Das Forderungsmanagement kann ein besonders anspruchsvoller Bereich in jedem Unternehmen sein. Denn es gilt stets, den Überblick über alle offenen Rechnungen zu behalten, um zuverlässig und vor allem auch pünktlich alle Forderungen einholen zu können. Ein bedeutendes Hilfsmittel ist dabei die Debitorenliste, die alle wichtigen Informationen auf einen Blick anzeigt, damit Ihnen kein offener Posten mehr entgeht.

 

Ein kurzer Überblick zur Debitorenliste

In der Buchhaltung eines Unternehmens kommt für gewöhnlich eine OPOS-Liste (Offene-Posten-Liste) zum Einsatz, die zum Nachverfolgen aller offenen Posten dient. Diese besteht aus einer Kreditoren- und einer Debitorenliste, und kann zusammen oder getrennt erstellt werden.

Eine Debitorenliste umfasst alle grundlegenden Informationen:

  • Name des Debitors

  • Individuelle Debitorennummer

  • Offener Betrag bzw. Saldo

  • Anschrift und Kontaktdaten

Mithilfe dieser praktischen Liste ist das Forderungsmanagement oder die Finanzbuchhaltung anschließend in der Lage, bei Bedarf alle notwendigen Folgeschritte einzuleiten. Damit ist die Debitorenliste ein wichtiges Instrument, um die Liquidität selbst in schwierigen Zeiten zu gewährleisten.

 

Typische Schwachstellen in der OPOS-Buchhaltung

Doch eine Offene-Posten- oder Debitorenliste zu verwalten ist oftmals gar nicht so einfach, wie viele zunächst annehmen. Denn heutzutage müssen Unternehmen meistens weitaus mehr Kunden gleichzeitig betreuen als noch vor 20 oder 30 Jahren. Einige davon haben die Digitalisierung gänzlich verschlafen und setzen nach wie vor auf eine altertümliche Offene-Posten-Liste in Excel.

Das hat zur Folge, dass alle Informationen händisch verwaltet werden müssen und nicht immer auf dem neuesten Stand sind. Kommt dann noch eine unzureichende Kommunikation hinzu, bilden sich Spannungen zwischen Abteilung fast schon von allein. Sind Forderungsmanagement und Vertrieb nicht im perfekten Einklang, kann es schnell zu Missverständnissen und unerwünschten Mahnungen kommen.

 

3 Tipps zum Erstellen der Debitorenliste

Glücklicherweise gibt es einige einfache Tipps, mit denen das Erstellen und die Verwaltung einer Debitorenliste sprichwörtlich zum Kinderspiel wird. Halten Sie sich einfach an die folgenden Tipps:

  1. Nutzen Sie eine automatisierte Software, um alle Informationen präzise zu erfassen und die Kollaboration zwischen Abteilungen zu vereinfachen.

  2. Klären Sie Ungereimtheiten direkt und unverzüglich, damit es später bei vermeintlichem Zahlungsverzug nicht zu unerwünschten Mahnungen kommt.

  3. Setzen Sie auf regelmäßiges Reporting an alle beteiligten Abteilungen und Führungskräfte, damit alle auf dem neuesten Stand bleiben.

  4. Leiten Sie mithilfe der Debitorenliste im Falle eines Zahlungsverzugs sofort alle notwendigen Schritte ein, sofern kein weiterer Klärungsbedarf besteht.

  5. Halten Sie Ihre OPOS- und Debitorenliste stets aktuell – das ist ein laufender Prozess, der permanent Aufmerksamkeit erfordert und Teil des Tagesgeschäfts sein sollte.

Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen relativ einfach, alle Hürden in der OPOS-Buchhaltung zu meistern und jederzeit auf eine aktuelle sowie aussagekräftige Debitorenliste zurückgreifen zu können. Zahlungsverzug oder Zahlungsausfälle gehören dann der Vergangenheit an.

 

Die OPOS-Liste effizient und automatisiert verwalten 

Moderne Software erlaubt es heutzutage, zahlreiche Prozesse im Forderungsmanagement und in der Buchhaltung teilweise oder vollständig zu automatisieren. Während eine Offene-Posten-Liste in Excel mit ausgesprochen hohen manuellen Aufwänden einhergeht, bieten intelligente Programme eine größtenteils automatische Verwaltung.

Das hat nicht nur Vorteile im Hinblick auf den Arbeitsaufwand, sondern sorgt ebenfalls für aktuelle und stimmige Daten. Zudem wird dank cleverer Benachrichtigungs- und Rechteverwaltung ein robustes System unterstützt, das Missverständnisse aktiv verhindert. Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo kann Sie bei der effizienten Verwaltung Ihrer Offenen-Posten und Debitorenliste tatkräftig unterstützen.

 

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Management Summary

  • Debitorenlisten sind ein wichtiger Bestandteil im Forderungsmanagement bzw. in der Buchhaltung, um offene Posten von Debitoren auf einen Blick verwalten zu können.

  • Die Debitorenliste umfasst alle wichtigen Informationen zu Debitoren, darunter den Namen, eine individuelle Debitorennummer und den offenen Betrag.

  • Viele Unternehmen haben die Digitalisierung verschlafen und verwalten noch heute eine ineffiziente Offene-Posten-Liste in Excel, die zahlreiche Nachteile mit sich bringt.

  • Setzen Sie hingegen auf eine moderne Software, gute Kommunikation und klare Prozesse, um Ihre Offenen-Posten und Debitorenliste auf ein neues Niveau zu bringen.

  • Mit der leistungsstarken AR-Automation-Software von Bilendo schaffen Sie die perfekte Grundlage für eine effiziente und automatisierte OPOS-Buchhaltung.

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