Aus verschiedenen Gründen gehen Unternehmen leichtfertig mit dem Forderungsmanagement um. Ein Grund ist das mangelnde Know-how, das schon allein mit der Frage beginnt, wie Mahntexte zu verfassen sind. Folgende Tipps und Beispielformulierungen für Mahntexte helfen Ihnen, den Mahnverlauf zu organisieren.

 

3 Schritte

Sobald die Fälligkeit verstrichen ist, ist der Kunde im Verzug. Eine Mahnung ist aus rechtlicher Sicht nicht immer notwendig, in der Geschäftswelt heute aber übliche Praxis. Für Mahntexte haben sich folgende Schritte bewährt:

 

1.   Schritt: Zahlungserinnerung

Beispiel:

[Betreff] "Zahlungserinnerung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]"

[Text] "Sie haben sicherlich in der Hektik des Alltags vergessen, die beigefügte Rechnung [Rechnungsnummer] rechtzeitig [Fälligkeitsdatum] zu begleichen."

[Nachtext] "Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zeitnah auf unser Konto."


Vorgehen:

  • freundlich formuliert

  • nimmt Rücksicht

  • erweitert Kulanzspielraum

 

2.   Schritt: die 1. Mahnung

Beispiel:

[Betreff] "Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]"

[Text] "anschließend an unsere vorausgegangene Zahlungserinnerung, möchten wir Sie um eine zeitnahe Begleichung der beigefügten offenen Rechnung bitten."

[Nachtext] „Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum [Datum].“


Vorgehen:

  • Der Tonfall wird schärfer

  • Ihre Kulanz hat ein Ende

  • Besonders wirksam in Verbindung mit Mahngebühren und Verzugszinsen (s. u.)

 

3.   Schritt: die finale Mahnung

Beispiel:

[Betreff] "Letzte Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]"

[Text] "wir konnten weder nach unserer Zahlungserinnerung noch nach unserer Mahnung einen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir bitten Sie ein letztes Mal, den offenen Posten zu begleichen."

[Nachtext] "Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von 3 Tagen auf unserem Bankkonto. Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns zu weiteren juristischen Schritten gezwungen."


Vorgehen:

  • Keine Rücksichtnahme mehr nötig

  • Ultimatum mit Drohung

  • Erhöhte Mahngebühren und Verzugszinsen ratsam (s. u.)

 

Beachten Sie Folgendes bei unseren Mahntexten:

Unsere Mahntexte sind bewusst allgemein und neutral gehalten. So schonen Sie die Kundenbeziehung und zielen nicht ausschließlich auf eine Zahlungsbeschleunigung ab. Unterschieden wird auch nicht, ob Ihre Leistung in einer Produktlieferung oder in einer Dienstleistung besteht. Um mehr Wirkung zu erzielen, können und sollten Sie Ihre Mahntexte nutzen, um genau in diese Richtungen zu differenzieren und fokussierter vorzugehen. 

 

Mahntexte für mehr Druck

  • Druck durch Kosten mit positivem Anreiz:

Verzugszinsen und Mahngebühren sind ärgerlich für den Kunden und bieten einen zusätzlichen Zahlungsanreiz. Oft reicht es schon, im 2. Schritt damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] "Durch den Verzug sind Sie schadenersatzpflichtig und wir erlauben uns, Verzugszinsen/Mahngebühren zu erheben [gesondert als Posten aufzulisten]. Geht Ihre Zahlung jedoch innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diese als Zeichen unserer Wertschätzung."

  • Druck durch juristische Konsequenzen:

Teuer wird es für Ihren Kunden, wenn die Sache vor Gericht landet. Aber manchmal bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als genau damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] "Geht Ihre Zahlung nicht innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen."

  • Druck durch Abgabe an ein Inkassounternehmen:

Wenn Ihr Mahnprozess ergebnislos geblieben ist, empfiehlt es sich, den Vorgang an einen Inkassopartner zu übergeben, der nach einer Lösung sucht und schlussendlich weitere juristische Schritte für Sie einleitet. Manchmal genügt es schon, nur damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] "Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von 5 Tagen auf unserem Bankkonto. Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten."

