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25. Oktober 2022 Markus Haggenmiller
Workflows & Automatisierung für Finance Executive 8 Min.
Es ist ein undankbarer Job, die Aufgaben im Debitorenmanagement im Griff behalten zu wollen! Zum einen sind zu viele Leute aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Zielen am Prozess beteiligt. Zum anderen sorgt die fragmentierte Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte für ein blankes Chaos, das sich in manuellen Aufwänden und Zeitverlust niederschlägt. Doch dafür gibt es eine Lösung.
Komplex werden die verschiedenen Debitorenmanagement-Aufgaben vor allem durch die vielen verschiedenen Komponenten, die gleichzeitig bewältigt werden müssen, zudem über mehrere Abteilungsgrenzen hinweg. Das verursacht enorme manuelle Aufwände und löst eine Kette an Problemen und zahlreiche Fehlerquellen aus.
Durch mangelnde Transparenz fehlt den Mitarbeitern aller Abteilungen der Überblick, wie der Stand der einzelnen Forderung ist, während sie diese undankbaren Aufgaben zu koordinieren versuchen. Gleichzeitig schießt der DSO in die Höhe und Kunden werden womöglich fälschlicherweise gemahnt und beschweren sich. Ein Berg an Problemen häuft sich an, der vor allen Dingen eins bedeutet: Zeitverlust, hohe Prozesskosten und noch mehr Stress.
Betroffen sind sämtliche Debitorenmanagement-Aufgaben:
In den meisten Unternehmen besteht die Rechnungserstellung aus drei verschiedenen Komponenten: Erstellung, Freigabe und Rechnungsversand. Und darin liegt schon eine wichtige Fehlerquelle: Der Ablauf erfolgt nicht an einer zentralen Stelle, sondern die Prozesse laufen einzeln und getrennt voneinander ab.
Um den manuellen Aufwand zwingend zu reduzieren, versenden Mitarbeiter Rechnungen gebündelt - ohne das eigentliche Problem damit zu lösen. Denn die Forderungslaufzeit läuft bereits an und der Kunde hat die Rechnung noch gar nicht erhalten. Der Prozess bleibt fragmentiert, also aufwendig und ineffizient. Entstehende Fehler zu beheben und dabei das normale Tagesgeschäft weiter im Takt zu halten, wird zur Mammutaufgabe.
Sinnvolle Zahlungsziele festzulegen, ist eine der wesentlichsten Aufgaben in einem erfolgreichen Debitorenmanagement. Doch oft ist das gar nicht so einfach. Einheitliche Zahlungsziele ersparen Aufwand, werden aber der einzelnen, langjährigen Kundenbeziehung nicht gerecht. Forderungslaufzeiten sollen so knapp wie möglich ausfallen - und das fordert den Vertrieb.
Obwohl die wertvolle Zeit des Vertriebs anderen Aufgaben zugedacht ist, sind diese Mitarbeiter meist für die Eintreibung der offenen Forderungen verantwortlich. Beide Bereiche, Buchhaltung und Vertrieb, sind auf einen guten gegenseitigen Informationsaustausch angewiesen, um ihre Aufgaben zuverlässig und zügig erledigen zu können. Wenn das reibungslos möglich wäre, könnte der Vertrieb individuelle Zahlungsziele ausmachen - und die Forderungseintreibung der Buchhaltung überlassen.
Zur Bewertung der Debitorenrisiken werden Bonitäten über externe Auskünfte organisiert und die eigenen Zahlungserfahrungen hinzugezogen. Allerdings sind die Daten der Auskunfteien keine Echtzeit-Daten und bieten gerade in der heutigen dynamischen Welt keine sichere Grundlage bei Entscheidungen, zum Beispiel für oder gegen höhere Kreditlimite. Erfolgreiches Credit Management erfordert Daten in Echtzeit - das gilt auch für die internen. Nur so können Zahlungsziele und -modalitäten sinnvoll festgelegt und Forderungsrisiken reduziert werden.
