Unbezahlte Rechnungen sind nicht nur unglaublich ärgerlich, sondern können sogar die Solvenz Ihres Unternehmens erheblich gefährden. Deswegen ist es heutzutage wichtiger denn je, auf ein professionelles Forderungsmanagement zu setzen. Klare Zahlungsfristen und abgestimmte Mahnprozesse helfen Ihnen dabei, den Großteil aller offenen Forderungen einzuholen. Sollte es dennoch nicht zur Zahlung kommen, müssen Sie selbst Ihr Geld eintreiben, oder sich Hilfe von außen holen.

Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die notwendigen Voraussetzungen vor, um erfolgreich offene Schulden und Forderungen einzutreiben. Auf diese Weise vermeiden Sie große Abschreibungen und negative Auswirkungen auf Ihre eigene Liquidität.

 

Voraussetzungen für Geldeintreibung

Noch bevor Sie mit der Geldeintreibung anfangen können, müssen zunächst die Voraussetzungen dafür erfüllt sein. In der Regel handelt es sich um eine Lieferung auf Rechnung, die ein Kunde nicht pünktlich begleicht. Deswegen ist sowohl bei der Rechnungsstellung als auch beim späteren Überprüfen eine transparente Zahlungsfrist unabdingbar. Daran erkennen nämlich Gläubiger und Schuldner, ab wann ein Zahlungsverzug vorliegt.

Sollte es keine feste Vereinbarung geben und eine explizite Zahlungsfrist fehlen, greift üblicherweise die gesetzliche 30-tägige Zahlungsfrist. Wenn der Schuldner trotz ordentlicher und einwandfreier Rechnung die Zahlung also nicht pünktlich leistet, dann sind alle Voraussetzungen zur Geldeintreibung erfüllt. Ihrem Unternehmen stehen dann einige Optionen zur Verfügung, mit denen Sie am Ende doch noch Ihr Geld eintreiben können.

 

Wer darf Geld eintreiben?

Prinzipiell gibt es beim Eintreiben von Schulden und Forderungen mehrere Akteure, die aktiv werden können. Das Unternehmen entscheidet selbst, ob es zunächst allein agieren möchte oder im späteren Verlauf auf externe Hilfe zurückgreift.

  • Gläubiger: Das Unternehmen kann als Gläubiger sinnvolle Maßnahmen zunächst selbst einleiten. Das Forderungsmanagement kann beispielsweise Mahnungen verschicken oder es kann einen Anwalt einschalten, der das Unternehmen vertritt.

  • Gerichtsvollzieher: Liegt am Ende eines gerichtlichen Mahnverfahrens eine titulierte Forderung vor, dann kann ein Gerichtsvollzieher eine Vollstreckung anordnen. Meistens ist das jedoch ein längerer Prozess mit entsprechend hohem Aufwand.

  • Inkasso-Dienstleister: Spezialisierte Geldeintreiber können offene Forderungen übernehmen und in Ihrem Auftrag das Geld eintreiben. Es gibt sogar die Möglichkeit einer Abtretung, dann übernimmt das Inkassounternehmen alle nachfolgenden Risiken.

 

So kommen Sie an Ihr Geld

Bevor Sie jedoch Anwälte, Gerichte oder Inkasso-Dienstleister einschalten, ist es zunächst einmal empfehlenswert, die eigenen Möglichkeiten auszuschöpfen. Denn oft reicht es bei unbezahlten Rechnungen aus, wenn Sie die Angelegenheit selbst in die Hand nehmen. Dann sind weitere aufwendige Prozesse oft gar nicht mehr notwendig.

Mehrstufigen Mahnprozess durchführen

Hierbei handelt es sich um einen Mahnprozess durch das Unternehmen selbst. Dieser hat keine rechtlichen Auswirkungen, sondern dient eher als Zahlungserinnerung für Kunden, die sich im Verzug befinden. Oft werden dabei auch bereits die Gründe ersichtlich, weshalb ein Kunde nicht bezahlt hat. Vielleicht stimmt etwas nicht mit der Rechnung oder es gibt Mängel bei der Lieferung.

Eine aktive Kommunikation kann also den Klärungsprozess ganz erheblich beschleunigen. Die meisten Unternehmen setzen dabei auf einen mehrstufigen Mahnprozess, der normalerweise aus bis zu drei Mahnungen besteht. Das gibt dem säumigen Kunden genügend Gelegenheit, auf die unbezahlte Rechnung zu reagieren, bevor Sie fortfahren, das Geld einzutreiben.

Zahlungsmodalitäten anpassen

In vielen Fällen ist der Schuldner aber einfach nicht fähig, die Rechnung zu begleichen – dann helfen auch zehn weitere Mahnungen und Androhungen nicht weiter. Hier kann es besser sein, in Absprache mit dem Kunden eine gemeinsame Lösung zu finden. Denn am Ende kann ein gerichtliches Mahnverfahren zur Zwangsvollstreckung noch aufwendiger sein und womöglich kaum einen Mehrwert liefern.

Vereinbaren Sie also gegebenenfalls eine neue Zahlungsfrist oder bieten Sie dem Kunden nach Möglichkeit eine Ratenzahlung an. Eine Teilzahlung schützt Sie ebenso davor, dass Ihre Forderungen verjähren, was sonst üblicherweise nach drei Jahren der Fall ist. Im Zuge dieser Maßnahmen ist es auch sehr sinnvoll, sich eine unterschriebene Schuldanerkenntnis des Kunden zu sichern.

