Viele Unternehmen haben heutzutage dank Digitalisierung und Globalisierung mehr Kunden und Lieferanten als jemals zuvor. Dabei kann man ausgesprochen schnell den Überblick über alle unbezahlten Rechnungen verlieren. Sei es zur Nachverfolgung von selbst ausgestellten Rechnungen oder zur idealen Planung der eigenen Zahlungsausgänge, eine effiziente Buchhaltung für offene Posten von Debitoren und Kreditoren schafft eine transparente Ausgangsgrundlage.

Denn Unternehmen befinden sich in einem ständigen Balanceakt, um auch in schwierigen Zeiten die eigene Liquidität sichern zu können. Deswegen ist es unabdingbar, stets einen klaren Überblick über den Status aller offenen Posten zu haben.

 

Grundlagen der Offene-Posten-Buchhaltung

Bei offenen Posten (OPOS) handelt es sich um ausgestellte und eingebuchte Rechnungen, die jedoch noch nicht bezahlt wurden. Die OPOS-Buchhaltung beschäftigt sich also im Wesentlichen damit, den Status dieser Rechnungen transparent zu erfassen und nachzuverfolgen. Um diesen Prozess im Unternehmen abbilden zu können, werden zuvor sowohl ein Kreditoren- als auch ein Debitorenkonto angelegt.

Anschließend erfasst die OPOS-Buchhaltung offene Beträge sowie Rechnungsnummern und weist sie dem jeweiligen Konto zu. Sollte später eine entsprechende Zahlung eingehen, dann werden die Belege gelöscht – nur die Umsätze bleiben erhalten. Bezahlt etwa ein Kunde seine offene Rechnung, dann gleicht er damit auch einen offenen Posten im entsprechenden Konto aus. Man spricht bei diesem Verfahren auch von einer kontenlosen Buchhaltung.

 

Die OPOS-Liste als Mittel zur Zahlungskontrolle

Offene Posten für Debitoren und Kreditoren dienen als ideales Mittel, um eine transparente Zahlungskontrolle gewährleisten zu können. Unternehmen erhalten nämlich dadurch einen praktischen Überblick zu allen Forderungen und Verbindlichkeiten, bei denen die Zahlungen noch ausstehen. Die Offene-Posten-Liste ist also unglaublich hilfreich, um sogar einen wichtigen Rückschluss auf die eigene Liquidität ziehen zu können.

Ein Unternehmen kann dementsprechend priorisieren und dringende offene Rechnung eintreiben oder eigene Zahlungen verzögern. Prinzipiell gilt die Regel, offene Posten in Summe so gering wie möglich zu halten, da sie das Risiko für Zahlungsengpässe erheblich steigern können. Sollte es nämlich bei mehreren Debitoren zum Zahlungsverzug kommen und gleichzeitig Kreditoren ihre Zahlungen einfordern, dann kann ein betroffenes Unternehmen schnell in Liquiditätsnot geraten.

 

Offene Posten von Debitoren und Kreditoren

Es gibt signifikante Unterschiede bei der Behandlung von offenen Posten, je nachdem, ob sie Debitoren oder Kreditoren betreffen. So strebt jedes Unternehmen natürlich eine möglichst zügige Bezahlung von offenen Rechnungen an, während es bei Lieferanten von den vorteilhaften Konditionen profitieren möchte.

Zielsetzung bei Forderungen (offene Posten von Debitoren):

  • Erfassen und abgleichen von Rechnungen mit Zahlungseingängen

  • Einleiten von Mahnverfahren bei Zahlungsverzug von Debitoren

  • Sichern und unterstützen bei der Liquiditätsplanung

Zielsetzung bei Verbindlichkeiten (offene Posten von Kreditoren):

  • Erfassen und planen von Zahlungsausgängen zur Rechnungsbegleichung

  • Sicherstellen von Skonto durch rechtzeitige Zahlung

  • Ausschöpfen des möglichen Zahlungszeitraums ohne in Verzug zu geraten

 

Finanzmanagement optimieren ist einfacher, als Sie denken

Wenn Sie die Offenen Posten Ihrer Debitoren in Excel verwalten, machen Sie sich das Leben schwer

 

Wie erstellt man eine OPOS-Liste für Debitoren?

Prinzipiell lässt sich eine Offene-Posten-Liste für Debitoren auch mit den einfachsten Tools erstellen, solange die Daten stimmen und aktuell sind. Es werden im Wesentlichen “nur” alle Details zur Rechnung (Nummer, Betrag, Datum) sowie alle Details zum Debitor (Name, Nummer) benötigt. Zusätzlich gilt es, den jeweiligen Status zu erfassen, insbesondere ob sich ein Debitor bereits im Mahnprozess befindet, und falls ja, in welchem Schritt.

