Die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen auf Rechnung erfreut sich sowohl bei Privatpersonen als auch bei Unternehmen großer Beliebtheit. Daraus entstehen jedoch zunächst offene Forderungen, die eine effiziente Verwaltung erfordern – genau damit befasst sich die Debitorenbuchhaltung. Ziel ist es, alle Forderungen transparent nachverfolgen und zügig einholen zu können, damit es nicht zum Verzug oder zum Forderungsausfall kommt.

Wir erklären Ihnen, wie eine sorgfältige Verwaltung Ihrer Debitoren die Liquidität Ihres Unternehmens stärken kann. Eine moderne Software kann Ihnen sogar dabei helfen, viele der aufwendigen Verwaltungsprozesse komplett zu automatisieren.

 

Definition der Debitorenbuchhaltung

Es handelt sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der die Verwaltung von Schuldnern bzw. Debitoren abbildet. Sobald ein Kunde eine Lieferung auf Rechnung erhält, wird er bis zur Bezahlung zum Schuldner des Unternehmens. Die Zahlungsfrist gibt vor, bis wann er die Rechnung begleichen muss, ohne in Zahlungsverzug zu geraten. Bis dahin bleibt die offene Forderung oder der offene Posten in der Debitorenbuchhaltung erfasst.

Doch das Unternehmen selbst kann ebenfalls zum Debitor werden, wenn es Leistungen von einem seiner Lieferanten erhält. Aus eigener Sicht wird der Lieferant dadurch zu einem Kreditor, dem man den offenen Betrag schuldet. Ein großer Unterschied zwischen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist also, aus welcher Perspektive Sie die Situation betrachten (dazu später mehr).

 

Das Debitorenkonto

Um eine transparente und effiziente Bearbeitung aller offenen Forderungen ermöglichen zu können, kommt ein Debitorenkonto zum Einsatz. Hierbei entscheidet sich ein Unternehmen für gewöhnlich, ob es ein separates Konto für jeden einzelnen Kunden erstellt oder gleich mehrere Debitoren zu einer Gruppe zusammenfasst. Je nach individueller Ausgangslage bieten sich beide Optionen an.

Ein ordentlich geführtes Debitorenkonto hat den Vorteil, nicht nur alle offenen Posten sauber und klar zu dokumentieren. Es dient ebenfalls als praktische Hilfe, Zahlungsausstände auf einen Blick erkennen und anmahnen zu können. Dadurch kann ein Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen und möglichen Liquiditätsengpässen effektiv vorbeugen.

 

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Da dieser wichtige Teilbereich der Finanzbuchhaltung einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben kann, muss der Debitorenbuchhalter mit allen Aufgaben bestens vertraut sein. Denn oft entscheidet ein zügiges Handeln darüber, ob es zu einem Ausfallrisiko kommt oder nicht.

Das sind die Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung:

  • Effiziente Verwaltung: Alle offenen Forderungen müssen klar erfasst und dokumentiert werden, anschließende Zahlungseingänge sind zu prüfen und den Debitoren zuzuordnen. Der Debitorenbuchhalter prüft zudem ständig, ob die Zahlungsfristen eingehalten werden.

  • Vorausschauendes Kreditmanagement: Historische Daten von Kunden und externen Informationsquellen geben einen wichtigen Hinweis auf die Kreditfähigkeit. Ein guter Buchhalter passt daraus die Kreditlinien der Kunden gemäß Ihrer Zahlungsfähigkeiten flexibel an.

  • Forderndes Mahnwesen: Sollte es dennoch zum Verzug kommen, muss eine schnelle Mahnung erfolgen. Ein mehrstufiges Mahnverfahren ist dabei oft die beste Wahl, um Kunden vorerst höflich an die Zahlung zu erinnern und später fordernder zu werden.

  • Externe Verfahren: In einigen Fällen reichen Mahnungen bedauerlicherweise nicht aus, dann müssen externe Ressourcen hinzugeschaltet werden. Es kann sich dabei um Inkasso-Dienstleister oder -Anwälte oder sogar um ein gerichtliches Mahnverfahren handeln.

  • Klares Reporting: Aufgrund der Wichtigkeit der Debitorenbuchhaltung, ist ein regelmäßiges Reporting an die Führungsebene essenziell. Der Debitorenbuchhalter muss die aktuelle Sachlage transparent (und mit möglichst aktuellen Daten) zusammenfassen und wiedergeben können.

Natürlich umfasst dieser wichtige Bereich noch zahlreiche weitere Tätigkeiten, die man praktisch gar nicht alle aufzählen kann. Eine moderne Software mit hoher Automatisierung kann viele dieser Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung erheblich vereinfachen.

