Noch heute stehen viele große Unternehmen vor einem immensen Aufwand, um ausstehende Forderungen ihrer Kunden eintreiben zu können. Der Prozess dahinter ist unglaublich zeitintensiv und frustriert in vielen Fällen sogar die eigenen Mitarbeiter. Glücklicherweise gibt es heutzutage moderne Software, die das Forderungsmanagement weitgehend automatisieren kann. Auf diese Weise lässt sich nicht nur der große Aufwand erheblich reduzieren, sondern auch Zahlungseingänge lassen sich weitaus schneller realisieren.

Wir erklären Ihnen, wie automatisiertes Forderungsmanagement im besten Fall abläuft und welche Vorteile Ihr Unternehmen daraus ziehen kann. Mit einer leistungsstarken Software schaffen Sie die ideale Grundlage für eine effiziente Verwaltung Ihrer Forderungen.

 

Die Vorteile beim automatisierten Forderungsmanagement

Zunächst ergeben sich aus der Automatisierung viele Vorteile, von denen das Unternehmen direkt profitieren kann. Denn Mitarbeiter müssen nicht mehr händisch über mehrere Monate hinweg den Prozess mitverfolgen und Kunden sprichwörtlich hinterherrennen – das alles kann zukünftig das System übernehmen.

Die Vorzüge einer solchen Lösung liegen dabei auf der Hand:

  • Reduzierung manueller Aufwände und interner Kommunikation

  • Gewährleistung schneller Zahlungseingänge durch gestützte Rechnungsstellung

  • Stärkung der Liquidität aufgrund zeitiger Mahnungen und eines intelligenten Mahnprozesses

  • Automatische Pflege der essenziell wichtigen Offene-Posten-Liste

  • Steigerung der Mitarbeitereffizienz

Wenn Sie das Forderungsmanagement automatisieren, erhöhen Sie dadurch letztlich auch die Effizienz im gesamten Unternehmen. Denn anschließend haben Mitarbeiter erheblich mehr Zeit, sich auf die wichtigen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu konzentrieren.

 

Der Prozess des automatisierten Forderungsmanagements 

Je nach Unternehmen bieten sich gewisse Teilschritte oder sogar ganze Prozesse für die Automatisierung an. So beginnt das Forderungsmanagement in vielen Fällen bereits mit einer ersten Bonitätsprüfung des Kunden, die dank intelligenter Systeme heutzutage noch schneller und aussagekräftiger als je zuvor gelingt. Gibt es Zweifel an der Zahlungsfähigkeit, kann das System bereits einen ersten Hinweis geben. Anschließend wird die offene Forderung erstellt, und vom System mit Hinblick auf die Zahlungsfrist automatisch überwacht.

Sollte es dann zum Zahlungsverzug des Kunden kommen, leistet das System sofort Hilfe. Es benachrichtigt den Mitarbeiter und schaltet zum Mahnprozess über, eine optionale Freigabe kann sich dabei frei konfigurieren lassen. Im besten Fall lassen sich die Mahnungen automatisiert per E-Mail und auf dem Postweg verschicken. Die meisten Außenstände lassen sich auf diese Weise zügig einholen, ohne dass viel Mehraufwand entsteht. Sollte der Kunde dennoch die Zahlung nicht leisten, kann ein gutes System sogar selbst den zuständigen Inkasso-Partner einschalten.

Hinweis: Insbesondere im B2B-Bereich ist der Rechnungs- und Mahnprozess oft auf den Einzelfall auszurichten. Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo erlaubt es Ihnen, den Automatisierungsgrad bei jedem Schritt des Prozesses selbst festzulegen. Damit beugen Sie möglichen Missverständnissen vor und profitieren dennoch von einer hohen Automatisierung.

 

So können Sie Ihr Forderungsmanagement automatisieren

Es gibt für gewöhnlich zahlreiche Aufgaben im Forderungsmanagement, die sich problemlos automatisieren lassen. So finden sich in jedem Unternehmen viele praktische Anwendungsfälle und es ergeben sich daraus hohe Einsparungspotenziale.

Hier sind einige der typischen Bereiche zur schnellen Automatisierung:

  • Verwaltung: Einer der wichtigsten Bereiche ist die übergreifende Verwaltung aller offenen Forderungen. Die genaue Erfassung sowie Nachverfolgung von Zahlungen und Zahlungsfristen kann ein modernes System praktisch komplett automatisieren.

  • Bonität: Ob zur Prüfung der Bonität oder zum Festlegen bestimmter Kreditlimits, eine ausführliche Bonitätsprüfung gehört zu jeder ordentlichen Forderung. Ein modernes System listet alle wichtigen Faktoren zu Risk & Credit und kann entsprechende Empfehlungen vorbereiten.

