Receivables

Jeden Tag ein Mahnlauf, den niemand vorbereiten muss.

Mahninhalte und Mahnzeitpunkte werden laufend neu gerechnet, Klärfälle halten betroffene Posten von selbst zurück, und was übrig bleibt, ist eine Liste, die jemand nur noch durchsieht.

Wie ein Lauf entsteht

30 Fälle · 7 Prüfgruppen

PF-04-DE

Suchen

Alle Pläne Tagesmahnlauf prüfen (ausgewogen)

Tagesmahnlauf prüfen (ausgewogen) Entwurf

1 Entscheiden

Sie wählen je Fall einen Weg.
2 Aufräumen

Klärungen schließen, Stopps aufheben, zurückstellen.
3 Kontrolle

Jede Mahnung wird neu berechnet und gegen die Erwartung geprüft.
4 Versand

Nur was der Erwartung entspricht, geht raus.

Lagebild 30 · 7

Fälle in diesem Lauf 30

Freigegeben 0 von 30 Fällen

Volumen 23,6 M €

6 rot 21 gelb 3 grün

Geht heute raus 3 Noch 3 zu entscheiden Bucket freigeben (3)
Wartet 3 Noch 3 zu entscheiden Bucket freigeben (3)
Braucht dich 24 Noch 24 zu entscheiden Bucket freigeben (24)

Kunde Befund Betrag Weg Entscheidung

Mustermann AG Klarfall 1.204.000 € heute versenden Freigeben

Becker Industries SE Mahnstopp 1.194.761 € zurückstellen Freigeben

Wagner & Söhne GmbH Klärfall 412.900 € wartet auf Klärfall Freigeben

Empfehlung des Agenten

Sie

Fall ansehen und entscheiden

Kein Versand 1.194.761 €

Agent

Mahnung verschicken

Versand heute 1.194.761 €

Diesen Weg freigeben

Mahnlauf

Rollierend statt einmal im Monat.

Ein Mahnlauf ist kein Termin, sondern ein Zustand: Die Vorschlagsliste rechnet Inhalte und Zeitpunkte kontinuierlich neu, statt einmal im Monat einen Stapel zu erzeugen, den jemand zwei Tage lang von Hand entschärft.

Mahnvorschlagsliste: Kontinuierlich neu berechnet — jeder Posten mit dem Inhalt und dem Zeitpunkt, der heute für ihn gilt.
Alle Anlagen dabei: Originalrechnung, Auftrag, Lieferschein — was Rückfragen erspart, geht mit der Mahnung raus.
Schnellvorschau: Mehrere Mahnungen nacheinander prüfen und verschicken, ohne jede einzeln zu öffnen.
Automatisierungsregeln: Einfache Mahnungen gehen nach Ihren Regeln automatisch — die übrigen bleiben liegen, bis jemand sie freigibt.
Versand: E-Mail, Post über vollintegrierte Dienstleister oder Ihren eigenen Lettershop — der Versandweg ist Teil der Regel.

Was die Liste erzeugt, ist ein Entwurf. Der Versand ist ein eigener Schritt, und wer ihn auslöst, steht am Beleg.

Zweite Mahnung · vor 3 Tagen Automatisch versendet

Krause Textil GmbH Offene Zahlung — Rechnung überfällig

Sehr geehrte Damen und Herren der Krause Textil GmbH, laut unseren Unterlagen besteht ein offener Saldo von 37.150,00 €. Trotz vorheriger Erinnerung ist die Zahlung bislang nicht erfolgt. Bitte begleichen Sie den Betrag innerhalb von 7 Tagen, um weitere Schritte zu vermeiden.

Erinnerung

1. Mahnung

2. Mahnung

Übergabe

Unter anderem im Einsatz bei

Klärfälle

Ein Klärfall ist ein Vorgang, kein Vermerk im Feld.

Offene Posten werden nicht mündlich geklärt und danach vergessen. Ein Klärfall beginnt im Mahnlauf und endet dort: Er hat einen Grund, eine zuständige Person und eine Frist, er hält die betroffenen Belege zurück, solange er offen ist, und gibt sie mit dem Schließen wieder frei — und wenn mehrere Belege oder Antworten zusammenhängen, wird das am Fall entschieden, nicht Zeile für Zeile.

KF-1027 · Wagner & Söhne GmbH Offen Mahnstopp aktiv 4.200 €

Eröffnet Gruppiert Beantwortet Konflikt Für die Gruppe entschieden Geschlossen, Mahnstopp aufgehoben

Wirkung auf den Mahnlauf

Solange der Fall offen ist, bleibt die 2. Mahnung für alle 5 Belege liegen.

