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Mahntexte: Mit diesen Vorlagen machen Sie klar, dass Schluss mit lustig ist

#Debitoren & Forderungen

Aus verschiedenen Gründen gehen Unternehmen leichtfertig mit dem Forderungsmanagement um. Ein Grund ist das mangelnde Know-how, das schon allein mit der Frage beginnt, wie ein Mahntext zu verfassen ist. Folgende Beispielformulierungen und Tipps helfen Ihnen, den Mahnverlauf zu organisieren.

 

3 Schritte und ihre Eskalation

Sobald die Fälligkeit verstrichen ist, ist der Kunde im Verzug. Eine Mahnung ist aus rechtlicher Sicht nicht immer notwendig, in der Geschäftswelt heute aber übliche Praxis. Folgende Schritte haben sich bewährt:

 

1.   Schritt: Zahlungserinnerung

Beispiel:

[Betreff] „Zahlungserinnerung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]“

[Text] „Sie haben sicherlich in der Hektik des Alltags vergessen, die beigefügte Rechnung [Rechnungsnummer] rechtzeitig [Fälligkeitsdatum] zu begleichen.“

[Nachtext] „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zeitnah auf unser Konto.“


Vorgehen:

  • freundlich formuliert

  • nimmt Rücksicht

  • erweitert Kulanzspielraum

 

2.   Schritt: die 1. Mahnung

Beispiel:

[Betreff] „Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]“

[Text] „anschließend an unsere vorausgegangene Zahlungserinnerung möchten wir Sie um eine zeitnahe Begleichung der beigefügten offenen Rechnung bitten.“

[Nachtext] „Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum [Datum].“


Vorgehen:

  • Der Tonfall wird schärfer

  • Ihre Kulanz hat ein Ende

  • Besonders wirksam in Verbindung mit Mahngebühren und Verzugszinsen (s. u.)

 

3.   Schritt: die finale Mahnung

Beispiel:

[Betreff] „Letzte Mahnung zur beigefügten Rechnung [Rechnungsnummer]“

[Text] „wir konnten weder nach unserer Zahlungserinnerung noch nach unserer Mahnung einen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir bitten Sie ein letztes Mal, den offenen Posten zu begleichen.”

[Nachtext] “Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von 3 Tagen auf unserem Bankkonto. Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns zu weiteren juristischen Schritten gezwungen.“


Vorgehen:

  • Keine Rücksichtnahme mehr nötig

  • Ultimatum mit Drohung

  • Erhöhte Mahngebühren und Verzugszinsen ratsam (s. u.)

 

Bitte beachten Sie

Unsere Formulierungsbeispiele sind bewusst allgemein und neutral gehalten. So schonen Sie die Kundenbeziehung und zielen nicht ausschließlich auf eine Zahlungsbeschleunigung ab. Unterschieden wird auch nicht, ob Ihre Leistung in einer Produktlieferung oder in einer Dienstleistung besteht. Um mehr Wirkung zu erzielen, können und sollten Sie genau in diese Richtungen differenzieren und fokussierter vorgehen. 

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Zusätzlichen Druck aufbauen

  • Druck durch Kosten mit positivem Anreiz:

Verzugszinsen und Mahngebühren sind ärgerlich für den Kunden und bieten einen zusätzlichen Zahlungsanreiz. Oft reicht es schon, im 2. Schritt damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] „Durch den Verzug sind Sie schadenersatzpflichtig und wir erlauben uns, Verzugszinsen/Mahngebühren zu erheben [gesondert als Posten aufzulisten]. Geht Ihre Zahlung jedoch innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, schenken wir Ihnen diese als Zeichen unserer Wertschätzung.“

  • Druck durch juristische Konsequenzen:

Teuer wird es für Ihren Kunden, wenn die Sache vor Gericht landet. Aber manchmal bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als genau damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] „Geht Ihre Zahlung nicht innerhalb von 5 Tagen auf unserem Konto ein, übergeben wir Ihren Fall ungern, aber gezwungenermaßen an unseren Anwalt. Bedenken und vermeiden Sie die erheblichen juristischen und finanziellen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.“

  • Druck durch Abgabe an ein Inkassounternehmen:

Wenn Ihr Mahnprozess ergebnislos geblieben ist, empfiehlt es sich, den Vorgang an einen Inkassopartner zu übergeben, der nach einer Lösung sucht und schlussendlich weitere juristische Schritte für Sie einleitet. Manchmal genügt es schon, nur damit zu drohen:

Beispiel:

[Nachtext] „Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von 5 Tagen auf unserem Bankkonto. Sollten wir nichts von Ihnen hören, sehen wir uns gezwungen, den Posten an unseren Inkasso-Partner abzutreten.“

Abgesehen von den finanziellen Kosten, die auf Ihren Kunden zukommen, bedeutet die Registrierung bei einem Inkassounternehmen unter Umständen einen erheblichen Imageschaden, denn Wirtschaftsauskunfteien sind untereinander vernetzt. Einmal registriert, führt dies womöglich zu einer herabgesetzten Bonität.

 

Eine Frage der Formalität?

Der ideale Mahnverlauf ist gesetzlich nicht geregelt. In der Gestaltung sind Sie völlig frei. Ein paar Faustregeln sind aber zu empfehlen:

  • Abstand: nicht zu groß zwischen den einzelnen Schreiben

  • Anzahl: mehr als 3 wirkt unglaubwürdig

  • Form: schriftlich (egal ob Papier oder E-Mail), ggf. telefonisch

  • Anrede: „Sie“ oder „Du“ entsprechend Ihres Kundenverhältnisses

Beachten müssen Sie allerdings:

  • Fristen: (§ 286 BGB)

Durch eine Fristangabe legen Sie fest, bis wann eine Rechnung bezahlt werden soll. Verzichten Sie auf eine solche Angabe, greift die 30-Tage-Regelung. Nur im B2C-Bereich müssen Sie Kunden darauf aufmerksam machen. B2B dürfen Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde als Geschäftsfrau bzw. -mann über diese Regelung Bescheid weiß.

 

Weitere Tipps und Tricks

  • Legen Sie schon beim Vertragsabschluss die Zahlungsbedingungen fest. So können Sie sich im Fall der Fälle darauf berufen.

  • Verschicken Sie Rechnungen und Mahnungen zügig und trödeln Sie nicht – die Kunden könnten es Ihnen sonst nachmachen.

  • Nummerieren Sie Mahnungen nicht durch. Denn wer „1. Mahnung“ schreibt, kündigt damit indirekt an, dass es noch weitere Mahnungen geben wird, und räumt dem Kunden unfreiwillig Spielraum ein.

  • Gegebenenfalls ist es sinnvoll, dem Kunden ein Telefonat anzubieten, um über die Gründe für den Verzug zu sprechen.

 

Weitere Informationen für den idealen Mahnverlauf sowie zahlreiche Mahnvorlagen für verschiedenste Situationen erhalten Sie in unserem kostenlosen E-Book:

Alles, was Sie über das Forderungsmanagement wissen müssen

 
Fazit

Mahnen ist essenzieller Bestandteil Ihres Forderungsmanagements, es unterstützt einen zügigen Zahlungseingang und sichert so Ihre Liquidität. Das richtige Vorgehen und die richtige Wortwahl entscheiden über Erfolg oder Misserfolg des Mahnprozesses.

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