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Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

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Joseph Strietzel am 26.06.2018

In sämtlichen Branchen werden Arbeitsschritte mithilfe digitaler Werkzeuge sinnvoll optimiert. Nicht nur in der Telekommunikationsindustrie sorgt die digitale Transformation für einen drastischen Umbruch, auch die Finanzbuchhaltung profitiert von den umfassenden Chancen, die die Digitalisierung bereithält.

Digitale Chancen

Jede vorangegangene industrielle Revolution veränderte die Art zu leben und zu arbeiten grundlegend. Im Kern ging es jedoch immer um dasselbe: die Optimierung und Automatisierung von Prozessen hin zu mehr Effizienz.

Bei der digitalen Revolution ist das nicht anders. Auf dem Weg hin zur Wirtschaft 4.0 erkennen Unternehmen zusehends neue Möglichkeiten, mit digitalen Tools das eigene Unternehmen zukunftsfähig zu machen.

Mit Technologien wie KI (künstliche Intelligenz), IoT (Internet of Things) und Cloud Computing wird es möglich, zuvor langwierige Prozesse deutlich zu verschlanken und ressourcenschonend zu arbeiten.

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Aus manuell wird automatisch - die Digitalisierung macht's möglich

Wiederkehrende Prozesse automatisieren

Von der Automatisierung wiederkehrender Prozesse profitieren in steigendem Maße auch die Finanzbuchhaltungsabteilungen von Unternehmen, die vorgegebene Abläufe mit großer Präzision und Gewissenhaftigkeit bearbeiten.

Eine genaue und effektive Buchhaltung gehört mit zu den wichtigsten Säulen im Unternehmen: Nur wenn Posten korrekt verbucht, offene Beträge zeitnah beglichen und Forderungen stringent beigetrieben werden, kann das Unternehmen auf solider Grundlage agieren.

Die ordnungsgemäße Durchführung der Buchhaltung beansprucht schon in kleinen Unternehmen viele Ressourcen, schließlich müssen sämtliche Vorgänge genauestens überprüft und durchgeführt werden. Mithilfe digitaler Tools lassen sich die Prozesse in sämtlichen Teilbereichen der Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung optimieren.

Schon die Erstellung von Angeboten und Rechnungen wird durch Softwarelösungen stark vereinfacht.

Nach Rechnungsstellung werden alle Daten - wie beispielsweise Kunden- und Rechnungsnummer, Anschrift, Rechnungsbetrag, Zahlungsziele etc. - komfortabel und automatisch in eine Finance Automation Platform übernommen. Hier können über verschiedene Module passgenaue Prozesse entworfen werden:

  • Outputmanagement

Die Bündelung, Verteilung und Steuerung digitaler und physischer Dokumente an ausgewählte Empfänger ist ein komplexer Prozess. Innovative Finance Automation Softwares koppeln sich nahtlos an die zur Rechnungsstellung verwendeten Programme und steuern die Terminierung und Ausführung aller notwendigen Schritte.

  • Forderungsmanagement

Ein gut organisiertes Forderungsmanagement ist für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens unabdingbar. Mit automatischen individualisierten Mahnläufen werden säumige Kunden garantiert erreicht. Je nach Geschäftsverhältnis und Gegenstand der erbrachten Leistung lassen sich unterschiedliche Kundengruppen erstellen, für die eigene Konditionen gelten. Durch wirksame, fristgerechte Mahnläufe werden Zahlungsausfälle verhindert und die Liquidität des eigenen Unternehmens gestärkt.

  • Debitorenbuchhaltung

Die Erfassung und Verwaltung debitorischer Geschäftsvorfälle stellt eine mühsame und komplexe Aufgabe dar. Auf Basis der angeschlossenen Module kann ein Großteil der Debitorenbuchhaltung automatisiert werden. Sämtliche einen Kunden betreffende Vorgänge werden buchhalterisch aufgezeichnet und Transaktionen automatisch eingebucht. Geht eine Zahlung auf das verknüpfte Geschäftskonto ein, wird die betroffene Forderung sofort ausgebucht. Selbst Teilzahlungen können einer Forderung zugewiesen und der neue Forderungsbetrag automatisch ermittelt werden.

  • Inkasso

In jeder Branche gibt es schwarze Schafe, die nach erbrachter Leistung partout die Rechnung nicht begleichen. Doch auch die Übergabe der offenen Forderung läuft mit einer Finance Automation Platform problemlos ab. Auf Wunsch findet die forderungsbasierte Übergabe an ein geeignetes Inkassounternehmen vollautomatisch statt. Alle relevanten Dokumente werden in Echtzeit übertragen, sodass die Profis unverzüglich ihre Arbeit aufnehmen können. Durch die lückenlose Dokumentation können die Profis nahtlos weitermachen; die mühsame manuelle Suche nach relevanten Informationen entfällt ebenso wie die aufwendige Weitergabe der Dokumente.

Vorteile statt Vorurteile

In Bezug auf digitale Datenverarbeitung in der Cloud äußern viele Unternehmen berechtigte Sorgen um die Sicherheit der Daten. Aktuelle Lösungen übertragen jedoch alle Inhalte sicher verschlüsselt und bieten somit einen besseren Schutz, als es auf einem herkömmlichen Gerät möglich wäre.

Gleich mehrere Vorteile machen die Nutzung digitaler cloudbasierter Lösungen attraktiv:

  • Cloud-Lösungen sind immer verfügbar, der Zugriff findet bequem über das Browserfenster statt. Zur Inbetriebnahme ist keine Installation erforderlich, auch Aktualisierungen werden durch den Anbieter zentral eingespielt.

  • Aktuelle sichere Cloud-Anwendungen übertragen alle Informationen ausschließlich verschlüsselt, sodass ein nicht autorisierter Fremdzugriff erschwert wird.

  • Alle Daten sind bei Cloud-Lösungen zentral gespeichert. Für einen Zugriff ist es unerheblich, ob man in der Nähe des Servers oder am anderen Ende der Welt sitzt - solange es eine Internetverbindung gibt, kann gearbeitet werden.

  • Oft wachsen die Anforderungen an ein Programm mit dem Unternehmen mit. Viele Cloud-Softwares werden als frei skalierbare Anwendungen angeboten, sodass sich das Programm den Anforderungen des Unternehmens anpasst.

  • Flexibilität wird nicht nur von Arbeitnehmern und -gebern erwartet. Auch cloudbasierte Software kann flexibel eingesetzt werden, da sie meist monatlich kündbar sind und ohne größere Investitionen in Betrieb genommen werden können. Der Zugriff selbst findet ortsunabhängig über das bevorzugte Gerät (Tablet, Computer etc.) statt.

  • Als mietbare Lösungen sind SaaS-Cloud-Programme preisgünstig im Unterhalt. Die Anschaffung einer teuren Lizenz zur Nutzung des Angebots entfällt, stattdessen erhalten die Nutzer ein auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes Angebot, das mit dem Unternehmen mitwächst.

Fazit

Die Verwendung innovativer digitaler Lösungen ermöglicht einen hohen Grad an Automatisierung und Individualisierung. So entstehen passgenaue Systeme, die den Bedarfen von Unternehmen und ihren Kunden gerecht werden. Den Mitarbeitern bleibt nun mehr Zeit für ihre Kerntätigkeiten und die Weiterentwicklung des Unternehmens.

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