Erinnerung

1. Mahnung

2. Mahnung zurückgehalten

Übergabe

Dieser Beleg Ganze Gruppe · 5

In dieser Gruppe

RE-2044-118 · Preisdifferenz 4.200 € Konflikt

RE-2044-133 · Preisdifferenz 2.760 € Konflikt

RE-2044-095 · Preisdifferenz 1.850 € Antwort erhalten

RE-2044-142 · Preisdifferenz 640 € Akzeptiert

RE-2044-201 · Preisdifferenz 3.120 € Ohne Antwort

Offener Konflikt · RE-2044-118

J. Alvarez

Übergabe an Inkasso

Geprüft — Übergabe an das Inkasso wird empfohlen.

Wird akzeptiert

S. Lorenz

Keine Übergabe

Kunde hat Zahlung telefonisch zugesagt.

Wird automatisch abgelehnt

Akzeptieren einer Antwort lehnt die andere automatisch ab — für diesen Beleg oder, mit „Ganze Gruppe“, für jeden betroffenen Beleg gleichzeitig.

J. Alvarez @S. Lorenz Bitte auf eine Antwort einigen, bevor der Fall eskaliert.

Verlauf

Erwartungen an den Bearbeiter
vor 3 Tagen
Klärfall eröffnet
vor 3 Tagen
Gruppe zugewiesen
vor 3 Tagen
Mahnstopp gesetzt
vor 2 Tagen
Anhang hinzugefügt
vor 1 Tag RE-2044-118.pdf
Erinnerung an den Empfänger
vor 1 Tag Automatisch, nach zwei Tagen ohne Antwort
Antwort vorgeschlagen Übergabe an Inkasso
Heute Geprüft — Übergabe an das Inkasso wird empfohlen.
Antwort abgegeben Konfliktantwort
Heute S. Lorenz: Kunde hat Zahlung telefonisch zugesagt.
Kommentar
Heute Bitte auf eine Antwort einigen, bevor der Fall eskaliert.
Entscheidung auf die Gruppe angewendet
Heute Antwort akzeptiert für 3 von 5 Belege
Mahnstopp wird mit dem Schließen aufgehoben
Wartend
Kundenrückmeldung
Wartend

Kommentar schreiben — @ erwähnt eine Person Kommentieren

Eine Frage, viele Belege. Beim Anlegen geht eine Nachricht an die offenen Belege eines Kunden — oder Belege werden später zusammengefasst.

RE-2044-118 · Preisdifferenz Konflikt

4 weitere Belege in dieser Gruppe

RE-2044-133 · Preisdifferenz 2.760 € Konflikt

RE-2044-095 · Preisdifferenz 1.850 € Antwort erhalten

RE-2044-142 · Preisdifferenz 640 € Akzeptiert

RE-2044-201 · Preisdifferenz 3.120 € Ohne Antwort

Was zusammengehört.

Eine Gruppe entsteht nur aus Klärfällen mit demselben Grund, Kunden, Workflow und derselben Antwortvorlage — sonst wäre eine Gruppenentscheidung keine.

Grund: Preisdifferenz
Kunde: Wagner & Söhne GmbH
Workflow: Klärfall-Workflow
Antwortvorlage: Preisdifferenzen

Wofür eine Antwort gilt.

Schon beim Antworten legt die zuständige Person fest, ob die Antwort für diesen Beleg gilt oder für die ganze Gruppe.

Antwort gilt für

Dieser Beleg Ganze Gruppe · 5

Antworten und Kommentare am Fall. Die zuständige Person antwortet mit einer Antwortvorlage, Freitext und Anhängen. Rückfragen gehen per @-Erwähnung an die richtige Person — und wer antwortet, prüft, kommentiert oder eskaliert, ist am Fall beteiligt.

Antwort

S. Lorenz

Antwortvorlage Keine Übergabe

Kunde hat Zahlung telefonisch zugesagt.

RE-2044-118.pdf

J. Alvarez @S. Lorenz Bitte auf eine Antwort einigen, bevor der Fall eskaliert.

2 Beteiligte J. Alvarez · Ersteller · kommentiert — S. Lorenz · Empfänger · geantwortet

Beteiligte verwalten

Zwei Antworten, ein Beleg. Mehr als eine eingereichte Antwort ist ein Konflikt. Der Fall markiert ihn, nennt den nächsten Schritt — und fasst gleiche konkurrierende Antworten über die Gruppe zu einem Cluster zusammen.

Offener Konflikt · RE-2044-118 Konfliktantwort

Nächste Aktion: Widersprüchliche Antworten auflösen

J. Alvarez

Übergabe an Inkasso

Geprüft — Übergabe an das Inkasso wird empfohlen.

S. Lorenz

Keine Übergabe

Kunde hat Zahlung telefonisch zugesagt.

Dieselben zwei Antworten auf 2 Belegen (RE-2044-118, RE-2044-133) — ein Cluster, eine Entscheidung.

