Regeln, die laufen, und ein Lauf, der seine Folgen kennt.
Workflows sind konfiguriert, nicht programmiert: Auslöser, Bedingungen, Schritte, Zuständige. Und ein Lauf sagt vorher, was er tun wird — dann prüft er, ob genau das herausgekommen ist.
Klärfall ohne Antwort — Eskalation
Aktiv
Entwurf gespeichert
Klärfall eröffnet
Wagner & Söhne GmbH · 4.200 €
Klärfallgruppe zuweisen
Preisdifferenzen
Mahnstopp gesetzt
Automatische Regel
Antwortentwurf
Klärfall-Agent
Übergabe an Inkasso
Wenn die Frist verstreicht und niemand geantwortet hat.
Keine Übergabe
Wenn die Antwort kommt — der Mahnstopp fällt weg, die Stufe läuft weiter.
Zeitplan
-
Werktäglich 06:30
Mahnlauf neu rechnen
-
Alle 15 Minuten
Klärfall-Fristen prüfen
-
Monatsletzter
Kontoauszüge versenden
Konfiguriert, nicht programmiert.
Ein Workflow ist eine Kette aus Auslöser, Bedingung, Schritt und Zuständigem — in der Oberfläche zusammengesetzt, versioniert und jederzeit anhaltbar. Was er tut, steht als Text da, nicht in einem Skript.
Auslöser
Ein Ereignis am Objekt — ein Klärfall bleibt unbeantwortet, ein Posten wird fällig, ein Limit ist ausgeschöpft.
Bedingung
Betrag, Bereich, Kundengruppe, Mahnstufe, Zeitraum — jede Bedingung ist ein Feld, das im Bestand steht.
Schritt
Eine erlaubte Aktion: benachrichtigen, eskalieren, sperren, entsperren, zurückstellen, Anschreiben erzeugen.
Zuständiger
Jeder Schritt hat eine Person oder eine Rolle. Ein Schritt ohne Zuständigen ist ein Schritt, der stockt.
Ein Workflow ohne Zuständigen für einen Schritt ist der häufigste Grund, warum Eskalationen liegen bleiben — deshalb wird er in der Oberfläche als solcher markiert, nicht stillschweigend übersprungen.
Vier Phasen, in dieser Reihenfolge.
Ein Mahnlauf ist kein Knopf, sondern ein Vorgang mit vier Phasen. Die dritte ist die, die ihn prüfbar macht: Jede Mahnung wird neu berechnet und gegen die Erwartung gehalten, die der Lauf vorher formuliert hat.
Entscheiden
Je Fall wird ein Weg gewählt — senden, reduzieren, verschieben, liegen lassen.
Aufräumen
Klärungen schließen, Mahnstopps aufheben, Fälle zurückstellen.
Kontrolle
Jede Mahnung wird neu berechnet und gegen die Erwartung geprüft.
Erwartung
„erwartet: −2 Belege, −0,00 EUR" — so formuliert der Lauf, was seine eigene Aktion bewirken soll. Kommt etwas anderes heraus, geht die Mahnung nicht raus, und die Abweichung steht am Fall.
Versand
Nur was der Erwartung entspricht, geht raus. Alles andere bleibt liegen.
Zehn Gruppen, deterministisch zugeordnet.
Jeder Fall bekommt eine Prüfgruppe — nicht als Sortierung, sondern als Befund mit Begründung. Die Zuordnung rechnet die Datenbank, nicht das Modell, und sie ist vollständig und trennscharf: Jeder Fall liegt in genau einer Gruppe.
Und die Buckets darüber — geht heute raus, wartet, braucht dich — sind die Antwort auf die einzige Frage, die ein Bearbeiter am Morgen hat: Was muss ich anfassen?
- Klarer Fall Nichts spricht gegen den Versand.
- Mahnstopp hält Belege zurück Der Stopp nimmt Belege aus der Mahnung.
- Belege in Klärung Ein offener Klärfall betrifft den Beleg.
- Zahlungsversprechen offen Ein zugesagter Termin liegt in der Zukunft.
- Nullsummen-Belege Gemahnte Belege ergeben in Summe null.
