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Mahntexte - Schneller Zahlungseingang vs. Kundenbeziehung

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Helena Loos am 26.02.2018

Sie haben eine Leistung erbracht, die Rechnung gestellt und warten nun auf deren Begleichung - bisher vergebens. Doch mit der Zahlungsmoral der Kunden ist es leider wie mit so vielen Dingen im Leben: Nicht alles läuft so, wie man es selbst gerne hätte.

Beim Verfassen der Mahntexte haben allerdings Sie die Zügel in der Hand und können so bewusst den Fokus auf einen schnellen Zahlungseingang oder die Sicherung der Kundenzufriedenheit richten.

Fokus Zahlungseingang

Manche Kunden erwerben nur ein einziges Produkt bei Ihnen oder nehmen nur eine einmalige Leistung in Anspruch und verschwinden anschließend von der Bildfläche - ohne die Rechnung fristgerecht bezahlt zu haben.

In diesem Fall dürfen Sie gerne offen und direkt sein, schließlich bedeutet die ausbleibende Zahlung zeitaufwendige Mehrarbeit, die Sie oder Ihre Buchhaltung von der eigentlichen Arbeit abhält.

Vorgehen:

  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch: Eine 1. Mahnung deutet indirekt darauf hin, dass es weitere geben wird, bis es ernsthafte Konsequenzen geben wird.
  • Setzen Sie einen positiven Zahlungsanreiz: Verzugszinsen und Mahngebühren können angedroht werden, bei Geschäftskunden zusätzlich noch die Verzugspauschale. Bei einer unverzüglichen Begleichung des offenen Posten kann von der Erhebung jedoch abgesehen werden.
  • Weisen Sie auf die verbundenen finanziellen und rechtlichen Folgen einer weiteren Zahlungsverweigerung hin - Ihr Kunde wird es sich sicher nochmal genau überlegen, ob er die Zahlung weiter hinauszögert.

Fokus Kundenbeziehung

Bei anderen Kunden, mit denen Sie ein gutes Geschäftsverhältnis haben, steht jedoch nicht der unverzügliche Zahlungseingang im Mittelpunkt, sondern vielmehr der Erhalt der Kundenbeziehung.

Vorgehen:

  • Fragen Sie nach, ob es mit der Leistung Probleme gibt.
  • Geben Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit an. In einem persönlichen Gespräch lassen sich für etwaige Probleme oftmals einfach gute Lösungen finden.
  • Trotz aller Kulanz sollten Sie deutlich machen, dass Sie auf den Zahlungseingang bestehen - schließlich haben Sie die Leistung Ihrerseits erfüllt.

Leistung nicht gleich Leistung, Kunde nicht gleich Kunde

In einer wirksamen Mahnung sollten Sie zudem auf die unterschiedlichen Geschäftsverhältnisse (B2B / B2C) sowie die verschiedenen Arten von Leistungen Bezug nehmen. Das Thema “Mahnen” kann sehr lästig sein, wenn man aber von Anfang an die richtigen Worte findet, kann nicht nur ein zügiger Zahlungseingang, sondern zudem auch eine Stärkung der Kundenbeziehung erreicht werden.

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Fazit

Eine Mahnung zu versenden ist meist eine unangenehme Angelegenheit, kostet es doch Zeit und Nerven, dem säumigen Kunden hinterherzulaufen. Wer aber auch in dieser Situation die richtigen Worte findet, erreicht das gewünschte Ziel - die Begleichung der Forderung - deutlich einfacher.

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