Auch in diesem Punkt sind mehrere Abteilungen gefordert, nicht nur Buchhaltung und Credit Management. Denn oft genug ist es der Vertrieb vor Ort beim Kunden, der in die Kreditvergabe involviert und auf schnell zugängliche und eindeutige Daten angewiesen ist.
Forderungsausfälle gilt es zu vermeiden, dafür ist ein zügiges und erfolgreiches Mahnwesen von wesentlicher Bedeutung, da ein Forderungsausfall enorme finanzielle Schäden verursachen kann. Thomas Bravo, Mitglied des Vorstands des Bundesverbands Credit Management Österreich (BvCM AT), liefert hierzu ein sehr anschauliches Rechenbeispiel: "Bei einem Forderungsausfall von 5.000 Euro und 2 % Umsatzrendite sind 250.000 Euro Mehrumsatz nötig, um den Ausfall wieder zu kompensieren."
Sind Kunden mit ihren Rechnungen im Verzug, gilt es, diese möglichst schnell und effizient zu mahnen. Denn wichtiges Kapital fehlt Ihrem Unternehmen, Liquidität und Investitionen werden gemindert oder gar blockiert. Ihre Mitarbeiter haben mit einem enormen manuellen Aufwand beim Mahnwesen zu kämpfen, den sie durch blockweises Mahnen zu kompensieren versuchen. Mahnungen werden meist ausgedruckt und müssen vor dem Versand freigegeben werden - wieder ein fragmentierter Prozess, der aufhält und Fehler birgt.
Und während das effektive Mahnwesen wegen der aufwendigen internen Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg und den damit verbundenen Medienbrüchen versagt, explodieren Kennzahlen wie die Days Sales Outstanding und spiegeln die gefährdete Liquidität.
Besonders im Dispute Management kommen die genannten Probleme wieder zusammen. Bevor überhaupt gemahnt werden kann, muss eine Forderung mahnbar gemacht werden. Dabei muss abgeklärt werden, was mit dem Kunden wann und durch wen abgesprochen wurde. Oft verursachen ellenlange Offene-Posten-Listen in Excel irrsinnige manuelle Aufwände (und Zettelwirtschaft) und werden zwischen den Abteilungen hin und her gereicht.
Vertrieb und Buchhaltung haben unterschiedliche Herangehensweisen bei der Kontrolle der Zahlungsmoral, zudem ist die Kommunikation über diverse Abteilungen hinweg erschwert durch verschiedene Programme sowie Medien und einen fehlenden zentralen Punkt der Zusammenkunft aller Informationen. Die Feststellung des tatsächlichen Status quo und zügige Entscheidungsfindungen sind auf beiden Seiten gar unmöglich.
Ein Problem tut sich bei den zahlreichen Debitorenmanagement-Aufgaben besonders hervor: Die einzelnen Prozesse sind fragmentiert, also in Bruchstücken, was ihre Bewältigung so problematisch macht. Also liegt hier auch die Lösung.
Die AR-Automation-Plattform Bilendo bildet alle Prozesse und Aufgaben im Debitorenmanagement zentral auf einer Plattform ab und entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter von manuellen Aufwänden bei Routineaufgaben. Kurz gesagt: Bilendo sorgt dafür, dass aus fragmentierten Prozessen glatte Prozesse werden. Das steigert die Effizienz und reduziert die Komplexität, was wiederum dazu führt, dass Fehler vermeiden und Zeitverlust eliminiert wird.
Dies gelingt Ihnen mithilfe von Bilendo durch einen transparenten Überblick über alle Vorgänge sowie Daten und ein effizientes Aufgabenmanagement.
