Wie schreibt man die perfekte Mahnvorlage - ein Leitfaden

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Häufig werden offene Rechnungen nicht fristgemäß beglichen, der Kunde gerät daraufhin in Zahlungsverzug. Zwar ist rechtlich betrachtet eine Mahnung nicht in jedem Fall nötig, sie gehört aber im Geschäftsleben zur gängigen Praxis.

Die folgende Vorgehensweise hat sich hierbei als geeignet erwiesen:

Schritt 1: Zahlungserinnerung

Betreff

Zahlungserinnerung zur angefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Sie haben sicherlich übersehen, dass die Rechnung [Rechnungsnr.] nicht rechtzeitig [Fälligkeitsdatum] beglichen wurde.

Zusatz

Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag zeitnah auf unser Konto.

Stil

  • entgegenkommend formuliert
  • zeigt Nachsicht
  • ermöglicht Kulanz

Schritt 2: die 1. Mahnung

Betreff

Mahnung zur angefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Leider konnten wir für die Rechnung [Rechnungsnr.] trotz Zahlungserinnerung keinen Zahlungseingang verzeichnen. Wir bitten Sie daher um eine unverzügliche Begleichung des offenen Rechnungsbetrages.

Zusatz

Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum [Datum].

Stil

  • Verschärfung des Tonfalls
  • Die Androhung von Mahngebühren und Verzugszinsen signalisiert ein Ende der Kulanz

Schritt 3 : die 2. Mahnung

Betreff

Letzte Mahnung zur angefügten Rechnung [Rechnungsnr.]

Textvorlage

Leider konnten wir für die Rechnung [Rechnungsnr.] trotz Zahlungserinnerung und Mahnung keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir erwarten die unverzügliche Zahlung des offenen Betrags.

Zusatz

Sollten wir innerhalb von 3 Tagen keinen Zahlungseingang feststellen, behalten wir uns juristische Schritte vor.

Was sind Mahngebühren?

  • Zahlt einer Ihrer Kunden eine Rechnung innerhalb der gesetzten Frist nicht, können Sie zum geforderten Rechnungsbetrag Mahngebühren hinzufügen.
  • Mahngebühren decken nur den finanziellen Aufwand für Porto und Papier von Mahnungen. Sie stellen keine Bearbeitungsgebühr dar: So ist nur der materielle Schaden erstattungsfähig, aber nicht der erbrachte zeitliche Aufwand.
  • Schon die Androhung von Mahngebühren baut Druck auf den säumigen Kunden auf: Eine angekündigte Mahngebühr kann als Zahlungsanreiz dienen, auch wenn diese schlussendlich nicht erhoben wird.

Der Unterschied zwischen Verzugszinsen und Verzugspauschale

  • Verzugszinsen stellen ein wirksames Mittel dar, um beim Kunden Zahlungsanreize zu schaffen. Verzugszinsen müssen in der Mahnung gesondert aufgeschlüsselt werden und als eigener Posten kenntlich gemacht werden. Der Zinssatz ist an den Basiszinssatz gekoppelt und muss deshalb regelmäßig überprüft und angepasst werden.
  • Im B2C-Bereich beläuft sich der Zinssatz auf 5% über dem Basiszinssatz, im B2B-Bereich auf 9% über dem Basiszinssatz.
  • Im Geschäftskundenbereich kann zudem eine Vertragspauschale von 40,-€ je Forderung erhoben werden. Wie auch Verzugszinsen muss die Vertragspauschale als eigener Posten aufgeführt werden.

Schneller Zahlungseingang oder Schonung der Kundenbeziehung

Passen Sie den Mahntext inhaltlich an:

  • Streben Sie eine beschleunigte Zahlung an, sollten von Anfang an Konsequenzen wie Mahngebühren oder Verzugszinsen angedroht werden, von deren Erhebung bei zügiger Bezahlung abgesehen werden kann.
  • Steht der Erhalt der Kundenbeziehung im Vordergrund, können Sie eine mildere Formulierung wählen und von Gebühren absehen.

Zudem empfiehlt es sich, bei Privatleuten oder Geschäftskunden differenzierte Formulierungen zu verwenden: So können Sie noch fokussierter vorgehen und auf unterschiedliche rechtliche Mittel hinweisen. Damit weisen Sie sich als Experte aus und lassen keinen Zweifel daran, dass Sie über Ihre juristischen Möglichkeiten Bescheid wissen.

Sinnvolle Mittel für den zügigen Zahlungseingang

1. Schaffung positiver Zahlungsanreize

In der Regel möchte der Kunde den zu zahlenden Betrag so gering wie möglich halten: Drohen Sie schon in der 1. Mahnung Verzugszinsen/ Mahngebühren an, erhöhen sich die Chancen auf eine schnelle Bezahlung. Durch das angekündigte Erlassen der zusätzlichen Kosten signalisieren Sie Ihrem Kunden Entgegenkommen und setzen eine letzte Frist, in der der ursprüngliche Rechnungsbetrag ohne Zusatzkosten zahlbar ist.

