Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Freiräume für Investitionen und Wachstum zu schaffen, müssen die Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen optimal ablaufen. Nur Prozesse, die ein Maximum an Effizienz zulassen, stärken die Liquidität Ihres Unternehmens nachhaltig und tragen so dazu bei, dass Ihr Betrieb auch in Zukunft solide dasteht. 

 

8 Tipps für optimierte Finanzprozesse

Im Folgenden erhalten Sie 9 Tipps, wie Sie die bestehenden Prozesse in der Finanzbuchhaltung in Ihrem Unternehmen optimieren können.

1. Rechnungsversand - zentral und unmittelbar

In den meisten Unternehmen laufen Erstellung, Freigabe und Versand von Rechnungen an unterschiedlichen Stellen ab. Fehler im Prozess sind dabei keine Seltenheit (Problem Nr. 1). Um Aufwand zu sparen, gehen Rechnungen dann gebündelt raus, manche Fälligkeiten laufen dabei schon (Problem Nr. 2). Wenn Rechnungen nur verzögert raus gehen, geht der Zahlungseingang auch nur verzögert ein (Problem Nr. 3). Insgesamt entsteht ein hoher Aufwand, zeitlich und personell - und das verursacht Kosten (Problem. Nr. 4).

Ein zentraler Rechnungsversand, eventuell via E-Mail, der kontinuierlich und unmittelbar nach Erstellung, schafft hier Abhilfe und sorgt für die nötige Effizienz bei der Forderungsbearbeitung von Anfang an.

2. Forderungsmanagement - Mahnwesen automatisieren

Im Kern geht es beim Forderungsmanagement darum, Zahlungsausfälle zu vermeiden und so die Liquidität des Betriebs dauerhaft zu stärken. Mit einer cloudbasierten Debitorenmanagement-Plattform gestaltet sich die Überwachung der offenen Posten sehr komfortabel: Sämtliche Fristen und Termine werden tagesaktuell aus den Rechnungsdaten berechnet, sodass automatisierte Mahnläufe zeitnah und fristgerecht gestartet werden können.

3. Individuelle Mahnläufe - persönlich zur Begleichung der Forderung

Kunden zielgerichtet zu erreichen ist keine einfache Aufgabe, aber überaus wichtig, wenn man nicht nur eine rasche Begleichung der offenen Forderung erreichen will, sondern auch möchte. Entweder verfasst man Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben also händisch, um jedem Geschäftsverhältnis und jeder erbrachten Leistung gerecht zu werden. Oder man setzt auf eine digitale Lösung, mit deren Hilfe sich individuelle Mahnläufe im Handumdrehen gestalten und automatisch über den bevorzugten Versandweg versenden lassen. 

4. Debitorenbuchhaltung - Ressourcen sparen

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind vielfältig: von der Erfassung der ausgehenden Rechnung über die Anlegung von Debitorenkonten für die Kunden und die Überwachung eingehender Zahlungen bis hin zur Ausbuchung eines Postens nach der Bezahlung. Die manuelle Verwaltung aller Vorfälle stellt in der Regel einen hohen Aufwand dar. 

Durch die Verwendung einer modernen Debitorenbuchhaltungssoftware lassen sich erhebliche Ressourcen einsparen. Das Programm erfasst automatisch jede erstellte Rechnung und legt den dazugehörigen Kunden sowohl im Kundenstamm als auch als Debitor an. Die automatische Erfassung aller Transaktionen bis hin zur Bezahlung schafft neue Freiräume in der Buchhaltung und sorgt dafür, dass sicher keine wichtigen Vorgänge liegen bleiben.

5. Klärungsmanagement - Prozesse optimieren

Klärungsfälle verursachen eine Menge Aufwand, denn meist ist die Abstimmung zwischen den betroffenen Abteilungen (z. B. Buchhaltung und Vertrieb) durch unterschiedliche Medien, Systeme und Zielsetzungen erschwert. Es kommt vor, dass Kunden ungerechtfertigt angemahnt werden und irritiert reagieren. Die entstehende Zettelwirtschaft nimmt überhand, was Klärungen zu einem gefürchteten Faktor in der Buchhaltung macht. 

Indem Sie auch hier auf automatisierte Prozesse setzen (Mahnstopps, Eskalation nach oben etc.), entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen für eine hürdenfreie Kommunikation.

6. Inkasso - Übergabe offener Forderungen

Früher oder später ist es leider so weit: Eine gestellte Rechnung wurde auch nach mehrfacher Aufforderung nicht beglichen und eine Übergabe des Postens an ein Inkassounternehmen wird unumgänglich. Eine rasche Eintreibung setzt voraus, dass alle relevanten Dokumente gut strukturiert und zeitnah an das Inkassounternehmen weitergereicht werden. Innovative Cloud-Tools erleichtern diesen Prozess, indem alle Dokumente nach dem erfolglosen kaufmännischen Mahnprozess geordnet und automatisch übermittelt werden.

7. White Label - alles in Ihrem Namen

Viele Firmen bieten anderen Unternehmen ihre Finanzdienstleistungen an. So wird oft der Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Übergabe einer offenen Forderung an ein Inkassounternehmen an einen Dritten ausgelagert. Was für das Unternehmen eine Prozessverschlankung darstellt, schadet jedoch dem Verhältnis zu den eigenen Kunden: Schließlich tritt ihnen plötzlich ein Außenstehender mit einer Forderung entgegen. Die zeitgemäße Variante sieht indes anders aus: Hier werden zwar auch die Leistungen Dritter in Anspruch genommen, gegenüber den Kunden tritt jedoch das Unternehmen selbst auf. Diese sogenannte White-Label-Lösungen tragen dazu bei, dass kritische Prozesse effizienter gestaltet werden, gleichzeitig aber das gute Verhältnis zu den Kunden erhalten bleibt.

8. Cloud-Software - zentralisiert, übersichtlich und immer einsatzbereit

Eine Cloud-Software im Finanzbereich vereint all diese Funktionen in einem einzigen Programm, auf das alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Die vielfältigen Einsatzbereiche von SaaS-Lösungen und die Möglichkeit, mit kostengünstigen Mietlösungen auf ausgereifte Programme zuzugreifen, machen diese Technologie auch für Finanzabteilungen in Ihrem Unternehmen attraktiv. Der Zugriff auf die Lösung findet komfortabel und ortsunabhängig über das Browserfenster statt, eine Installation ist für die Inbetriebnahme nicht erforderlich. Sie müssen sich weder um aufwendige (Sicherheits-)Updates noch um Service und Wartung kümmern. 

Alle Prozesse, die eine Forderung beim Invoice to Cash durchläuft, sind auf einer Plattform dargestellt und können von allen beteiligten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Notwendige Einstellungen können Sie selbst konfigurieren - das erspart Ihnen aufwendiges und teures Customizing.


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Für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist es wichtig, die Finanzprozesse bestmöglich zu gestalten. Im Zuge der Digitalisierung unterstützen innovative Software-Tools Unternehmen dabei, zuvor aufwendige Arbeitsschritte ressourcenschonend zu verbessern. Auch künftig werden technische Entwicklungen die Arbeit weiter erleichtern - es liegt an den Unternehmen, die gebotenen Möglichkeiten sinnvoll einzusetzen.