Kunden Kredite einzuräumen ist üblich, denn Rechnungen müssen meist erst bis zu einem bestimmten Datum bezahlt werden. Genau hier liegt das Problem, nämlich das Risiko, dass Ihre Kunden die Rechnung nicht fristgerecht bezahlen. Als Folge stolpert Ihr Cashflow, Ihre Liquidität ist gefährdet und Sie können Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Banken nicht mehr bedienen.

Diese 5 Top-Tipps bieten Ihnen mögliche Auswege, um Forderungsrisiken nachhaltig zu reduzieren:

 

1. Credit Scoring: Kennen Sie Ihre Kunden!

Durch Bonitätsprüfungen behalten Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden im Auge und können beispielsweise Bezahloptionen davon abhängig machen. Um eine valide Aussage über Ihre Kunden zu treffen, ergänzen Sie dabei externe Daten um die Erkenntnisse Ihres eigenen Credit Scorings.

Aber: Viele Unternehmen ziehen beim Credit Scoring nicht die wirklich relevanten Parameter heran. Außerdem ist die Kommunikation der ermittelten Werte innerhalb des Unternehmens problematisch und nicht transparent. Das verzögert Freigabeprozesse, zum Beispiel neuer Kreditrichtlinien und Kreditlimits. 

Tipp: Führen Sie ein internes Scoring-Verfahren ein, das Sie flexibel anpassen können, wenn sich Markt und Branche verändern. Das Sie an einer zentralen Stelle abbilden und für jeden im Unternehmen zugänglich machen. Das durch eine selbst konfigurierte, Workflow-basierte Kommunikation Aufwände bei der Freigabe reduzieren hilft. 

 

2. Rechnungsversand: zentral und unmittelbar!

In den meisten Unternehmen laufen Erstellung, Freigabe und Versand von Rechnungen an drei verschiedenen Stellen ab. Um Aufwand zu sparen, werden sie dann gebündelt und nicht kontinuierlich verschickt.

Aber: Wenn drei verschiedene Prozesse für einen Vorgang verantwortlich sind, kommt es leicht zu Verzögerungen und Versäumnissen. Außerdem laufen Fristen für Fälligkeiten bereits an, der DSO-Wert steigt unnötig und Kunden werden eventuell ungerechtfertigt angemahnt.

Tipp: Verarbeiten Sie Ihre Rechnungen an einer zentralen Stelle und sorgen Sie für einen kontinuierlichen und unmittelbaren Versand. Ohne Zettelwirtschaft, ohne Umwege und ohne manuelle Aufwände.  

 

3. Offene-Posten-Liste klären: aber bitte automatisch!

Wenn ein Kunde nicht zahlt, bekommt er eine Mahnung. Dafür nutzen Ihre Mitarbeiter eine Offene-Posten-Liste, die kontinuierlich gepflegt und abgearbeitet wird, um Mahnungen en bloc zu versenden.

Aber: En bloc ist der Versand von Mahnungen lange nicht so effektiv wie kontinuierlich, und die manuelle Pflege der Offene-Posten-Liste ist ein Schreckgespenst für alle Beteiligten. Denn die ist aufwendig und zeitraubend.

Tipp: Automatisieren Sie die Kontrolle und Pflege Ihrer offenen Posten sowie den einsetzenden Mahnprozess und sorgen Sie so für einen kontinuierlichen Versand unmittelbar nach Fälligkeit. Der zügigere Zahlungseingang erfolgt dann fast schon zwangsläufig. 

 

4. Interne Klärung: abteilungsübergreifend zusammenarbeiten!

Manchmal haben Kunden gute Gründe, nicht zu bezahlen. Ihre Mitarbeiter müssen also abklären, ob der Kunde nicht zahlen muss, nicht zahlen kann oder nicht zahlen will. Wer hat was mit dem Kunden wann abgesprochen und wo liegen alle wichtigen Dokumente wie Verträge, Rechnungen und sonstige Belege?

Aber: Abstimmungsprobleme zwischen Ihren Abteilungen führen dazu, dass Klärungsfälle enormen Zeitverlust und Aufwand verursachen. Silostrukturen und Medienbrüche tun ihr Übriges, manuelle Aufwände und Zettelwirtschaft nehmen überhand.  

Tipp: Steuern und automatisieren Sie Rückfragen bei Zahlungsproblemen abteilungsübergreifend durch Workflows zur Klärung offener Posten.

 

5. Kundenkommunikation: Seien Sie ansprechbar!

Wettbewerbsfähigkeit hat viel (oder sogar alles?) mit Kundenzufriedenheit zu tun. Kunden erwarten heutzutage, dass Sie immer erreichbar sind, auf Wünsche individuell eingehen, kompetent und in Echtzeit reagieren und mit eingespielten Prozessen arbeiten.

Aber: Die Vielschichtigkeit Ihrer Kundenstruktur und die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse erschwert eine einheitliche Kommunikation. Gerade bei der Eintreibung offener Forderungen wird die Beziehung zu Ihren Kunden leicht irritiert.

Tipp: Stellen Sie Ihren Kunden eine zentrale Anlaufstelle zur Verfügung, auf der Sie alle Fragen zu offenen Forderungen unkompliziert, flexibel und transparent sowie abteilungsübergreifend kommunizieren können.

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Wichtig ist, dass die Zeit, die Rechnungen offen sind, so kurz wie möglich ist, denn dieses "verliehene Geld" fehlt Ihrem Unternehmen. Ganz zu schweigen vom Risiko, dass die Zahlung komplett ausfällt - das sollte unbedingt so gering wie möglich ausfallen. Der entstehende Kostendruck gefährdet Ihr Wachstum und Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Dem können Sie mit den oben beschriebenen 5 Top-Tipps effektiv entgegenwirken. So gelingt es Ihnen spielend einfach, wichtige Ressourcen zu schonen, die Effizienz Ihres Unternehmens beim Credit Management steigern und ganz nebenbei auch noch den Kundenerwartungen gerecht zu werden.