Warum Sie manchmal mit einem lustigen Mahntext erfolgreicher sind

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Kein teurer Spaß: Sympathiepunkte sammeln im Mahnprozess Kein teurer Spaß: Sympathiepunkte sammeln im Mahnprozess

Mahnungen zu versenden ist selten eine lustige Angelegenheit. Das einzige, was noch weniger Spaß macht, als eine Mahnung zu versenden, ist wohl das Öffnen einer Mahnung. Der säumige Kunde wird in der Regel belehrt, welche Konsequenzen seine Zahlungsmoral mit sich bringt. Doch auch zahlungsträge Kunden sind eher zur Kooperation bereit, wenn sie auf humorvolle und kreative Weise kontaktiert werden.

Der bewährte Mahnlauf

Es ist üblich, zunächst eine Zahlungserinnerung und anschließend bei andauernder Nichtbezahlung des offenen Betrags zwei weitere Mahnungen zu schicken. Der Stil ist dabei in der Zahlungserinnerung freundlich, aber bestimmt. Pflegen Sie zu Ihrem Kunden eine gute Beziehung, können Sie auch mal eine Zahlungserinnerung mit einem Augenzwinkern verfassen. Ihr Kunde wird sich über die humorvolle Erinnerung freuen. Mit jeder Mahnung sollte der Stil jedoch ernster und sachlicher werden. Nicht selten wird auch auf rechtliche Konsequenzen hingewiesen - das Unternehmen tritt seriös auf, Humor scheint völlig fehl am Platz.

Doch schon William Shakespeare stellte unumwunden fest: „Humor ist eines der besten Kleidungsstücke, die man in Gesellschaft tragen kann." Und das dürfte nicht nur dem nassen englischen Wetter geschuldet gewesen sein, das jedes andere Kleidungsstück durchnässt, dem trockenen englischen Humor aber nichts anhaben konnte.

Eine Prise Humor

Versuchen Sie, mit Witz und Charme Ihren Kunden zur Zahlung zu bewegen: Denn nur wenig ist schöner, als wenn Ihr Kunde zusammen mit Ihnen - anstatt über Sie - lacht!

  • Sie sammeln Sympathiepunkte: Ihr Kunde wird den offenen Posten bevorzugt begleichen.
  • Sie beweisen Kundennähe: Sie treten Ihrem Kunden als angenehmer Geschäftspartner gegenüber und nicht als „Bad Cop”, der direkt mit den folgenschwersten Konsequenzen droht.
  • Mit einem Lächeln zahlt’s sich leichter: Ihr Kunde behält einen von der Norm abweichenden Text positiv im Kopf und wird den Inhalt des Textes nicht verdrängen.

Die Zahlungserinnerung

In der Zahlungserinnerung wird davon ausgegangen, dass der Kunde nur vergessen hat, den offenen Posten zu begleichen. Hier können Sie deshalb sehr locker vorgehen - Ihr Kunde wird die Erinnerung gewiss nicht vergessen. Dennoch sollen alle relevanten Informationen enthalten sein.

Betreff

Zahlungserinnerung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]

Text

Liebe/r [Kundenname], ich hoffe, Sie haben sich an unserer Leistung erfreut und den Kauf noch nicht bereut. Doch der Blick auf’s Konto macht mir klar, Ihr Geld ist leider noch nicht da!

Nachtext

Bitte begleichen Sie den offenen Betrag, damit ich Sie auch weiter mag! Liebe Grüße

Die 2. Mahnung und die Letzte Mahnung

  • Zahlt Ihr Kunde auch nach einer Zahlungserinnerung nicht den offenen Betrag, versenden Sie die 2. Mahnung. Nun sollten Sie deutlich ernster sein, denn mittlerweile ist nicht mehr von einem bloßen Vergessen auszugehen - auch bei einer guten Kunden-beziehung ist irgendwann Schluss mit lustig.
  • Verstreicht auch die in der 2. Mahnung festgesetzte Zahlungsfrist ergebnislos, senden Sie Ihrem Kunden die Letzte Mahnung. In dieser findet eine weitere verbale Eskalation statt, damit Ihrem Kunden klar wird, dass Sie zwar über ein versehentliches Vergessen hinweg-sehen, sich aber nicht ausnutzen lassen.

Fazit

Es ist im Leben gar nicht so einfach, immer den richtigen Ton zu treffen. Das gilt besonders für sensible geschäftliche Vorgänge: Deshalb ist es wichtig, einen passenden Mittelweg zwischen Humor und verbaler Eskalation zu finden. Zu Beginn kann es aber hilfreich sein, mit einem Lächeln Ihrem Kunden gegenüberzutreten - oft erübrigen sich dann weitere Maßnahmen von selbst.


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