Von der Sinnhaftigkeit digitaler Lösungen muss heute niemand mehr überzeugt werden. Die Digitalisierung hat alle Bereiche von Unternehmen erreicht, auch Ihre Finanzbuchhaltung. Das Problem heutzutage ist vielmehr, sich im Dschungel aus Tools und Anwendungen zurechtzufinden und umgestellte digitalisierte Prozesse auf ihren tatsächlichen Nutzen zu hinterfragen.

Bringt Ihr System die gewünschte Entlastung? Was müsste es können und aufbieten, damit Sie von einer echten Kosteneffizienz sprechen könnten?

Ein Blick in die Kernprozesse der digitalen Finanzbuchhaltung soll Aufschluss darüber geben, wo Verbesserungspotenzial liegt und wie ein passendes Tool dieses Potenzial freilegt, ohne für zusätzliche Aufwände bei der Implementierung und Anwendung zu sorgen. 

 

Komplexität der Prozesse

Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Teil Ihres Order-to-Cash-Prozesses und von vielen verschiedenen komplexen Teilprozessen geprägt. Diese Komplexität bedingt, dass die Finanzbuchhaltung im Alltag für große Aufwände sorgt. Und Aufwand bedeutet immer Zeitverlust, Zeitverlust verursacht immer Kosten.

ERP-Systeme wie SAP, die in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen, bringen aufgrund ihrer hohen Leistungsfähigkeit ihrerseits eine enorme Komplexität mit sich. Meist sind es spezialisierte Mitarbeiter, die mit der Anwendung betraut sind, weil die Nutzung einer gewissen Schulungen, Einarbeitungszeit und Erfahrung bedürfen. Folgen sind personelle Abhängigkeit und zudem mangelnde Flexibilität im Geschäftsalltag, weil Anpassungen des Systems teuer sind und nur mit hohem Zeitaufwand umgesetzt werden können (Customizing). 

Unter dieser Situation leiden wichtige Bereiche der digitalen Finanzbuchhaltung, wie Ihre Debitorenbuchhaltung. Diese kann als gutes Beispiel dafür dienen, wie durch Komplexität manuelle Aufwände entstehen, die für Zeitverlust und Kostendruck sorgen. 

Beim Debitorenmanagement geht es darum, für einen zeitnahen Zahlungseingang zu sorgen, denn nur so lassen sich Forderungsrisiken und Kennzahlen wie der DSO kontrollieren und die Liquidität sowie das Unternehmenswachstum sicherstellen. Doch die Aufwände, die die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung betreiben müssen, um diesen Zahlungseingang sicherzustellen, sind enorm. Automatisierte Mahnläufe sind bei Standardfällen möglich, Probleme verursachen die Fälle, bei denen eine interne Klärung notwendig ist, warum ein Kunde noch nicht gezahlt hat. 

In den meisten Unternehmen wird hierzu eine Offene-Posten-Liste im Excel-Format genutzt, deren manuelle Pflege für abteilungsübergreifenden Unmut sorgt. Silo-Strukturen und Medienbrüche bei der internen Kommunikation tun ihr Übriges, um den Klärungsprozess noch schwieriger zu machen und den Überblick über den tatsächlichen Stand der debitorischen Dinge zu verwischen. 

Die unmittelbare Folge ist, dass offene Rechnungen nur verzögert eingefordert und Zahlungen nur verzögert eingehen. 

 

Lösung Digitalisierung

Einer Studie der Boston Consulting Group zufolge kann der Einsatz einer zentralen Plattform dafür sorgen, dass die Komplexität des Order to Cash reduziert wird, wodurch eine Kostenreduktion von bis zu 30 % und eine Umsatzsteigerung von bis zu 3 % möglich ist.