  • Mahnwesen: Sollte es trotz klarer Zahlungsfrist zum Außenstand kommen, verschickt das System automatisch Mahnungen oder es informiert einen Mitarbeiter, dass es an der Zeit ist, den Mahnprozess freizugeben. Smarte Mahnstopps helfen dabei, Missverständnissen effizient vorzubeugen.

  • Klärungsmanagement: Manchmal ist es jedoch gar nicht so klar, weshalb eine Zahlung nicht eingeht. Oft sind viele Abteilungen involviert und es bedarf einer internen Klärung. Intelligente Systeme verfügen über spezielle Portale, die eine Kollaboration und Klärung erheblich erleichtern.

  • Workflows: Es kann jedoch immer wieder Ausnahmefälle geben, die eine individuelle Lösung benötigen. Die Software kann diese vollumfänglich abbilden und automatisieren. Dann werden im Notfall automatisch und schnell die richtigen Verantwortlichen informiert.

Natürlich hat jedes Unternehmen auch spezielle und eigene Anforderungen. Deswegen ist es wichtig, den Automatisierungsgrad flexibel an die Prozesse und Bereiche anpassen zu können. Letztlich gelingt es Ihnen nur auf diese Weise, Ihr eigenes Forderungsmanagement bedarfsgerecht zu automatisieren.

 

Dispute Management mit Bilendo

Der größte Aufwand im Forderungsmanagement entsteht in 99% der Fällen bei der Klärung Ihrer offener Forderungen

 

Funktionen der AR-Automatisierungssoftware von Bilendo

Die zukunftsweisende AR-Automation-Software von Bilendo erfüllt alle Anforderungen an ein modernes System zur weitreichenden Automatisierung Ihrer Forderungsprozesse. Das fängt bereits bei der anfänglichen Bonitätsauskunft an, die Sie, dank des praktischen Add-ons für Scoring & Risk, im Handumdrehen vorliegen haben. Dort legen Sie auch Scores und Kreditlimits fest, die sich sinnvoll in die automatischen Prozesse einbinden lassen.

Dank des effizienten Klärungsmanagements (auch Dispute Management genannt) schaffen Sie eine transparente Grundlage und individuelle Workflows, damit das kollaborative Klärungsportal von allein alle wichtigen Ansprechpartner aus Buchhaltung, Service und Vertrieb einbeziehen kann. Die automatische Funktion zur Eskalation & Wiedervorlage unterstützt alle Beteiligten bei einer raschen Klärung des Sachverhalts, damit es auch wirklich nicht zu einem ungewollten Mahnprozess kommt.

Doch vor allem das intelligente Mahnwesen von Bilendo hilft Ihnen dabei, offene Forderungen zeitig und zuverlässig einzuholen. Sie können auf regelbasierte sowie kontextsensitive Workflows vertrauen und damit den Automatisierungsgrad stufenlos skalieren. Damit machen Sie Schluss mit blockweisen 14-tägigen Mahnläufen und können stattdessen täglich Ihre Mahnungen verschicken, ohne dass auf Ihrer Seite Aufwände entstehen. Mit der zukünftigen Inkasso-Schnittstelle unterstützen Sie später sogar den automatischen Datenaustausch mit Ihrem Partner, um noch schneller Ihre Außenstände einzutreiben.

 

FAQ

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement beschäftigt sich mit dem Erfassen und Verwalten offener Forderungen. Hierzu gehören selbstverständlich auch die Bereiche der Bonitätsprüfung, des Mahnwesens und im Bedarfsfall auch das gerichtliche Eintreiben von ausstehenden Zahlungen.

Welche Bereiche lassen sich beim Forderungsmanagement automatisieren?

Es bieten sich je nach Unternehmen unterschiedliche Bereiche zur effizienten Automatisierung an. Für gewöhnlich zählen dazu vor allem die Verwaltung der offenen Forderungen samt Nachverfolgung von Zahlungen und Zahlungsfristen. Doch moderne Systeme unterstützen ebenfalls das Mahn- und Finanzwesen.

Was zeichnet eine gute Automatisierungssoftware aus?

Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, Workflows und Verantwortlichkeiten. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, dass eine Software zur Automatisierung sich flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassen lässt. Erst dann kann ein hoher Automatisierungsgrad überhaupt erreicht werden.


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Management Summary

  • Das Forderungsmanagement ist in vielen Unternehmen immer noch kaum automatisiert und erfordert hohe manuelle Aufwände bei der Verwaltung und im Mahnprozess

  • Es gibt jedoch heutzutage moderne Software, die das Forderungsmanagement weitgehend automatisieren und viele Schritte im Prozess sinnvoll unterstützen kann.

  • Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile für das Unternehmen: weniger Aufwände, gesteigerte Zuverlässigkeit, schnellere Zahlungseingänge und effizientere Abwicklung.

  • Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo bietet Ihrem Unternehmen alle diese Vorteile und lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen skalieren.

  • Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von unseren Experten beraten.