Klug eingesetzte Zahlungsfristen sind im Geschäftsalltag ein unglaublich nützliches Werkzeug, um zeitnah ausstehende Forderungen einzuholen. Sie dienen sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden als klare Vorgabe, bis wann eine Rechnung zu begleichen ist. Das schafft nicht nur die nötige Transparenz, sondern hilft Ihrem Unternehmen anschließend auch als Grundlage für etwaigen Zahlungsverzug.

Aus diesem Grund ist die richtige Zahlungsfrist auf Rechnungen ein essentieller Baustein im Forderungsmanagement und damit ein entscheidender Faktor bei der Erhaltung der eigenen Liquidität.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Wichtigkeit von klar definierten Zahlungsfristen, um die Rechnungsbegleichung der Kunden zu optimieren. Damit schützen Sie letztlich auch Ihr Unternehmen in schwierigen Zeiten.

 

Was ist eine Zahlungsfrist und warum ist sie so wichtig?

Sie gibt an, in welchem Zeitraum ein Kunde die Rechnung zu begleichen hat. Sollte der Kunde es in dieser Zeit nicht schaffen, die offene Forderung zu zahlen, ist das Unternehmen anschließend berechtigt, eine Mahnung zu versenden. Somit ist die Zahlungsfrist auf der Rechnung eine wichtige Grundlage für einen anschließenden Mahnprozess, falls dieser notwendig sein sollte. Zudem schafft sie Transparenz und Klarheit, bis zu welchem Zeitpunkt das Unternehmen die Zahlung erwartet.

Rechnungen für Privatkunden sollten unbedingt eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsziel enthalten, zumindest jedoch einen Hinweis auf die gesetzliche Regelung. Rechnungen für Geschäftskunden können hingegen getrost auf beides verzichten, denn hier greift die gesetzliche Vorgabe von 30 Tagen direkt ab Erhalt der Rechnung. Es gibt allerdings zahlreiche attraktive Zahlungsfristen, die Sie als Unternehmen selbst wählen können. Das erklären wir später im Artikel noch etwas genauer.

 

Der Unterschied zwischen Zahlungsfrist und Zahlungsziel

Diese beiden verwandten Begriffe werden häufig verwechselt und synonym verwendet, doch es gibt klare und grundlegende Unterschiede. Diese sind in der nachfolgenden Tabelle übersichtlich dargestellt.

Zahlungsbedingung Zahlungsfrist Zahlungsziel
Definition Gibt einen Zeitraum an, innerhalb dessen die Rechnung zu begleichen ist. Gibt ein konkretes Datum an, bis zu dem die Rechnung zu begleichen ist.
Beispiel Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Zahlung zum 31. März 2023.
Folge Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Kunde in Verzug. Nach dem 31. März 2023 gerät der Kunde in Verzug.


Gibt das Unternehmen bzw. der Gläubiger weder Zahlungsziel noch Zahlungsfrist auf der Rechnung an, dann gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Privatkunden müssen jedoch zumindest auf den Gesetzestext hingewiesen werden (§ 286 BGB).

 

Welche Zahlungsbedingungen sind vorteilhaft?

Beide Optionen haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile, die es gegeneinander abzuwägen gilt. So sind Zahlungsfristen denkbar einfach zu verwalten und die Rechnung muss nicht jedes Mal ein individuelles Datum enthalten. Das kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn Ihr Unternehmen viele Privatkunden beliefert. Die Komplexität beim Verwalten hält sich in Grenzen, und automatisierte Systeme können zusätzlich dabei nützlich sein, einen etwaigen Zahlungsverzug einfach zu visualisieren und anzumahnen.

Ein konkretes Datum als Zahlungsziel hat wiederum den Vorteil, dass der Kunde nicht selbst das letztmögliche Zahlungsdatum errechnen muss. Speziell bei der Gewährung von Skonto, also einem Rabatt bei pünktlicher Bezahlung, kann ein Zahlungsziel dem Kunden größere Klarheit verschaffen. Mit Hilfe moderner Software lässt sich heutzutage auch problemlos ein Zahlungsziel mit vorgegebenem Datum automatisieren. 

 

Welche Zahlungsfristen sind auf der Rechnung möglich?

Obwohl es eine gesetzliche Zahlungsfrist gibt, haben Unternehmen sowohl im B2B- als auch im B2C-Geschäft die Möglichkeit, eine eigene Zahlungsfrist auf die Rechnung zu setzen. Diese kann sowohl kürzer als auch länger sein als die gesetzlich vorgegebenen 30 Tage.

Hier haben wir einige beliebte Beispiele für unterschiedliche Zahlungsbedingungen für Sie zusammengetragen:

  • Rechnungen ohne Zahlungsziel oder Zahlungsfrist: Ein Unternehmen kann gänzlich auf die Angabe verzichten, dann greift automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Allerdings müssen Privatkunden auf der Rechnung auf diese gesetzliche Frist hingewiesen werden.