Fokussiert auf den Bereich Debitorenbuchhaltung stellt Bilendo so eine Cloud-Plattform dar. Bilendo ist eine SaaS-Anwendung, die als Add-on zu Ihrem bestehenden ERP-System fungiert und komplexe Prozessschritte überbrücken hilft, die normalerweise von manuellen Tätigkeiten geprägt sind. 

So ist beispielsweise das Dispute Management in SAP allein schon aus dem zu geringen Textumfang bei der Klärungsnotiz im Buchungstext unzureichend, um tatsächlich zu klären, warum eine Zahlung noch nicht eingegangen ist.
 

Absolut unzureichend für eine umfassende Klärung: Klärungsnotiz im Buchungstext von SAP
Eine effektive Klärung sieht anders aus

 

Also greifen die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung zum Telefon, schicken eine E-Mail hinterher, machen sich eine handschriftliche Notiz und eine abenteuerliche Klärungs-Reise durchs Unternehmen nimmt ihren Lauf.

 

Bilendo ist als sinnvolle Erweiterung Ihres debitorischen Nebenbuchs zu verstehen und hilft, die Prozesse im Debitorenmanagement Ihrer digitalen Finanzbuchhaltung besser zu machen. 

3 Punkte spielen dabei die maßgebliche Rolle:

1. Plattform

Bilendo sorgt für einen 360°-Rundumblick über alle Debitoren, Prozesse und die ganze Kommunikation drumherum. Denn alles spielt sich an einer zentralen Stelle ab und ist damit a) maximal transparent, b) in Echtzeit einsehbar und zwar c) ohne manuelle Aufwände. 

Der debitorische Stand der Dinge über jeden einzelnen Kunden, über Kundengruppen oder Geschäftsbereiche kann jederzeit abgerufen werden. Durch die multiplen Einstellungsmöglichkeiten sind Sie flexibel und können diese Abbildung nach eigenem Wunsch gestalten. 


Sorgen Sie für Übersicht und Kontrolle über alle Kundendaten
360°: Die Kunden mit allen notwendigen Daten im Überblick

 

2. Automatisierung

Mit Bilendo fallen viele manuelle, wiederkehrende Aufwände weg, die tagtäglich für Zeitverlust verantwortlich sind. Abseits der Standardfälle können Sie zum Beispiel Workflows selbst konfigurieren und damit festlegen, wie ein Klärungsprozess beim Dispute Management aussehen soll. Wer wird in die Kommunikation einbezogen, wann wird ein Mahnstopp gesetzt und wieder aufgehoben, wann ist eine Eskalation notwendig und wann wird eine Klärung geschlossen? 

Legen Sie diese Punkte in Bilendo fest und überlassen Sie dem Automatismus den Rest. So macht ein automatisiertes Mahnwesen erst tatsächlich Sinn. Sie reduzieren manuelle Aufwände, personelle Abhängigkeiten und sorgen für einen hürdenfreien, kontinuierlichen Prozess. Folge sind entlastete Mitarbeiter, tägliche Mahnläufe und zügige Zahlungseingänge. 


Workflow-basierte Automatisierung bei Mahnwesen und Klärung
Automatische Workflows sorgen für kurze Wege - bei Kommunikation und Prozessen

 

3. Vorteile echter Cloud-Lösungen

Als SaaS-Anwendung bringt Bilendo alle Vorteile einer echten Cloud-Lösung mit, die vor allem Ihre Mitarbeiter zu spüren bekommen. 

1. Direkte Anwendung im Browser: keine Installation, Updates und Aktualisierung

Bei der Nutzung von cloudbasierten Buchhaltungslösungen Bedarf es keiner aufwendigen Installation oder einer nachträglichen Einspielung von Updates und Aktualisierungen. Die Software kann einfach und schnell über den Browser geöffnet und sofort genutzt werden.

