Es besteht immer das Risiko, dass Kunden und andere Schuldner im Geschäftsverkehr nicht zahlen. Wenn das geschieht, bezeichnen Buchhalter die geschuldeten Beträge als "uneinbringliche Forderungen". Wenn Sie wissen, warum Kunden in Verzug geraten und was dann zu tun ist, können Sie proaktive Strategien entwickeln, um dieses Risiko zu verringern.
Was sind uneinbringliche Forderungen?
Handelskredite sind in der Geschäftswelt relativ weit verbreitet. Je größer die Kunden sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Kreditbedingungen beantragen. In der Regel gewähren Unternehmen Kredite mit einer Kreditlaufzeit von 30 bis 90 Tagen. Einige Unternehmen haben in den letzten Jahren die Rückzahlungsfristen auf 14 Tage verkürzt.
Uneinbringliche Forderungen sind Geldbeträge, von denen ein Unternehmen annimmt, dass die Kunden sie nicht zurückzahlen werden. Die Nichtzahlung kann darauf zurückzuführen sein, dass ein Kunde seine Geschäftstätigkeit einstellt, zahlungsunfähig ist oder sich weigert zu zahlen. In einigen Fällen kann es sein, dass Sie den Schuldner gar nicht ausfindig machen können.
So berechnen Sie geschätzte uneinbringliche Forderungen
Zunächst müssen Sie Ihre Kreditverluste ermitteln und diese dann von Ihren Bruttoforderungen abziehen. Buchhalter verwenden dazu hauptsächlich zwei Methoden:
- Die Methode des prozentualen Anteils am Umsatz: Sie sagen voraus, welcher Prozentsatz Ihrer Forderungen uneinbringlich werden wird, und schreiben diese entsprechend ab. Wenn Sie beispielsweise 100.000 EURO an Forderungen haben und davon ausgehen, dass fünf Prozent uneinbringlich werden, würden Sie bei jedem Verkauf 5.000 EURO als Aufwand für uneinbringliche Forderungen verbuchen.
- Die Methode der Fälligkeit der Forderungen: Bei diesem Ansatz verfolgen Sie, wie lange die einzelnen Forderungen ausstehen. Dazu könnten Sie eine Tabelle mit Spalten für laufende Forderungen, 30 Tage überfällige Forderungen, 60 Tage überfällige Forderungen usw. erstellen. Sie schätzen dann den Prozentsatz der Forderungen in jeder Kategorie, die uneinbringlich werden, und schreiben diese ab.
Wie Sie nicht eingelöste Forderungen reduzieren können
Der beste Weg zur Verringerung der uneinbringlichen Forderungen besteht darin, keine Schulden bei Unternehmen zu machen, die sie nicht zurückzahlen werden. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan. Ziehen Sie diese Maßnahmen in Betracht, um uneinbringliche Forderungen zu verringern:
- Führen Sie Bonitätsprüfungen bei neuen Kunden durch.
- Verlangen Sie von neuen Kunden eine Anzahlung.
- Überprüfen Sie das Zahlungsverhalten von Bestandskunden, bevor Sie weitere Kredite gewähren.
- Bieten Sie Rabatte für frühzeitige Zahlungen an.
- Führen Sie eine Inkasso-Politik ein und halten Sie sich an sie.
- Überwachen Sie KPIs, die die Kreditorenleistung messen, wie z. B. DSO.
Wie man uneinbringliche Forderungen abschreibt
Nachdem Sie alle vernünftigen Möglichkeiten zur Eintreibung der Forderung ausgeschöpft haben, ist es an der Zeit, sie abzuschreiben. Dadurch wird der Betrag aus Ihren Forderungen entfernt und kann die Steuern Ihres Unternehmens senken. Zu diesem Zweck müssen Sie eine Journalbuchung vornehmen. Die Belastung erfolgt über die Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen und die Gutschrift über Ihr Forderungskonto.
Angenommen, Sie haben in Ihrer Buchhaltungssoftware einen Kontenplan eingerichtet, dann würde die Journalbuchung etwa so aussehen:
Soll Haben
Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen Debitoren
€100 €100
Einige Unternehmen setzen sich mit ihren Kunden in Verbindung, um ihnen mitzuteilen, dass sie die Forderung abgeschrieben haben. Manchmal ist dies jedoch nicht möglich. Einige Unternehmen behalten diese Information bewusst für sich, falls sich die Lage ändert und sich neue Möglichkeiten zur Eintreibung ergeben.
Bilendo reduziert Ihre Forderungsrisiken
Mit unserer Cloud-Software Bilendo automatisieren wir Ihr Debitorenmanagement bis hin zur Übergabe ans Inkasso. Dies ist zwar keine Zahlungsgarantie, stellt aber Folgendes sicher:
- Alle Kunden erhalten rechtzeitig Mahnungen - und zwar nicht mehr nur blockweise, sondern kontinuierlich und automatisiert.
- Es gibt keine unbezahlten Forderungen, die durch die Maschen fallen.
- Sie haben Zugang zu Echtzeit-Berichten über unbezahlte Forderungen.
- Ihre Liquidität wird gesichert, das Working Capital gesenkt und die Prozesskosten und Forderungsrisiken im Debitorenmanagement reduziert.
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