Abgesehen von den finanziellen Kosten, die auf Ihren Kunden zukommen, bedeutet die Registrierung bei einem Inkassounternehmen unter Umständen einen erheblichen Imageschaden, denn Wirtschaftsauskunfteien sind untereinander vernetzt. Einmal registriert, führt dies womöglich zu einer herabgesetzten Bonität.

 

Formalität von Mahntexten

Der ideale Mahnverlauf ist gesetzlich nicht geregelt. In der Gestaltung sind Sie völlig frei. Ein paar Faustregeln sind aber zu empfehlen:

  • Abstand: nicht zu groß zwischen den einzelnen Schreiben

  • Anzahl: mehr als 3 wirkt unglaubwürdig

  • Form: schriftlich (egal ob Papier oder E-Mail), ggf. telefonisch

  • Anrede: "Sie" oder "Du" entsprechend Ihres Kundenverhältnisses

Beachten müssen Sie allerdings:

  • Fristen: (§ 286 BGB)

Durch eine Fristangabe legen Sie fest, bis wann eine Rechnung bezahlt werden soll. Verzichten Sie auf eine solche Angabe, greift die 30-Tage-Regelung. Nur im B2C-Bereich müssen Sie Kunden darauf aufmerksam machen. B2B dürfen Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde als Geschäftsfrau bzw. -mann über diese Regelung Bescheid weiß.

 

Weitere Tipps und Tricks

  • Legen Sie schon beim Vertragsabschluss die Zahlungsbedingungen fest. So können Sie sich im Fall der Fälle darauf berufen.

  • Verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen zügig und trödeln Sie nicht – die Kunden könnten es Ihnen sonst nachmachen.

  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch. Denn wer "1. Mahnung" schreibt, kündigt damit indirekt an, dass es noch weitere Mahnungen geben wird, und räumt dem Kunden unfreiwillig Spielraum ein.

  • Gegebenenfalls ist es sinnvoll, dem Kunden ein Telefonat anzubieten, um über die Gründe für den Verzug zu sprechen.


Mahntexte sind nur ein Teil - ganzheitliches Debitorenmanagement ist der Schlüssel zum ErfolgMahntexte sind nur ein Teil - ganzheitliches Debitorenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg



Workflows im Debitorenmanagement 

Mahnen ist jedoch nur die eine Kehrseite der Medaille. Wenn Sie für einen zügigen Zahlungseingang sorgen und Debitorenrisiken kontrollieren wollen, müssen Sie auch bei Ihren internen Prozessen aufräumen. Das gelingt Ihnen durch den Einsatz einer Cloud-Software wie Bilendo.

Mithilfe Workflow-basierter Automatisierung verbessert Bilendo vor allem die Prozesse rund um die interne Abstimmung von Buchhaltung und Vertrieb bei der Klärung offener Posten, welche in Form von endlosen Excel-Listen ("Mahnvorschlagslisten") für viele zur nervtötenden Routingeaufgabe geworden ist.

Das muss nicht weiter sein. Mit Bilendo verabschieden Sie sich ein für alle mal von Fragen wie "Mahnen oder nicht mahnen?" und damit von zeitaufwendigen und kostenintensiven Debitorenprozessen. 


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Management Summary

  • Mahnen ist essenzieller Bestandteil Ihres Forderungsmanagements.
  • Es unterstützt einen zügigen Zahlungseingang und sichert so Ihre Liquidität.
  • Das richtige Vorgehen und die richtige Wortwahl entscheiden über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Mahntexte.
  • Mahnen ist jedoch nur die eine Kehrseite der Medaille.
  • Wenn Sie für einen zügigen Zahlungseingang sorgen und Debitorenrisiken kontrollieren wollen, müssen Sie auch bei Ihren internen Prozessen aufräumen.
  • Das gelingt Ihnen durch den Einsatz einer Cloud-Software wie Bilendo (erfahren Sie mehr über unsere Software).