Kunden Kredite einzuräumen ist üblich, denn Rechnungen müssen meist erst bis zu einem bestimmten Datum bezahlt werden. Genau hier liegt das Problem begraben, nämlich das Risiko, dass Ihre Kunden die Rechnung nicht fristgerecht bezahlen. Als Folge stolpert Ihr Cashflow, Ihre Liquidität ist gefährdet und Sie können Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Banken nicht mehr bedienen.

Diese 5 Top-Tipps bieten Ihnen mögliche Auswege, um Forderungsrisiken nachhaltig zu reduzieren:

 

1. Bonitätsprüfung: Kennen Sie Ihre Kunden!

Durch Bonitätsprüfungen stellen Sie noch vor Vertragsabschluss fest, wie es mit der Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden aussieht. Davon können Sie beispielsweise abhängig machen, ob Sie auf eine sichere Bezahloption wie Vorauskasse bestehen.

Aber: Bonitätsprüfungen kriegen Sie natürlich nicht geschenkt, sie sind kostenpflichtig. Das muss sich für Sie rechnen. Außerdem beruhen sie auf statistischen Berechnungen. Es kann passieren, dass Sie Kundschaft ausschließen oder abschrecken, die vielleicht doch sehr zahlungskräftig wäre.

Tipp: Führen Sie ein internes Scoring-Verfahren ein, das es Ihnen ermöglicht, das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden genau zu beobachten und unmittelbar zu reagieren, sollte sich daran etwas ändern (z. B: durch angepasste Zahlungsmodalitäten).

 

2. Rechnungsversand: Zentral und unmittelbar!

In den meisten Unternehmen laufen Erstellung, Freigabe und Versand von Rechnungen an drei verschiedenen Stellen ab. Um Aufwand zu sparen, werden sie dann gebündelt und nicht kontinuierlich verschickt.

Aber: Wenn drei verschiedene Prozesse für einen Vorgang verantwortlich sind, kommt es leicht zu Verzögerungen und Versäumnissen. Außerdem laufen Fristen für Fälligkeiten bereits an, der DSO-Wert steigt unnötig und Kunden werden eventuell ungerechtfertigt angemahnt.

Tipp: Verarbeiten Sie Ihre Rechnungen an zentraler Stelle und sorgen Sie für einen kontinuierlichen und unmittelbaren Versand.  

 

3. Mahnwesen: Bleiben Sie dran!

Überwachen Sie Ihre offenen Posten und mahnen Sie im Verzugsfall engmaschig und stringent an. Sind Sie am Ende des kaufmännischen Mahnprozesses angekommen, übergeben Sie den Vorgang an ein Inkassounternehmen.

Aber: Das Mahnwesen ist ein aufwendiger Prozess, personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen werden strapaziert. Um Aufwand zu sparen, gehen Mahnungen zudem en bloc und nicht kontinuierlich raus - das kostet empfindlich Zeit und treibt den DSO-Wert in die Höhe. 

Tipp: Automatisieren Sie Ihre Offene-Posten-Kontrolle sowie den einsetzenden Mahnprozess und sorgen Sie so für einen kontinuierlichen Versand unmittelbar nach Fälligkeit. 

 

4. Klärungsmanagement: Abteilungsübergreifend zusammenarbeiten!

Manchmal haben Kunden gute Gründe, nicht zu bezahlen. Rechnungen bleiben offen, die Forderungslaufzeit zieht sich in die Länge - und dann ist es nicht selten der Kunde selbst, der eine Klärung initiiert. 

Aber: Abstimmungsprobleme zwischen Ihren Abteilungen führen dazu, dass Klärungsfälle enormen Zeitverlust und Aufwand verursachen. Silostrukturen und Medienbrüche tun ihr Übriges, manuelle Aufwände und Zettelwirtschaft nehmen überhand.  

Tipp: Steuern und automatisieren Sie Rückfragen bei Zahlungsproblemen abteilungsübergreifend durch Workflows zur Klärung offener Posten.

 

5. Kundenkommunikation: Seien Sie ansprechbar!

Wettbewerbsfähigkeit hat viel (oder sogar alles?) mit Kundenzufriedenheit zu tun. Kunden erwarten heutzutage, dass Sie immer erreichbar sind, auf Wünsche individuell eingehen, kompetent und in Echtzeit reagieren und mit eingespielten Prozessen arbeiten.

Aber: Die Vielschichtigkeit Ihrer Kundenstruktur und die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse erschwert eine einheitliche Kommunikation. Gerade bei der Eintreibung offener Forderungen wird die Beziehung zum Ihren Kunden leicht irritiert.

Tipp: Stellen Sie Ihren Kunden eine zentrale Anlaufstelle zur Verfügung, auf der Sie alle Fragen zu offenen Forderungen unkompliziert, flexibel und transparent sowie abteilungsübergreifend kommunizieren können.

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Wichtig ist, dass die Zeit, die Rechnungen offen sind, so kurz wie möglich ist, denn dieses "verliehene Geld" fehlt Ihrem Unternehmen. Ganz zu schweigen vom Risiko, dass die Zahlung komplett ausfällt - das sollte unbedingt so gering wie möglich ausfallen. Der entstehende Kostendruck gefährdet Ihr Wachstum und Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Dem können Sie mit den oben beschriebenen 5 Top-Tipps effektiv entgegenwirken. So gelingt es Ihnen spielend einfach, wichtige Ressourcen zu schonen, die Effizienz Ihres Unternehmens steigern und ganz nebenbei auch noch den Kundenerwartungen gerecht zu werden.