Das Erfassen und Verwalten offener Posten übernimmt in einem Unternehmen die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Alle Informationen über Forderungen und deren Schuldner werden hier zusammengetragen und helfen dabei, finanzielle und strategische Entscheidungen zu fällen.

 

Debitorenbuchhaltung im Allgemeinen

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Forderungen und Geschäftspartnern eines Unternehmens. Es werden nicht nur Transaktionen von Kunden erfasst und verwaltet, sondern auch Forderungen gebucht und ausgebucht. Mit Hilfe der Debitorenbuchhaltung behält ein Unternehmen den Überblick über alle offenen und bezahlten Rechnungen und sichert die kurzfristige sowie langfristige Liquidität ab.

Zur Debitorenbuchhaltung gehört auch die unangenehme Arbeit, einen Debitor (=Schuldner) sowohl auf den Zahlungsverzug aufmerksam zu machen, als auch diese gegebenenfalls mit allen Mitteln einzutreiben.

Diese Tätigkeit ist für den Kreditor (=Gläubiger), dringend notwendig, da dies nicht nur die Liquidität sichert, sondern auch Informationen über die Zahlungsfähigkeit von Kunden zusammenträgt. Mit diesem Wissen können Debitoren mit schlechter Bonität identifiziert und das Verhalten ihnen gegenüber angepasst werden.

Komplementärer Zweig der Finanzbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung.

Debitorenkonten

Um die offenen Forderungen aus Leistungen und Lieferungen einzelner Debitoren festzuhalten, werden diese auf dem Debitorenkonto als Guthaben gegenüber des jeweiligen Kunden dargestellt. Eine Unternehmung kann je nach Kundenstruktur ein gemeinsames Konto für alle Debitoren oder ein eigenes für jeden Kunden anlegen.

In der Finanzbuchhaltung werden dann sämtliche Kundenguthaben aus der Debitorenbuchhaltung übernommen. Die Finanzbuchhaltung bildet dabei einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens ab. Ziel ist es, dass das Gesamtergebnis der Unternehmung ermittelt und abgebildet wird.

Was ist das Debitorenrisiko

Auch bekannt als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko und beschreibt das Risiko, dass ein Auftraggeber eine Forderung nur teilweise oder gar nicht begleichen kann. Durch ein zuverlässig arbeitendes Informationsmanagement kann das Debitorenrisiko möglichst gering gehalten werden.

 

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung hat zwei grundlegende Aufgaben:

  • Forderungsmanagement - Erfassung und Verwaltung von Forderungen

  • Informationsmanagement - Ausstehende Zahlungen und Zahlungsmoral der Kunden zusammenfassen und beurteilen

 

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement kontrolliert die Debitorenkonten der einzelnen Kunden auf offene Posten. In der Regel werden die offenen Posten in einem 7- oder 14-Tage-Rhythmus überprüft, was zum einen zu ungenauen Angaben bei den offenen Posten führt und zum anderen zu langen Mahnläufen. Zielführender ist ein tagesaktuelles Forderungsmanagement, welches Forderungen rund um die Uhr im Auge behält und Mahnläufe stringent und zeitnah verwaltet.

 

Was ist Informationsmanagement?

Das Informationsmanagement holt Informationen über Kunden ein, um das Debitorenrisiko gering zu halten. Hierzu gehören valide Daten über deren Kreditwürdigkeit, um schon vor dem Abschluss eines Geschäftes dem Forderungsausfall entgegenzuwirken.

Weitere Informationen bzw. Kennzahlen betreffen noch ausstehende Forderungen und damit zu erwartende Zahlungen. Dadurch kann die Geschäftsführung erkennen, wie liquide das eigene Unternehmen in Zukunft sein wird und ob es aus finanzieller Sicht ratsam ist, größere Investitionen zu tätigen.

 

Fazit

Häufig wird der Bereich der Debitorenbuchhaltung unterschätzt, obwohl dieser Teil der Finanzbuchhaltung elementar für die Sicherung der Liquidität eines Betriebs ist. Der eine Teil des Forderungsmanagements behält den Überblick über alle offenen Posten und versucht diese durch ein effektives Mahnwesen einzutreiben. Das Informationsmanagement als zweiten Teil sammelt wichtige Informationen und Kennzahlen über Kunden und das Unternehmen selbst.

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