Viele Unternehmen nutzen zur Verwaltung heutzutage immer noch ein Offene-Posten-Liste-Muster von Excel aus dem Internet. Doch das wird unweigerlich mit hohen Aufwänden für die Pflege und die ständige Aktualisierung einhergehen. Dazu kommt noch, dass eine solche manuelle Liste bereits nach kurzer Zeit extrem lang und absolut unübersichtlich wird und es oft erheblichen Klärungsbedarf gibt, schlimmstenfalls sogar mit den Kunden. Mit zunehmender Unternehmensgröße wachsen die Dringlichkeit und die verheerenden Auswirkungen dieser Problematik ins Unermessliche an.

Zum einen muss immer wieder geklärt werden, ob gewisse Zahlungen bereits erfolgt sind und zum anderen ist es häufig fraglich, ob alle Daten noch aktuell sind. In der Regel sind nämlich, besonders wenn mehrere Mitarbeiter die Liste pflegen, manche Daten bereits veraltet, wenn man sie endlich auf dem Tisch hat. Und bei einer Liste wird es nicht bleiben!

Zudem erhalten Sie keine automatischen Benachrichtigungen und so kann sich die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter schnell zum Albtraum entwickeln. 

Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo verwaltet hingegen alle offenen Posten fast schon automatisch – Alle Mitarbeiter haben stets, komplett ohne Zettelwirtschaft, den perfekten Überblick zum aktuellen Status. Auf der Bilendo Cloud-Plattform werden alle Debitorenprozesse an einer zentralen Stelle abgebildet. Die Workflow-basierte Automatisierung stellt eine große Erleichterung aller Arbeitsprozesse dar und die Software kann sogar nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen konfiguriert werden. 

 

Automatisierung im Umgang mit offenen Posten von Debitoren

Insbesondere der Umgang mit offenen Forderungen von Debitoren spielt eine zunehmend wichtige Rolle, um das Risiko für das eigene Unternehmen reduzieren zu können. Denn aufgrund von Inflation und steigender Zinsen ist es heute nicht mehr so einfach und günstig, kurzfristige Liquiditätsengpässe durch externe Kredite abzufedern. Oft gehen solche Situationen mit signifikanten Finanzierungskosten einher, die nicht selten sogar das Überleben des Unternehmens gefährden können.

Zur automatischen Verwaltung ist es heutzutage daher essentiell, auf eine zukunftsweisende Software für das Debitorenmanagement zu setzen. Da alle Daten und Vorgänge zu jedem einzelnen Debitor zentral verwaltet werden, können Sie jederzeit von allen berechtigten Mitarbeitern abgerufen werden. Mittels der Workflows, die Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben, werden alle relevanten Informationen und die topaktuellen Daten an den richtigen Ansprechpartner kommuniziert. 

Somit haben Sie alle offenen Posten stets im Blick und können zeitnah die richtigen Maßnahmen einleiten, um die Solvenz Ihres Unternehmens zu sichern. Ein intelligentes (teil-)automatisiertes Mahnwesen ist dann beispielsweise der nächste sinnvolle Schritt, um Ihr Forderungsmanagement zu optimieren. Damit erleichtert sich das Eintreiben unbezahlter Rechnungen, und der Saldo der offenen Posten reduziert sich fast schon von allein.

***

Management Summary

  • Offene Posten (OPOS) bezeichnen eingebuchte Forderungen oder Verbindlichkeiten, die entweder von Kunden oder vom Unternehmen noch nicht beglichen wurden.

  • Sie gewähren, durch das Gegenüberstellen von Kreditoren- und Debitorenkonto, einen ausgezeichneten Überblick über die Liquidität Ihres Unternehmens.

  • Offene Posten von Debitoren können zudem ein erhebliches Risiko für Ihre Liquiditätsplanung bedeuten, vor allem wenn Lieferanten gleichzeitig die Begleichung von Verbindlichkeiten einfordern.

  • Ein richtiger Umgang mit offenen Posten von Debitoren ist deshalb in der heutigen Geschäftswelt eine absolute Notwendigkeit, um langfristig solvent zu bleiben.

  • Die moderne AR-Automation-Software von Bilendo kann Ihrem Unternehmen bei der intelligenten Verwaltung aller offenen Posten helfen und Kunden im Verzug automatisch mahnen – damit stärken Sie im Handumdrehen Ihre Liquidität.

  • Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von unseren Experten beraten.