Eine akzeptieren, der Rest folgt. Wer eine Antwort akzeptiert, lehnt die anderen automatisch ab. Oder alle ablehnen — oder alle ablehnen und im selben Schritt eine neue Antwort geben.

Konflikt auflösen

Eine Antwort akzeptieren

J. Alvarez

Übergabe an Inkasso

Geprüft — Übergabe an das Inkasso wird empfohlen.

Wird akzeptiert

S. Lorenz

Keine Übergabe

Kunde hat Zahlung telefonisch zugesagt.

Wird automatisch abgelehnt

Alle Antworten ablehnen

Alle ablehnen und eine neue Antwort geben

Die akzeptierte Antwort gilt, die andere wird im selben Schritt abgelehnt. „Alle ablehnen“ setzt den Beleg zurück auf „Wartet auf Antwort“.

Eine Entscheidung für die ganze Gruppe. Akzeptieren, ablehnen, wiedervorlegen oder schließen — für diesen Beleg oder für alle. Berührt werden nur Belege, die wirklich auf Prüfung warten, jeder gegen Berechtigung und Sichtbarkeit geprüft, und die Liste zeigt genau, was die Aktion erfasst.

Dieser Beleg Ganze Gruppe · 5 Beleg für Beleg

Antwort akzeptieren Gilt für 3 von 5 Belegen

RE-2044-118 · Preisdifferenz

4.200 € Konflikt

RE-2044-133 · Preisdifferenz

2.760 € Konflikt

RE-2044-095 · Preisdifferenz

1.850 € Antwort erhalten

RE-2044-142 · Preisdifferenz

640 € Akzeptiert

RE-2044-201 · Preisdifferenz

3.120 € Ohne Antwort

2 Belege bleiben unberührt — bereits akzeptiert oder noch ohne Antwort, also nichts, was diese Entscheidung klären würde.

Akzeptieren Ablehnen Wiedervorlage Schließen

Pro Beleg geprüft.

Eine Gruppenaktion verspricht nie mehr, als sie ausführt — jeder Beleg passiert Berechtigung und Datenzugriff einzeln, und nur die freigegebenen stehen in der Liste.

Berechtigung: Darf Antworten prüfen
Sichtbarkeit: Bereich, Geschäftseinheit, Team
Ergebnis: 3 von 5 Belegen freigegeben

Schließen hebt den Mahnstopp auf.

Mit dem Schließen der Gruppe fällt der Mahnstopp auf jedem Beleg — automatisch, im Verlauf nachlesbar, und die Belege kehren in den Mahnlauf zurück.

KF-1027 · Wagner & Söhne GmbH

Klärfallgruppe geschlossen
Heute
Mahnstopp aufgehoben Automatisch
Nebeneffekt des Workflows
Belege zurück im Mahnlauf
Wartend

Wirkung auf den Mahnlauf

Mit dem Schließen fällt der Mahnstopp — die 2. Mahnung geht mit dem nächsten Lauf raus.

Erinnerung

1. Mahnung

2. Mahnung

Übergabe

Oder jeder Beleg einzeln — in einem Schritt. Vier Abschnitte, eine Entscheidung pro Zeile, ein gemeinsamer Kommentar mit Anhängen, eine Transaktion.

Konflikt · identische Antworten

RE-2044-118 4.200 €

Akzeptieren Keine Entscheidung Ablehnen

RE-2044-133 2.760 €

Akzeptieren Keine Entscheidung Ablehnen

Eine Antwort wartet auf Prüfung

RE-2044-095 1.850 €

Akzeptieren Keine Entscheidung Ablehnen

Noch ohne Antwort

RE-2044-201 3.120 €

Antwort geben Schließen

Akzeptiert, nicht geschlossen

RE-2044-142 640 €

Schließen Offen lassen

Ein Kommentar für alle Entscheidungen

J. Alvarez Bitte auf eine Antwort einigen, bevor der Fall eskaliert.

Anhang hinzufügen

Entscheidungen übernehmen 5 Belege, eine Transaktion

Workflows

Wer wann gefragt wird, ist konfiguriert — nach Grund, Betrag, Bereich oder Kundengruppe.

Zu Workflows & Scheduler

Automatische Eskalation

Antwortet niemand, eskaliert der Fall selbstständig an die nächste Stufe — Teamleitung, Team, Geschäftseinheit oder eine feste Person.

Automatische Nebeneffekte

Ein offener Klärfall setzt den Mahnstopp, das Schließen hebt ihn auf — für die ganze Gruppe. Und eine Wiedervorlage öffnet den Fall zum Termin von selbst wieder.

Fragen, Antworten, Anhänge und Folgeaktionen liegen an einer Stelle, chronologisch — und das ist der Punkt, der den Aufwand nimmt: Klärung und Mahnwesen sind derselbe Vorgang, nicht zwei Listen, die jemand abgleicht.

Mahnstopps

Stopps, die sich selbst wieder aufheben.

