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9 Tipps, wie Sie Ihre Finanz-Prozesse optimieren können

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Julia Urban am 03.07.2018

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Freiräume für Investitionen und Wachstum zu schaffen, müssen die Finanz-Prozesse im Unternehmen stets optimiert werden. Nur Prozesse, die ein Maximum an Effizienz zulassen, stärken die Liquidität des Unternehmens nachhaltig und tragen so ihren Teil dazu bei, dass der Betrieb auch in Zukunft solide dasteht.

9 Tipps für optimierte Finanz-Prozesse

Im Folgenden erhalten Sie 9 Tipps, wie Sie die bestehenden Finanz-Prozesse in der Finanzbuchhaltung in Ihrem Unternehmen optimieren können.

1. Outputmanagement - Lösungen für zentralen Dokumentendruck nutzen

Hauptaufgabe des Outputmanagements ist die Bündelung, Verteilung und Steuerung von digitalen und physischen Dokumenten an ausgewählte Empfänger. Mithilfe digitaler Tools kann von der Erstellung bis zur Verteilung der Dokumente ein Großteil der Ressourcen eingespart werden. Derzeit werden viele Dokumente noch dezentral erstellt und manuell verschickt - digitale Lösungen setzen schon hier an und stellen einmal erstellte Texte in standardisierter Form für die weitere Verwendung bereit. Über das Outputmanagement-Tool lassen sich verschiedene Versandwege auswählen und Dokumente gezielt an den Kunden bringen. So werden neben einer Kostensenkung je Versandeinheit auch zeitliche und personelle Ressourceneinsparungen erreicht.

2. Forderungsmanagement - Mahnwesen automatisieren

Im Kern geht es beim Forderungsmanagement darum, Zahlungsausfälle zu vermeiden und so die Liquidität des Betriebs dauerhaft zu stärken. Mit einer cloudbasierten Debitorenmanagement-Plattform gestaltet sich die Überwachung der offenen Posten sehr komfortabel: Sämtliche Fristen und Termine werden tagesaktuell aus den Rechnungsdaten berechnet, sodass automatisierte Mahnläufe zeitnah und fristgerecht gestartet werden können.

3. Individuelle Mahnläufe - persönlich zur Begleichung der Forderung

Kunden zielgerichtet zu erreichen ist keine einfache Aufgabe, aber überaus wichtig, wenn man nicht nur eine rasche Begleichung der offenen Forderung erreichen will, sondern auch das gute Geschäftsverhältnis über den Mahnlauf hinaus erhalten möchte. Entweder verfasst man Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben also händisch, um jedem Geschäftsverhältnis und jeder erbrachten Leistung gerecht zu werden. Oder man setzt auf eine digitale Lösung, mit deren Hilfe sich individuelle Mahnläufe im Handumdrehen gestalten und automatisch über den bevorzugten Versandweg versenden lassen.

4. Debitorenbuchhaltung - Automatische Debitorenbuchhaltung

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind vielfältig: Von der Erfassung der ausgehenden Rechnung über die Anlegung von Debitorenkonten für die Kunden und die Überwachung eingehender Zahlungen bis hin zur Ausbuchung eines Postens nach der Bezahlung. Die manuelle Verwaltung aller Vorfälle stellt in der Regel einen hohen Aufwand dar; durch die Verwendung einer modernen Debitorenbuchhaltungs-Software lassen sich erhebliche Ressourcen einsparen. Das Programm erfasst automatisch jede erstellte Rechnung und legt den dazugehörigen Kunden sowohl im Kundenstamm als auch als Debitor an. Die automatische Erfassung aller Transaktionen bis hin zur Bezahlung schafft neue Freiräume in der Buchhaltung und sorgt dafür, dass sicher keine wichtigen Vorgänge liegen bleiben.

9-Tipps-Finanz-Prozesse-optimieren

Starten Sie jetzt durch und steigern mit diesen Tipps die Effizient Ihrer Finanzbuchhaltung

5. Cloud-Tools einsetzen - sinnvoll, schnell und sicher

In den letzten Jahren haben sich cloudbasierte Softwares in Unternehmen jeder Größe etabliert. Die vielfältigen Einsatzbereiche von SaaS-Lösungen und die Möglichkeit, mit kostengünstigen Mietlösungen auf ausgereifte Programme zuzugreifen, machen diese Technologie auch für Finanzabteilungen in Unternehmen attraktiv. Mit nur wenigen Klicks lassen sich verschiedene Softwares miteinander kombinieren - so wächst mit der Zeit eine individuelle, genau auf das jeweilige Unternehmen abgestimmte IT-Infrastruktur heran.