Die Workflow-basierte Automatisierung von Bilendo ermöglicht eine transparente Aufgabenverteilung zu den jeweiligen Zeitpunkten im Prozess. Das heißt, alle beteiligten Mitarbeiter und Vorgesetzte, egal welcher Abteilung, wissen, wann sie und ihr Wissen sowie ihre Entscheidungen gefragt sind und was aufgrund welcher Datenlage zu tun ist.
Konfigurieren Sie diese Workflows selbst nach Ihren Anforderungen, und alle Prozessbeteiligten können an den ihnen zugewiesenen Punkten arbeiten. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit (und damit Geld) bei Ihren Aufgaben im Debitorenmanagement und das Chaos bei der internen Abstimmung findet ein Ende.
Zusätzlich ist der Erfolg Ihres Debitorenmanagements nicht mehr abhängig von einigen wenigen spezialisierten Mitarbeitern. Denn die benutzerfreundliche, innovative Bedienung von Bilendo ermöglicht jedem in Ihrem Unternehmen den Umgang mit der Software ohne spezifische Schulungen. Das macht die Aufgabenverteilung leicht und sorgt für Entspannung, wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub bzw. Elternzeit sind oder die Abteilung wechseln.
Workflows beim Dispute Management und Mahnwesen mit Bilendo
Sie etablieren damit ein effizientes Debitorenmanagement, das ganz auf Ihren Anforderungen beruht, angefangen bei der zentralen Rechnungserstellung bis hin zum sinnvoll automatisierten Versand von Mahnungen. Sie haben den Überblick und die Kontrolle und bestimmen die Abläufe sowie Zeitpunkte wie bspw. den Mahnstopp, welcher Mitarbeiter involviert, ob und wann eskaliert wird und wann eine Klärung als geschlossen gilt. Die interne Kommunikation beim Dispute Management läuft reibungslos und ohne Umwege ab und Kommunikationsprobleme sowie Medienbrüche sind Vergangenheit.
Weil alle Daten über jeden Debitor an zentraler Stelle verfügbar und einsehbar sind, können Zahlungsziele individuell und basierend auf bisherigen Erfahrungen und mit Rücksicht auf die Kundenbeziehung festgelegt werden.
Mit Bilendo können Sie Ihr Credit Scoring flexibel anpassen, indem Sie beispielsweise relevante Parametern bei Bedarf neu bestimmen. Die kontinuierlich aktualisierten Zahlen lösen Sie von starren Prozessen und manuellen Übertragungen zwischen verschiedenen Anwendungen. Aktualisierungen externer Auskunfteien werden miteinbezogen und liefern Ihnen einen topaktuellen Wert für jeden einzelnen Debitor, zentral abrufbar für jeden Mitarbeiter und für eine schnelle Entscheidungsfindung.
Risikoklassen bieten eine Entscheidungsbasis bei Geschäftsabschlüssen
Die Übersicht bei den Debitorenmanagement-Aufgaben kehrt mit Bilendo wieder zurück und Sie gewinnen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag. Durch die zentral abgebildeten Prozesse und dazugehörigen Informationen ist jeder Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand und die Kommunikation im und um den Prozess herum ist offen und transparent einsehbar. Mit Bilendo sorgen Sie für eine schneller Forderungseintreibung und steigern Ihre Liquidität für mehr Investitionen und Wachstum.
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Die Debitorenmanagement-Aufgaben gleichen der des Sysiphus: zu viele unkoordinierte Prozessbeteiligte, zu viele manuelle Aufwände, eine zu unsichere Datenlage - und schon schießen Kennzahlen in die Höhe und womöglich auch die Beschwerden von Kunden.
Meist scheitert ein effizientes Debitorenmanagement vor allem an der problematischen internen Kommunikation und an der fehlenden Transparenz im Prozess.
Mit Bilendo überwinden Sie diese Probleme: durch die Darstellung aller Prozessschritte an einer zentralen Plattform und durch konfigurierbare Workflows, die dafür sorgen, dass automatisch jeder am Prozess Beteiligte weiß, wann er oder sie gefragt ist.
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