Inkasso-Anwalt hinzuziehen

Sollten die zuvor genannten Schritte erfolglos bleiben, können Sie als Nächstes einen Anwalt hinzuziehen. Spezialisierte Fachanwälte kennen sich mit Inkasso-Themen und Mahnverfahren bestens aus, auch wenn die Beratung oftmals mit entsprechenden Kosten verbunden ist. Das kann bei hohen offenen Rechnungen dennoch sehr sinnvoll sein.

Anders als ein Gerichtsvollzieher kann ein Anwalt sofort für Sie aktiv werden. Er kann die Rechnung überprüfen, bei möglichen Verhandlungen beraten und mit Verzugszinsen und Schadenersatzansprüchen drohen. Insbesondere strittige Forderungen lassen sich auf diese Weise ohne die Einschaltung eines Gerichts klären und man kann das fällige Geld eintreiben.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Eine weitere Möglichkeit zur Geldeintreibung ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Dafür müssen Sie einen Mahnbescheid bei Ihrem zuständigen Mahngericht einreichen. Anschließend beginnt ein mehrstufiges Verfahren, bei dem Gläubiger und Schuldner die Möglichkeit haben, Ihr Anliegen zu erörtern und zu reagieren.

Zunächst wird dem Schuldner der Mahnbescheid zugestellt, den er entweder bezahlen, ignorieren oder gegen den er Einspruch einlegen kann. Danach kommt es bei Bedarf zu einem Vollstreckungsbescheid oder zu einem Klageverfahren. Sollte der Gläubiger gewinnen, erhält er einen vollstreckbaren Titel, den ein Gerichtsvollzieher dann per Zwangsvollstreckung erwirken kann.

Inkasso-Dienstleister einschalten

Als Letztes gibt es noch die Option, auf einen spezialisierten Inkasso-Dienstleister zu setzen. Diese Schuldeneintreiber bieten oft an, die Forderungen z.B. gegen 30 % der offenen Summe komplett zu übernehmen. Das bedeutet, Sie treten sowohl die Forderungen als auch das Risiko an das Inkassounternehmen ab.

Dieses Unternehmen kümmert sich anschließend darum, die komplette Rechnung mit erhofftem Profit einzutreiben. Wenn Sie sich jedoch für diese Option entscheiden, achten Sie unbedingt darauf, nur ein seriöses Partnerunternehmen zu wählen. Die Branche ist für ihre zweifelhaften Praktiken bekannt, Sie möchten also auf keinen Fall, dass das negativ auf Ihr eigenes Unternehmen abfärbt.

Bessere interne Kommunikation im Dispute Management

Durch die optimierte interne Abstimmung von offenen Forderungen beschleunigen sich auch die Zahlungseingänge

 

Mit Bilendo erfolgreich Ihr Geld eintreiben

Unbezahlte Rechnungen sind nicht nur ein Ärgernis aus finanzieller Sicht, sie führen auch oft zu erheblichen Mehraufwänden innerhalb Ihres Unternehmens. Die moderne AR Automation-Software von Bilendo hilft Ihnen dabei, diese Aufwände zu reduzieren. 

Wir bei Bilendo wissen, wie wichtig es ist, Debitorenprozesse flexibel und effizient zu gestalten. Denn aufgrund ihrer Komplexität brauchen diese Prozesse einen enormen Einsatz an Ressourcen: sie sind zeitaufwendig und kostenintensiv. 

Durch die Darstellung und Kommunikation aller Vorgänge an einer zentralen Stelle, umgehen Unternehmen Probleme bei der internen Abstimmung und Bearbeitung. Durch Workflow-basierte Automatisierung laufen Prozesse je nach Konfiguration selbstverständlich und kontinuierlich ab - ganz unabhängig von der bestehenden Infrastruktur. 

Das intelligente Mahnwesen unterstützt Ihr Forderungsmanagement z.B. beim automatisierten Mahnprozess und Echtzeitdaten zu Kreditlimits und wichtigen Kennzahlen helfen zudem dabei, Ihre Risiken zu jeder Zeit übersichtlich im Blick zu behalten und zu kontrollieren. 

Die Inkasso-Schnittstelle von Bilendo unterstützt Sie sogar beim aktiven Austausch mit Ihrem Partnerunternehmen. Konfigurierbare Workflows und (Teil-)Automatisierungen verhindern dabei, dass Kunden womöglich einen falschen Mahnbescheid erhalten. Damit reduzieren Sie Ihre Aufwände und verbessern Ihren Kundenservice, selbst wenn ein Kunde in Zahlungsverzug geraten sollte.


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Management Summary

  • Unbezahlte Rechnungen gehören für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag, sie verursachen jedoch erhebliche organisatorische Aufwände und oft sogar Liquiditätsengpässe.

  • Wenn Sie Geld eintreiben müssen, stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung. Prinzipiell können Sie als Gläubiger selbst agieren oder auf externe Hilfe wie Anwälte, Gerichtsvollzieher oder Inkasso-Dienstleister zurückgreifen.

  • Interne Maßnahmen durch das Forderungsmanagement sollten dabei oft die erste Wahl sein, weil viele offene Forderungen sich dadurch mit vergleichsweise niedrigem Aufwand eintreiben lassen.

  • Eine moderne AR-Automation-Software kann die Verwaltung aller offenen Posten erheblich vereinfachen. Sie hilft Ihrem Unternehmen sogar beim Eintreiben von Schulden und Forderungen.

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