2. Absolute Flexibilität bei örtlicher und zeitlicher Unabhängigkeit

Cloud-Lösungen sind überall und 24/7 an 365 Tagen im Jahr erreichbar. Die örtliche Bindung an Ihr Unternehmen und den dort stehenden Servern fällt weg. Nicht nur allgemein fürs Homeoffice, sondern auch für Ihre Vertriebsmitarbeiter ist das ein wesentlicher Mehrwert: Alle Daten und Informationen zu einem Kunden (Zahlungsverhalten etc.) sind auch mobil verfügbar und kommunizierbar.

3. Hohe Serverkapazitäten

Die Software liegt nicht lokal auf dem Unternehmensserver, sondern auf hochmodernen und hoch gesicherten Servern. Mit frei skalierbarer Kapazität kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen. Während Hochphasen werden zusätzliche Server hochgefahren und durch die Masse an Serverkapazität kann eine Vielzahl an Algorithmen zeitgleich arbeiten.

4. Kostengünstige Lösung zur Miete

Die Entscheidung für ein Online-Tool wie Bilendo geht keinesfalls einher mit einer hohen Investition in die Software. Auch Bilendo ist monatlich kündbar und der Preis ist an die individuelle Nutzung der Software ausgerichtet. Bei Bilendo können Sie mit einem "valued-based pricing" rechnen - das heißt, Sie bezahlen nur für aktive Debitoren, also für die, die Teilnehmer eines Mahnlaufs oder Workflows sind. 

5. Integration in bestehende IT-Infrastruktur

Wie die meisten cloudbasierten Lösungen lässt sich auch Bilendo ohne großen technischen Aufwand in Ihre vorhandene IT-Landschaft integrieren. Bestehende Integrationsschnittstellen und die Einbindung der API (Application Programming Interface) stellen die gängigsten Wege der Anbindung dar. Dadurch wird eine sofortige Nutzung ohne lange Implementierungszeiten ermöglicht. 

 

Gerade der letzte Punkt stellt für viele Unternehmen eine Hemmschwelle dar, sich nach Jahren des "digitalen Verwandlung" erneut mit neuen Tools und Anwendungen auseinanderzusetzen. Die Geduld und der Wille zur Veränderung sind schlichtweg erschöpft, Begriffe wie "Prozessoptimierung" verkommen zur Worthülse, hinter der doch nur Aufwand und Kosten stecken.

Dass das mit Bilendo anders ist, davon konnte sich auch Andre Everts, kaufmännischer Leiter der Tiemeyer Gruppe überzeugen:

"Ich bin positiv überrascht, wie effizient Bilendo tatsächlich ist. Erfahrungsgemäß werden die Einsparungen bei der Einführung neuer Software zumindest im ersten Jahr von den entstehenden Kosten übertroffen. Bilendo aber konnte uns mit einem Business Case, der sich innerhalb eines Jahres selbst deckt, überzeugen und begeistern. Unser Einsparpotenzial wird die Kosten schon bald übertreffen."

 

Weitere Details zur Zusammenarbeit zwischen Bilendo und der Tiemeyer Gruppe finden Sie in unserer Success Story.


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Management Summary

  • Innovative, digitale Lösungen ermöglichen einen hohen Grad an Automatisierung und Individualisierung.
  • Gerade in der Finanzbuchhaltung sorgt das für Entlastung.
  • Doch Tool ist nicht gleich Tool und oft entstehen durch Komplexität der Anwendungen neue Aufwände.
  • Die Bilendo-Plattform unterstützt Sie bei den komplexen Teilprozessen der Debitorenbuchhaltung, indem sie Aufwände gezielt abbaut.
  • Hintergrund ist 
    • die Abbildung aller Vorgänge auf einer Cloud-Plattform für mehr Transparenz und Kontrolle
    • und die Workflow-basierte Automatosierung, die Prozesse flexibel, unabhängig und schneller macht.
  • Als Folge gehen Zahlungen schneller auf Ihrem Konto ein und Ihre Mitarbeiter sind entlastet von manuellen, repetitiven Aufgaben.