 

Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung und beschäftigt sich mit der anderen Seite des Forderungsmanagements. Wenn ein Unternehmen eine Lieferung erhält, wird es selbst zum Debitor des Lieferanten. Aus der eigenen Ansicht wird der Lieferant jedoch zum Kreditor, also einem Gläubiger, dem man Geld schuldet.

Auf den ersten Blick kann das zunächst ein wenig verwirrend wirken, aber prinzipiell ist die Situation ausgesprochen simpel zu beschreiben, sofern man es aus der Sicht eines einzelnen Unternehmens betrachtet.

  • Debitor: Das Unternehmen hat eine Leistung erbracht und somit eine offene Forderung gegenüber dem Kunden bzw. Schuldner.

  • Kreditor: Das Unternehmen hat eine Leistung bezogen und eine offene Rechnung, die es an den Lieferanten oder Gläubiger zu begleichen hat.

Während die Debitorenbuchhaltung stets darum bemüht ist, Debitorenrechnungen möglichst schnell einzuholen, hat die Kreditorenbuchhaltung genau das gegenteilige Ziel. Sie möchte die Zahlung im Rahmen der Zahlungsfrist möglichst weit hinauszögern, um den Liquiditätsabfluss nach hinten zu verlagern.

 

Herausforderungen der Debitorenbuchhaltung in der Praxis

Erfahrene Debitorenbuchhalter sind mit allen Prozessen aus der Praxis bestens vertraut und wissen, welche Herausforderungen sie mit sich bringen. Während die Erfassung, Verwaltung und das Nachverfolgen durch solides Handwerk relativ einfach zu meistern sind, ist besonders beim Klärungsmanagement und Mahnwesen viel Fingerspitzengefühl gefragt.

Dort entstehen nämlich die häufigsten Missverständnisse und folglich die größten Aufwände. Sollte es tatsächlich zum Zahlungsverzug eines Debitors kommen, beginnt in der Regel ein umfangreicher Prozess, der sich über Tage, Wochen oder sogar Monate hinziehen kann. Zudem besteht eine realistische Gefahr, dass das Unternehmen schlichtweg einen Fehler gemacht hat. Das kann die gute Beziehung zum Kunden schnell gefährden.

Genau aus diesem Grund sind moderne Systeme und hohe Automatisierung heutzutage so wichtig, um sowohl Fehler als auch Aufwände zu reduzieren.

 

Mit Automatisierung der Prozesse die Nase vorn haben

Digitalisierung und Automatisierung haben vor der Debitorenbuchhaltung nicht haltgemacht – ganz im Gegenteil – Ihr Unternehmen kann erheblich davon profitieren. Denn viele der aufwendigen Prozesse, lassen sich oft vollständig automatisieren, damit Ihre Mitarbeiter noch effizienter arbeiten können.

Eine leistungsstarke Software erfasst dabei alle offenen Debitorenrechnungen und verfolgt das jeweilige Zahlungsziel. Sollte es zu Verzug kommen, wird der Debitorenbuchhalter aktiv informiert. Er muss nur noch bestätigen, um einen automatisierten Mahnprozess anzustoßen. Das System verschickt dann die erste, zweite und dritte Mahnung von allein – so wie es in Ihrem Unternehmen vorgesehen ist. Die Workflows lassen sich hierbei mit wenigen Klicks individuell an Ihre internen Prozesse anpassen. 

Ferner wird die Kommunikation auf allen Ebenen deutlich verschlankt. Alle Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung sehen die aktuellen Daten und können mit wenigen Mausklicks aussagekräftige Berichte für andere Abteilungen oder die Führungsebene erstellen. Das führt zur hohen Transparenz und beugt internen Missverständnissen vor, unter denen folglich auch Ihre Debitoren nicht mehr leiden müssen.

 

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Management Summary

  • Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiger Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Sie verwaltet alle offenen Rechnungen oder Debitoren mithilfe von Debitorenkonten.

  • Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die effiziente Verwaltung, vorausschauendes Kreditmanagement, interne und externe Mahnmaßnahmen sowie transparentes Reporting innerhalb des Unternehmens.

  • Missverständnisse im Klärungsmanagement und Mahnwesen stellen jede Debitorenbuchhaltung vor riesige Herausforderungen, die mit hohen Aufwänden verbunden sein können.

  • Die moderne AR-Automation-Software kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, dank hoher Automatisierung und cleverer Prozesse, solche Missverständnisse und Aufwände effizient zu reduzieren.

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