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Die Debitorenbuchhaltung - ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung

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Helena Loos am 12.02.2018

Das Erfassen und Verwalten von offenen Posten übernimmt in einem Unternehmen die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Alle Informationen über Forderungen und deren Schuldner werden hier zusammengetragen und helfen dabei finanzielle und strategische Entscheidungen zu fällen.

Debitorenbuchhaltung im Allgemeinen

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Forderungen und Geschäftspartnern eines Unternehmens. Es werden nicht nur Transaktionen von Kunden erfasst und verwaltet, sondern auch Forderungen gebucht und ausgebucht. Mit Hilfe der Debitorenbuchhaltung behält ein Unternehmen den Überblick über alle offenen und bezahlten Rechnungen und sichert die kurzfristige sowie langfristige Liquidität ab.

Zur Debitorenbuchhaltung gehört auch die unangenehme Arbeit, einen Debitor (=Schuldner) sowohl auf den Zahlungsverzug aufmerksam zu machen, als auch diese gegebenenfalls mit allen Mitteln einzutreiben.

Diese Tätigkeit ist für den Kreditor (=Gläubiger), dringend notwendig, da dies nicht nur die Liquidität sichert, sondern auch Informationen über die Zahlungsmoral von Kunden zusammenträgt. Mit diesem Wissen können Debitoren mit schlechter Zahlungsmoral identifiziert und das Verhalten ihnen gegenüber angepasst werden.

Debitorenkonten

Um die offenen Forderungen aus Leistungen und Lieferungen einzelner Debitoren festzuhalten, werden diese auf dem Debitorenkonto als Guthaben gegenüber des jeweiligen Kunden dargestellt. Eine Unternehmung kann je nach Kundenstruktur ein gemeinsames Konto für alle Debitoren oder ein eigenes für jeden Kunden anlegen.

In der Finanzbuchhaltung werden dann sämtliche Kundenguthaben aus der Debitorenbuchhaltung übernommen. Die Finanzbuchhaltung bildet dabei einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens ab. Ziel ist es, dass das Gesamtergebnis der Unternehmung ermittelt und abgebildet wird.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung hat zwei grundlegende Aufgaben:

  • Forderungsmanagement - Erfassung und Verwaltung von Forderungen

  • Informationsmanagement - Ausstehende Zahlungen und Zahlungsmoral der Kunden zusammenfassen und beurteilen

Was ist Forderungsmanagement?

Umgangssprachlich formuliert sind die Mitarbeiter des Forderungsmanagements die “Geldeintreiber” eines Unternehmens. Dabei handelt es sich nicht um muskelbepackte Anzugträger, die unerwartet an der Tür klopfen und Geld sehen wollen. Vielmehr geht es darum, unter Berücksichtigung der Beziehung zum Kunden, offene Forderungen vom Schuldner einzuholen, um die Liquidität des eigenen Betriebs zu sichern.

Das Forderungsmanagement kontrolliert die Debitorenkonten der einzelnen Kunden auf offene Posten. In der Regel werden die offenen Posten in einem 7- oder 14-Tage Rhythmus überprüft, was zum einen zu ungenauen Angaben bei den offenen Posten führt und zum anderen zu langen Mahnläufen. Zielführender ist ein tagesaktuelles Forderungsmanagement, welches Forderungen rund um die Uhr im Auge behält und Mahnläufe stringent und zeitnah verwaltet.

Folglich ist es die Aufgabe des Forderungsmanagements durch das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen die Forderung beim Schuldner einzuholen. Hierbei sollte das Mahnwesen möglichst effektiv gestaltet sein, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern.

Schafft es das Forderungsmanagement selbst bei ausführlicher In­for­mie­rung im Voraus und konsequentem Mahnwesen nicht, den Kunden zur Zahlung zu bringen, so ist die Weitergabe an ein Inkassounternehmen der nächste sinnvolle Schritt. Das IKU kümmert sich dann im Interesse des Gläubigers und des Schuldners um eine Begleichung der Forderung.

Was ist Informationsmanagement?

Wie die Debitorenbuchhaltung, setzt sich auch das Informationsmanagement aus zwei Teilen zusammen. Der eine Teil besteht darin, Informationen über den Kunden einzuholen, um damit das Debitorenrisiko gering zu halten. Der andere Teil gibt dem Unternehmen Auskunft darüber, welche Forderungen noch zu erwarten sind.

Das Informationsmanagement informiert sich über das Scoring und die Zahlungsmoral eines Kunden bereits vor Abschluss eines Auftrags. Es werden Informationen darüber gesammelt, wie schnell ein Kunde seine Rechnungen in der Regel begleicht und dadurch kann das Zahlungsverhalten besser eingeschätzt werden. Hierdurch wird schon vorab einem Forderungsausfall entgegen gewirkt und senkt damit das Debitorenrisiko.

Besonders bei hochpreisigen Aufträgen ist es ratsam neue Debitoren auf ihre Kreditwürdigkeit zu überprüfen. Dies kann mithilfe von Auskunfteien und Scoring-Dienstleistern geschehen.

Sollte ein Kunde mehrere offene Rechnungen noch zu begleichen haben, könnte diesem Kunden die Insolvenz drohen. Wenn das Informationsmanagement solche Risiken früh erkennt, kann der Schaden klein gehalten werden.

Der zweite Teil besteht darin, für den Betrieb alle Informationen über noch ausstehende Forderungen und damit zu erwartende Zahlungen zu sammeln und weiterzugeben. Dadurch kann die Geschäftsführung erkennen, wie liquide das eigene Unternehmen in Zukunft sein wird und ob es aus finanzieller Sicht ratsam ist größere Investitionen zu tätigen.

Was ist das Debitorenrisiko

Auch bekannt als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko beschreibt das Risiko, dass ein Auftraggeber eine Forderung nur teilweise oder gar nicht begleichen kann. Durch ein zuverlässig arbeitendes Informationsmanagement kann das Debitorenrisiko möglichst gering gehalten werden.

Was bedeutet Scoring und welchen Nutzen hat es?

Das Scoring wird neben der Debitorenbuchhaltung auch bei der Kreditvergabe eingesetzt, eine Art Bonitätseinschätzung. Ist das Scoring bei einem Kunden zum Beispiel sehr gut, so ist die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsausfall sehr niedrig.

Damit kann eine Aussage darüber getroffen werden, welche Bestellungen der Kunde bisher getätigt hat und ob dieser fristgerecht bezahlt hat. Grundsätzlich sind die Stammdaten des Kunden die Grundlage für diese Bewertung.

Fazit:

Häufig wird der Bereich der Debitorenbuchhaltung unterschätzt, obwohl dieser Teil der Finanzbuchhaltung elementar für die Sicherung der Liquidität eines Betriebs ist. Der eine Teil des Forderungsmanagements behält den Überblick über alle offenen Posten und versucht diese durch ein effektives Mahnwesen einzutreiben. Das Informationsmanagement als zweiten Teil informiert sich meist schon im Voraus über die Liquidität eines Auftraggebers, um das Debitorenrisiko zu verringern. Zusätzlich gibt es Informationen über noch offene Posten an das Unternehmensmanagement weiter, damit dieses für die Zukunft planen kann. Um diese umfangreiche und unverzichtbare Arbeit zu erleichtern bildet die Automatisierung von Teilbereichen, wie zum Beispiel dem Mahnwesen.

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