- Eskalation Die nächste Stufe wäre erreicht.
Zeitpläne, die nachts nichts verschicken.
Läufe und Auswertungen laufen nach Zeitplan — der Mahnlauf am frühen Morgen, die Fristenprüfung im Viertelstundentakt, die Bestandsauswertung zum Monatsletzten. Was aus einem Zeitplan folgt, ist ein Vorschlag oder eine Prüfung, nie ein Versand ohne Freigabe.
Rollierend statt Stichtag
Der Lauf rechnet neu, statt einmal im Monat einen Stapel zu erzeugen.
Kein Lauf über Nacht
Ein Lauf, der niemanden erreicht, wird nicht ausgeführt — er wartet auf den nächsten Arbeitstag.
Wiedervorlage
Was heute übersprungen wurde, liegt morgen wieder oben — mit dem Grund von heute.
Deterministisch, vorbereitet, oder auf Zuruf.
Dieselbe Mechanik in drei Geschwindigkeiten. Die Unterscheidung ist wichtig, weil nur die erste ohne KI funktioniert — und sie ist der Normalfall.
Regelbasiert
Workflows und Zeitpläne. Kein Modell, kein Verbrauch, gleiche Eingabe gleiche Ausgabe.
Vorbereitet
Ein Agent teilt den Lauf ein, begründet und schlägt vor. Freigeben tut eine Person.
Auf Zuruf
Eine Frage im Chat, eine Auswertung, ein Plan — für den Einzelfall, nicht für den Betrieb.
Was ein Lauf ausdrücklich nicht tut.
Automatisierung wird dadurch vertrauenswürdig, dass ihre Grenzen benannt sind und sich nicht mit dem nächsten Release verschieben.
- Kein Versand ohne Freigabe, außer für die Fälle, die Sie ausdrücklich als Regel freigegeben haben.
- Kein Lauf über Nacht. Was niemand mehr prüfen kann, wird nicht ausgeführt.
- Keine stille Abweichung. Stimmt das Ergebnis nicht mit der Erwartung überein, bleibt die Mahnung liegen.
- Keine Prüfgruppe aus dem Modell. Die Zuordnung ist deterministisch gerechnet.
- Kein Schritt ohne Zuständigen — er wird markiert, nicht übersprungen.
- Keine Wiedervorlage, die den Grund verliert. Was verschoben wurde, kommt mit seiner Begründung zurück.
Was zur Automatisierung gefragt wird.
Nein. Ein Workflow wird in der Oberfläche zusammengesetzt — Auslöser, Bedingungen, Schritte, Zuständige — und ist als Text lesbar, nicht als Skript. Was er darf, sind die Aktionen, die das System ohnehin erlaubt; er kann sich keine neuen bauen.
Zeitpläne laufen, ja — aber was daraus folgt, ist eine Neuberechnung, eine Prüfung oder ein Vorschlag. Ein Lauf, dessen Ergebnis niemand mehr sehen kann, wird nicht ausgeführt; er wartet auf den nächsten Arbeitstag. Versand passiert nur nach Ihren Regeln oder nach einer Freigabe.
Bevor der Lauf etwas tut, formuliert er das erwartete Ergebnis seiner eigenen Aktion — etwa „zwei Belege weniger, Betrag unverändert". Danach rechnet er die Mahnung neu und vergleicht. Weicht das Ergebnis ab, geht nichts raus, und die Abweichung steht am Fall. Das ist der Grund, warum ein Lauf unbeaufsichtigt vorbereiten darf.
Die Gruppen sind fachlich definiert und deterministisch zugeordnet — sie beschreiben Sachverhalte wie „Mahnstopp hält Belege zurück" oder „Zahlungsversprechen offen". Was Sie steuern, sind die Regeln davor und die Entscheidungen danach: welche Gruppen automatisch durchlaufen und welche jemand ansieht.
Er wird morgen neu bewertet und liegt wieder oben — mit dem Grund von heute. Das ist die Wiedervorlage: Ein übersprungener Fall verschwindet nicht aus dem Blick und wird auch nicht stillschweigend versandt.