Ein Mahnstopp ohne Ende ist eine Forderung, die niemand mehr anfasst. Deshalb hat hier jeder Stopp einen Grund, ein Ablaufdatum oder ein Ereignis, das ihn beendet.

Klärungsbasiert

Posten in Klärung bekommen den Mahnstopp automatisch und kehren mit dem Abschluss des Falls in den Mahnlauf zurück.

Zeitgesteuert

Stopps mit Ablaufdatum, auf Kunden- oder Belegebene, in wenigen Klicks.

Historie

Wann ein Stopp aktiv war und wer ihn gesetzt hat, bleibt am Objekt lesbar.

Richtlinie

Wer einen Stopp setzen darf und wie lange, ist geregelt — damit Forderungslaufzeiten nicht unbemerkt wachsen.

Alltag

Und der Rest des Tages in der Debitorenbuchhaltung.

Das Mahnwesen ist der laute Teil. Der größere Teil sind die vielen kleinen Vorgänge am Kunden, die sonst in Postfächern und Tabellen liegen.

Kundenanschreiben

Standardisierte Anschreiben aus Vorlagen, mit dokumentiertem Versand.

Zahlungsversprechen

Zugesagte Termine und Beträge am Beleg — und die Auswertung, ob sie gehalten wurden.

Kommentare & Anhänge

Chronologisch am Kunden und am Beleg, für alle Beteiligten sichtbar.

Kundenverhalten

Zahlungsverhalten, Umsatzentwicklung und Forderungsalter je Kunde.

360°-Debitorenansicht

Posten, Mahnungen, Klärfälle, Versprechen und Korrespondenz in einer Ansicht.

Agentischer Teil

Und wo ein Agent in diesem Lauf hilft.

Der Lauf funktioniert ohne KI — er ist regelbasiert und war es immer. Was ein Agent dazugibt, ist die Vorarbeit: Er teilt die Fälle nach Prüfbedarf ein, benennt je Fall den Befund und schlägt vor, was mit den auffälligen geschehen soll.

Wie der Agent zu einem Vorschlag kommt Was Freigabe und Protokoll dabei bedeuten

Prüfgruppen statt Sortierung

Jeder Fall bekommt eine Einordnung mit Begründung — deterministisch gerechnet, nicht vom Modell geschätzt.

Ein Vorschlag, kein Versand

Der Agent bereitet vor und ordnet. Verschickt wird, was eine Person freigibt.

Jeder Befund mit Beleg

Zu jeder Einordnung stehen die Belege da, auf denen sie beruht — Betrag, Frist, Mahnstopp, Klärfall.

Ein Datenstand, ein Freigabeweg, ein Protokoll. Der Rest ist Ihre Entscheidung.

Mit Vertrieb sprechen Demo vereinbaren

Rückfragen

Was die Debitorenbuchhaltung zuerst fragt.

Nein — der Lauf ist rollierend, nicht täglich verpflichtend. Der Unterschied ist, dass Inhalte und Zeitpunkte laufend neu gerechnet werden, statt einmal im Monat für alle gleichzeitig. Wer weiterhin an festen Tagen verschickt, bekommt dieselbe Liste, nur ohne die Vor- und Nachbearbeitung, die ein Monatslauf erzeugt.

Nur, was Sie als Regel festgelegt haben — typischerweise die einfachen Fälle ohne Klärung, ohne Mahnstopp und unterhalb einer Betragsgrenze. Alles andere bleibt Entwurf, bis jemand freigibt. Am Beleg steht anschließend, ob eine Regel oder eine Person den Versand ausgelöst hat.

Jeder Stopp trägt einen Grund und ein Ende: Klärungsbasierte Stopps enden mit dem Klärfall, zeitgesteuerte mit ihrem Datum. Die Mahnstopp-Richtlinie regelt zusätzlich, wer einen Stopp setzen darf und wie lange, und die Historie zeigt, in welchen Zeiträumen ein Posten still lag.

Ja. Originalrechnung, Auftrag und weitere Dokumente hängen am Beleg und gehen mit der Mahnung hinaus — das ist der wirksamste Hebel gegen Rückfragen, die sonst als Klärfall zurückkommen.

Per E-Mail, per Post über vollintegrierte Dienstleister oder über Ihren eigenen Lettershop. Der Versandweg ist Teil der Regel und nicht der Entscheidung des Tages, und der Versand wird am Beleg dokumentiert.

Er teilt den Lauf nach Prüfbedarf ein, begründet jede Einordnung mit den Belegen dahinter und schlägt vor, was mit den auffälligen Fällen geschehen soll. Verschicken, zurückstellen oder einen Klärfall eröffnen tut er nicht von sich aus — das ist eine Freigabe, und die bleibt bei einer Person.

Agentic Credit Management — auf Knopfdruck.

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