An sich klingt es ganz einfach: Sie als Unternehmer stellen Rechnungen für Lieferungen oder Leistungen aus. Hierbei müssen Sie aber allerhand Regelungen beachten. Die einzuhaltenden Fristen für die Rechnungsstellung sind gesetzlich geregelt und deshalb bindend.

 

Pflicht zur Rechnungserstellung

Generell sind Sie als Unternehmer berechtigt, Rechnungen auszustellen, in einigen Fällen sind Sie sogar dazu verpflichtet:

  • Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person, muss die Rechnung binnen 6 Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden.

  • Abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, wie beispielsweise innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhren, verpflichten den Leistungserbringer ebenfalls zur Rechnungsstellung.

  • Sämtliche steuerpflichtige Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück unterliegen der Pflicht zur Rechnungsstellung - auch dann, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist.

In einigen Fällen muss die Rechnung sogar schon am 15. Tag des Folgemonats der Leistungserbringung ausgestellt sein.

 

Diese Regelung gilt für

  • innergemeinschaftliche steuerfreie Lieferungen (nach § 6 a UStG) und

  • anderweitige Leistungen (nach § 3 a Abs. 2 UStG) in einem Mitgliedstaat, für die ein unternehmerischer Leistungsempfänger Umsatzsteuer zahlen muss.

 

Geschäft zwischen Privatpersonen

Wenn Privatperson A an Privatperson B einmalig den alten Fernseher verkauft, kann auch eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gestellt werden. Wichtig ist jedoch, die Einnahmen in der Steuererklärung anzugeben.

Eine Tätigkeit, die hingegen regelmäßig und mit der Absicht Gewinn zu erzielen erbracht wird, muss dem Finanzamt mitgeteilt werden - etwa wenn dem Nachbarn regelmäßig gegen Bezahlung im Haushalt geholfen wird.

 

Sonstige Pflichten und Fristen

Achten Sie bei der Rechnungsstellung darauf, dass Ihre Rechnung juristisch prüffähig ist, also wichtige Pflichtangaben enthält.

Ist die Rechnung raus, bedenken Sie Regelungen für die Frist bis zur Fälligkeit.

Denken Sie immer daran, dass Rechnungen verjähren können. 

Beachten Sie schlussendlich auch die Aufbewahrungsfrist bestimmter Dokumente, wie beispielsweise Ihrer Rechnungen.

 

Ist das alles?

Schön wär´s, wen es mit der Rechnungsstellung alleine schon getan wäre. Aber zum einen, kann auch dieses Thema in Ihrem Unternehmen für großen Aufwand sorgen. Zum anderen garantiert eine verschickte Rechnung noch lange nicht den Zahlungseingang. Leider gehören Zahlungsverzug und sogar -ausfall zum Geschäftsalltag. Zum Glück, sind Sie diesem Risiko nicht restlos ausgeliefert. 

Mit der richtigen IT-Unterstützung sorgen Sie für wirklich gute Prozesse beim Credit Management, um Aufwände bei der Verwaltung Ihrer offenen Posten auf ein Minimum zu reduzieren und für ein sinnvolles automatisiertes Mahnwesen zu sorgen. Schließlich ist das oberste Ziel einer Rechnungsstellung, dass das Geld auch reinkommt! 


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Management Summary

  • Generell sind Sie als Unternehmer berechtigt, Rechnungen auszustellen, in einigen Fällen sind Sie sogar dazu verpflichtet.
  • An Unternehmen erbrachte Leistungen müssen Sie in Rechnung stellen.
  • Ist der Leistungsempfänger eine "natürliche Person", kann eine Rechnung gestellt werden, wobei Sie einige Ausnahmefälle bedenken müssen.
  • Die unterschiedlichen Fristen sind in jedem Fall unbedingt einzuhalten, nur so ist die Forderung durchsetzbar.
  • Wichtig zu wissen: Eine Forderung besteht nicht unendlich - die Verjährung ist unbedingt zu beachten! 
  • Je schneller Sie eine Rechnung stellen, desto schneller kann Ihr Kunde sie überhaupt bezahlen.
  • Um Zahlungsverzug und -ausfall zu vermeiden empfehlen wir Ihnen ein optimiertes Credit Management.