Invoice to Cash: Warum Sie diesen Prozess unbedingt automatisieren sollten

Invoice to Cash = Aufwand

Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang kann eine ganze Menge passieren. Angefangen bei der Frage, wie selbstverständlich in Ihrem Unternehmen die Rechnung an den Kunden rausgeht, ob Erstellung, Freigabe und Versand wie in vielen anderen Unternehmen auch drei getrennte Schritte sind oder an einer zentralen Stelle ablaufen. Denn davon hängt ganz empfindlich ab, wie viel Aufwand und folglich Zeitverlust damit verbunden ist. 

Gerät ein Kunde dann in Verzug, beginnt ein interner Marathonlauf um die Suche nach einer ganzen Menge Antworten: Wurde die Rechnung tatsächlich verschickt? Wenn ja, durch wen? Warum zahlt ein Kunde nicht? Wer hat mit ihm was ausgemacht? Soll die Mahnung rausgehen oder ein Mahnstopp gesetzt werden? Die interne Klärung hält Buchhaltung wie Vertrieb auf Trab, nicht zuletzt, weil die Offene-Posten-Liste einen Wahnsinnsaufwand verursacht und mit ein Grund ist für Grabenkämpfe zwischen den Abteilungen. 

Die erschwerte interne Kommunikation und die mangelnde Transparenz hinter jedem einzelnen Vorgang sind die Gründe, warum der Prozess Invoice to Cash so komplex und aufwendig ist. Warum Zahlungen nur verzögert auf Ihrem Konto eingehen und Ihre Liquidität und folglich Ihr gesamtes Working Capital in Mitleidenschaft gezogen ist. 

Entlastung durch Automatisierung

Indem Sie den Prozess Invoice to Cash automatisieren, sorgen Sie für kontinuierliche Abläufe:

• Rechnungen gehen unmittelbar raus.
• Interne Klärungen laufen selbstverständlich ab.
• Mahnungen werden nicht blockweise, sondern sofort nach Fälligkeit verschickt.

Ganz "nebenbei" sorgen Sie für ein optimiertes Working Capital:

• Verbesserter DSO: Durch eine automatische Offene-Posten-Kontrolle mit angegliedertem Mahnwesen verringert sich die Forderungslaufzeit (DSO).
• Gesicherte Liquidität: Verdientes Geld geht zuverlässiger auf Ihrem Konto ein und Sie können zuversichtlich neu investieren.
• Minimierte Forderungsrisiken: Die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungen ausfallen, sinken. Sie minimieren also Ihre Forderungsrisiken, die aus dem Rechnungskauf resultieren.
• Geschonte Ressourcen: Automatisierte Prozesse schonen personelle, zeitliche und personelle Ressourcen, die Sie gewinnbringend für Ihr Tagesgeschäft einsetzen können.

Lösung: Credit-Management-Software

Indem Sie den Invoice-to-Cash-Prozess auf einer Plattform wie Bilendo abbilden, profitieren Sie von gut organisiertem und in weiten Teilen automatisiertem Credit Management. Hintergrund ist die Workflow-basierte Automatisierung: Statt teurem und aufwendigem Customizing konfigurieren Sie selbst, was die Software können muss. 

• Überblick und Kontrolle: Alle Vorgänge werden an einer zentralen Stelle abgebildet und verwaltet. 
• Modernes Credit Scoring: Sie bestimmen die relevanten Parameter, mit denen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden im Blick behalten.
• Flexibles Reporting: Mit individuellen Einstellungsmöglichkeiten haben Sie Geschäftsbereiche und Kundengruppen auf dem Schirm.
• Größtmögliche Unabhängigkeit: Cloud-Sofware macht Sie unabhängig vo Endgerät, Zeitzone und Standort, von zeitaufwendigen Updates und zeitintensiven Anpassungen. 
• Optimierte Offene-Posten-Klärung: Klärungen laufen automatisch ab, abteilungsübergreifend, ohne Medienbrüche, Missverständnisse und Zeitverzögerung.
• Effektive Mahnläufe: Mahnungen gehen automatisch und straff organisiert an Ihre säumigen Kunden, wodurch Zahlungen schneller auf Ihrem Konto eingehen.
• Störungsfreie Kommunikation: Indem Sie auf einer Plattform kommunizieren, sind alle Abteilungen und Mitarbeiter immer auf demselben Stand der Dinge.
• Entlastete Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter in Buchhaltung und Vertrieb werden von lästigen Routineaufgaben entlastet. 
  
  

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Management Summary

• Der Prozess Invoice to Cash ist störanfällig, denn er ist komplex und verursacht Aufwand
• Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang kann eine ganze Menge passieren
• Gerät ein Kunde dann in Verzug, beginnt ein interner Marathonlauf um die Suche nach einer ganzen Menge Antworten
• Wenn Sie Ihr Working Capital optimieren und Forderungsrisiken senken möchten, müssen Sie dafür sorgen, dass Invoice to Cash alles glatt läuft
• Indem Sie den Prozess Invoice to Cash automatisieren, sorgen Sie für kontinuierliche Abläufe bei der Rechnungsstellung, im Mahnwesen und bei der Klärung offener Posten
• Workflow-basierte Automatisierung senkt den Aufwand und die Fehleranfälligkeit Ihrer Prozesse
  • Mithilfe einer Cloud-Software wie Bilendo gelingt es Ihnen im Finanzbereich, alle Prozesse des Credit Managements zu optimieren
• So holen Sie das Maximum aus Ihrem Forderungsgeschäft, nicht mehr und nicht weniger