  • Zahlbar sofort bzw. Zahlungsziel sofort: Die Rechnung ist in diesem Fall sofort nach Erhalt zu begleichen, das Unternehmen könnte also kurz darauf direkt mahnen. Bitte beachten Sie aber, dass der Begriff „sofort fällig“ eine andere Bedeutung hat. Rechnungen sind immer nach Erhalt sofort fällig, demnach wäre diese Angabe damit gleichzusetzen, als sei keine Zahlungsfrist angesetzt und die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen würde greifen. Das mag etwas verwirrend sein und genau deshalb ist es erwähnenswert, um etwaige Verwirrungen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

  • Zahlbar innerhalb von 7 oder 14 Tagen: Selbst kurze Fristen wie 7 Tage sind durchaus möglich. Kunden könnten sich dadurch jedoch unter Druck gesetzt fühlen und eine so schnelle Bezahlung ist für manche auch gar nicht machbar. Deswegen sind 14 Tage meistens die bessere Option.

  • Es gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen: Natürlich kann man auch auf die gültige Gesetzeslage verweisen. Das kann Vertrauen und Transparenz schaffen.

Darüber hinaus kann ein Unternehmen natürlich auch längere Fristen setzen und individuelle Zahlungsziele vereinbaren. Das Gesetz greift im Wesentlichen nur dann, wenn eigene Bedingungen im Vorfeld nicht klar und deutlich bestimmt wurden.

 

Automatisierte Vorgänge erleichtern den Überblick

Im Geschäftsalltag müssen Sie oftmals Hunderte oder Tausende von Rechnungen bearbeiten. Eine manuelle Verwaltung aller Fristen oder der Einsatz von Excel-Tabellen ist dabei nicht ideal. Es macht nicht nur unglaublich viel manuelle Arbeit und verursacht Stress, sondern fördert auch Fehler im Forderungsmanagement.

Moderne Systeme wie die AR-Automation-Software von Bilendo unterstützen Ihr Unternehmen hingegen mithilfe konfigurierbarer Workflows bei der (teil-)automatisierten Verwaltung Ihrer Debitoren - inklusive aller wichtigen Daten, wie Rechnungen und Zahlungsfristen. 

Sie sehen auf einen Blick, wann Rechnungen beglichen werden müssen und welche Kunden sich bereits im Verzug befinden. Das erleichtert es Ihnen sehr, ein transparentes und effizientes Forderungsmanagement aufzubauen.

 

Was ist zu tun, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist?

Eine Rechnung ist per Definitionem immer sofort nach Erhalt fällig, doch Gesetz und Unternehmen räumen den Kunden in der Regel einen adäquaten Zeitraum zur Bezahlung ein. Nachdem die Frist oder das Zahlungsziel abgelaufen ist, gerät der Kunde in Verzug und Sie könnenanschließend zur Mahnung übergehen. Deswegen ist es so wichtig, auf allen Rechnungen die entsprechende Zahlungsfrist auszuweisen.

Beim Mahnprozess bietet sich ein mehrstufiges Verfahren an, um Kunden zur Zahlung zu motivieren. Viele Unternehmen setzen beispielsweise auf ein System mit drei Mahnungen. Diese fordern den Kunden in zeitlichen Abständen mit steigender Dringlichkeit zur Zahlung auf. Mit steigender Dringlichkeit können Sie zusätzlich Verzugszinsen sowie Mahngebühren ansetzen, um den Druck zu erhöhen. 

 der Kunde seine Rechnungen dennoch nicht bezahlen, sollten Sie einen gesetzlichen Mahnbescheid beantragen und womöglich einen Vollstreckungsbescheid erzwingen.

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Management Summary

  • Eine Zahlungsfrist auf Rechnungen gibt an, in welchem Zeitraum diese zu begleichen sind. 

  • Ein Zahlungsziel nennt hingegen ein konkretes Datum, bis zu dem Ihr Kunde zu zahlen hat.

  • Ihr Unternehmen kann relativ frei sowohl eine Zahlungsfrist als auch ein Zahlungsziel bestimmen. Alternativ greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

  • Jede Rechnung sollte eine klare Frist oder Datum enthalten, um dem Kunden eine transparente Zahlungsvorgabe zu geben und bei Nichtbezahlung den entsprechenden Mahnprozess einleiten zu können. Das hilft auch dabei, offene Forderungen schneller einzuholen.

  • Automatisierte Systeme können Ihnen dabei helfen, den aufwändigen Prozess zur Rechnungsstellung, Nachverfolgung und Mahnung einfach und effizient zu gestalten.

 

Wir von Bilendo sind darauf spezialisiert, das Rechnungs- und Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von uns beraten.