungen an die säumigen Kunden. Der Hauptgrund, warum Rechnungen nicht bezahlt werden, ist mit großem Abstand die Tatsache, dass Ihre Kunden vorgeben, die Rechnung gar nicht bekommen zu haben. Ihr Kunde bittet Sie schließlich, ihm eine Kopie zukommen zu lassen. 

Wirklich effizient ist anders. Warum fügen Sie die fälligen Rechnungen nicht automatisch allen versendeten Mahnungen bei? So sparen Sie wertvolle Zeit. 

 

Rechnungskopie, Vorsteuerabzug - das gilt es zu beachten 

Stolpersteine im gesamten Prozess fußen zum Teil auch auf Missverständnissen, die rund um das Thema Rechnungsversand bestehen. 

Der Punkt Rechnungskopie ist für viele Unternehmen beim Vorsteuerabzug immer wieder ein Thema.

Generell gilt: Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung wiederholt zuschicken (z. B. via Mail, Stichwort "Mehrfachversand"), führt das für diesen zu keinen steuerlichen Nachteilen. 

Sie müssen Duplikate (Zweitausfertigungen, Rechnungsdoppel) nach § 14c Absatz 1 UStG als solche auch nicht kennzeichnen (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Wichtig ist die identische Ausführung der Rechnung. 

Einer veralteten Rechtsprechung zufolge reichte die Vorlage einer Rechnungskopie für die Vorsteuervergütung nicht aus. Originalrechnungen sind für die Vorsteuervergütung für innerhalb der EU ansässige Unternehmen jedoch nur noch bei begründeten Zweifeln in Papierform vorzulegen (vgl. § 61 Abs. 2 Satz 4 UStDV). 

Eine "Kopie der Rechnung" im Sinne des § 61 Abs. 2 Satz 3 UStDV sind Dokumente, die eine originalgetreue Reproduktion der Rechnung darstellen (vgl. Urteil des Finanzgericht Köln). 

 

Rechnungsversand mit Bilendo 

Indem Sie Ihren gesamten Rechnungsversand Bilendo anvertrauen, schaffen Sie die oben beschriebenen Stolpersteine aus der Welt.  

Ihre Rechnungen werden an zentraler Stelle verarbeitet, es gibt keine abweichenden Prozessschritte, die zu Umwegen, Verzögerungen und Missverständnissen führen. 

Haben Sie (und Ihre Kunden) sich für den E-Mail-Weg entschieden, kümmert sich Bilendo um den zuverlässigen Versand, bei dem für Sie keine Wartungskosten und kein Dokumentationsaufwand anfallen.

Bevorzugen Sie den gewohnten analogen Postversand, entstehen für Sie weder Zusatzaufwand noch Kosten für Druck, Porto und Versand.

Der Rechnungsversand erfolgt kontinuierlich und nicht blockweise. Das heißt, Ihre Kunden erhalten die Rechnung zeitnah, was dazu führt, dass der Zahlungseingang schneller auf Ihrem Konto eingeht - mit allen bekannten Vorteilen für die Liquidität und das Wachstum Ihres Unternehmens. 

 

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Der Rechnungsversand mit Bilendo optimiert einen wichtigen Prozessschritt Ihrer Forderungsbearbeitung. Mit einer zentralen Abwicklung sorgen Sie für einen kontinuierlichen, unmittelbaren Versand, für zügige Zahlungseingänge und damit für eine zuverlässige Liquidität. Ganz nebenbei schonen Sie wichtige zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen in Ihrem Unternehmen, indem Sie Aufwände abbauen. 

 

 

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir bei Bilendo keine Rechtsberatung vornehmen. Die Inhalte dieses Artikels wurden sorgfältig von den Experten der Bilendo GmbH erarbeitet. Der Leser muss die Anwendbarkeit der ihm vorliegenden Informationen in eigener Verantwortung prüfen. Eine Haftung der Bilendo GmbH und aller an der Ausarbeitung Beteiligten ist ausgeschlossen.