Zusatz

Durch den Zahlungsverzug sind Sie schadensersatzpflichtig. Wir erlauben uns daher, Verzugszinsen/Mahngebühren zu erheben [als gesonderten Posten aufzulisten]. Stellen wir jedoch innerhalb von 5 Tagen Ihren Zahlungseingang auf unserem Konto fest, erlassen wir Ihnen diese.

2. Androhung juristischer Konsequenzen: Rechtsanwalt

Sofern Ihr Anspruch rechtmäßig ist, hat Ihr Kunde kein Interesse an einer gerichtlichen Auseinandersetzung. Schon die Androhung dieser wird Ihrem Kunden rasch vor Augen führen, dass es Ihnen ernst ist. Er wird sich genau überlegen, die ausstehende Zahlung weiter unbeglichen zu lassen.

Zusatz

Erhalten wir nicht innerhalb von 5 Tagen Ihre Zahlung, übergeben wir die Sache an unseren Anwalt. Überdenken und vermeiden Sie die finanziellen und juristischen Konsequenzen.

3. Androhung juristischer Konsequenzen: Inkassounternehmen

Sie sollten nicht davor zurückschrecken, bei Nichtbezahlung den Vorgang an ein Inkassoinstitut zu übergeben. Ihr Kunde wird die Konsequenzen einer weiteren Zahlungsverweigerung abwägen und mit großer Wahrscheinlichkeit zahlen. Da Inkassoinstitute Informationen an Wirtschaftsauskunfteien weitergeben, führt die Registrierung womöglich zu einer Herabsetzung der Bonität des Kunden.

Zusatz

Überweisen Sie bitte den noch offenen Rechnungsbetrag innerhalb von 5 Tagen auf unser Konto. Sollten wir bis dahin keinen Zahlungseingang feststellen, sehen wir uns leider gezwungen, den Fall an ein Inkassoinstitut abzutreten.

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Vorgaben zur Formalität

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie der Mahnverlauf formell gestaltet sein muss. Zwingende Voraussetzung ist nur, dass die Rechnung fällig sein muss - Näheres ist in § 286 BGB geregelt (siehe unten). Das bedeutet, dass Sie frei entscheiden können, wie Sie den Mahnverlauf gestalten wollen. Die folgenden Empfehlungen dienen deshalb nur als Anhaltspunkte:

  • Nummerieren Sie die Mahnungen nicht durch - eine 1. Mahnung weist indirekt auf eine 2. Mahnung hin
  • Mehr als 3 Mahnungen wirken unglaubwürdig
  • Wählen Sie eine passende Kommunikationsform: Lässt sich Ihr Kunde besser telefonisch, via E-Mail oder via Post erreichen?
  • Beachten Sie auch den Stil: Verwenden Sie in der Kommunikation mit Ihren Kunden “Sie” oder “Du”?

Gesetzliche Regelung

In § 286 BGB sind die Regelungen zum Verzug des Schuldners zu finden. Durch die Angabe einer Frist können Sie selbst festsetzen, bis wann ein fälliger Betrag beglichen werden muss. Weisen Sie nicht in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung ausdrücklich auf das Zahlungsziel hin, wird automatisch eine Frist von 30 Tagen angewandt. Nur im B2C-Bereich muss diese Frist in der Rechnung explizit ausgewiesen werden, im B2B-Bereich ist dies nicht ausdrücklich erforderlich.

Beachten Sie zudem, …

  • … dass Sie schon beim Vertragsabschluss die Zahlungskonditionen festlegen. Sie können sich auf diese bei Bedarf und Missverständnissen berufen.
  • … dass Sie Ihrem Kunden stets die Möglichkeit geben sollten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Manchmal ist es sinnvoll, in einem persönlichen Telefonat über den Zahlungsverzug zu sprechen und die Gründe zu verstehen.

Fazit

Jedem wird es selbst schon passiert sein: Die geöffnete Rechnung rutscht unter einen Stapel Papier und ist vergessen. Meist zahlt in diesem Fall der Kunde nach einer höflichen Erinnerung auch unverzüglich. Trotzdem muss Ihnen bewusst sein, dass eine aufgeschobene Zahlung zu Ihrem finanziellen Nachteil wird, je länger sie herausgezögert wird. Setzen Sie deshalb auf einen stringenten Mahnprozess, der zunächst freundlich erinnert, aber auch rasch in ernstem Ton auf die Konsequenzen einer weiteren Zahlungsverweigerung hinweist - so werden Ihr Kundenverhältnis und Ihre Liquidität geschont.


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