6. Inkasso - Automatische Übergabe offener Forderungen

Früher oder später ist es leider soweit: Eine gestellte Rechnung wurde auch nach mehrfacher Aufforderung nicht beglichen und eine Übergabe des Postens an ein Inkassounternehmen wird unumgänglich. Eine rasche Eintreibung setzt voraus, dass alle relevanten Dokumente gut strukturiert und zeitnah an das Inkassounternehmen weitergereicht werden. Innovative Cloud-Tools erleichtern diesen Prozess, indem alle Dokumente nach dem erfolglosen kaufmännischen Mahnprozess geordnet und automatisch übermittelt werden, sodass die Profis unverzüglich die Arbeit aufnehmen können.

7. Zahlungsmatching - geht auch automatisch

Der gewissenhafte Abgleich eingehender Zahlungen mit gestellten Rechnungen nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch. Schließlich müssen täglich die offenen Posten überwacht, Fristen beachtet und eingehende Zahlungen genauestens geprüft werden - denn nicht jede Zahlung ist sofort und einwandfrei einer bestimmten Rechnung zuzuordnen. Hier schaffen mit dem automatischen Zahlungsmatching Software-Tools Abhilfe. Durch selbstlernende Algorithmen gelingt es modernen Debitorenmanagement-Plattformen, sogar Sonderfälle korrekt zuzuordnen: Etwa die Zahlung abzüglich eines Skontos, ein vom Rechnungsempfänger abweichender Zahler, ein uneindeutiger Verwendungszweck oder die zusammengefasste Begleichung mehrerer Posten. Die Software überprüft täglich sämtliche Zahlungseingänge und gleicht diese zuverlässig mit den aus den Rechnungen ausgelesenen Daten ab. Geht der offene Betrag bis zum Ablauf des gesetzten Zahlungsziels nicht auf das Geschäftskonto ein, kann ein automatischer Mahnlauf eingeleitet werden.

8. Whitelabel - alles in Ihrem Namen

Viele Firmen bieten anderen Unternehmen ihre Finanzdienstleistungen an. So wird oft der Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Übergabe einer offenen Forderung an ein Inkassounternehmen an einen Dritten übergeben. Was für das Unternehmen eine Prozessverschlankung darstellt, schadet jedoch dem Verhältnis zu den eigenen Kunden: Schließlich tritt ihnen plötzlich ein Außenstehender mit einer Forderung entgegen. Die zeitgemäße Variante sieht indes anders aus: Hier werden zwar auch die Leistungen Dritter in Anspruch genommen, gegenüber den Kunden tritt jedoch das Unternehmen selbst auf. Diese sogenannte White-Label-Lösungen tragen dazu bei, dass kritische Prozesse effizienter gestaltet werden, gleichzeitig aber das gute Verhältnis zu den Kunden erhalten bleibt.

9. Finance Automation Platform - zentralisiert, übersichtlich und immer einsatzbereit

Eine Finance Automation Platform vereint all diese Funktionen in einem einzigen Programm. Der Zugriff auf die cloubasierte Lösung findet komfortabel und ortsunabhängig über das Browserfenster statt und auch eine Installation ist für die Inbetriebnahme nicht erforderlich. Die Software setzt unmittelbar nach der Rechnungsstellung an, importiert via Programmierschnittstelle (API) oder per Drag&Drop alle relevanten Daten aus den Rechnungen und legt Debitorenkonten für die Kunden an. Das automatische Zahlungsmatching ermöglicht unter Schonung wichtiger Ressourcen fristgerechte, individuelle Mahnläufe und im Fall der Fälle können unbeglichene Forderungen komfortabel an ein geeignetes Inkassounternehmen überreicht werden. Auf diese Weise werden Zahlungsausfälle effektiv vermieden und die Liquidität des Unternehmens langfristig gesichert.

Fazit

Für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist es wichtig, die Finanzprozesse bestmöglich zu gestalten. Im Zuge der Digitalisierung unterstützen innovative Software-Tools Unternehmen dabei, zuvor aufwendige Arbeitsschritte ressourcenschonend zu verbessern. Auch künftig werden technische Entwicklungen die Arbeit weiter erleichtern - es liegt an den Unternehmen, die gebotenen Möglichkeiten sinnvoll einzusetzen.

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